Chấm công và xếp lịch cho tư vấn viên

Con số mà một công ty tư vấn sống dựa vào

Nghề tư vấn có một chỉ số quyết định mọi thứ phía sau nó. Mức sử dụng nhân lực, tức phần giờ khả dụng thực sự tính phí được, định ra doanh thu, định ra việc tuyển người, và lặng lẽ định ra chuyện đội ngũ có sắp kiệt sức hay không. Gần như mọi quyết định khác trong công ty đều là hệ quả của nó.

Điều khó chịu là phần lớn công ty đo nó quá muộn. Bảng giờ về vào cuối tháng, được dựng lại từ trí nhớ và từ các mục trong lịch, rồi cho ra một con số gần đúng và đã cũ ba tuần. Đến lúc đó thì tuần thiếu việc đã trôi qua và người tư vấn quá tải cũng đã làm xong tuần của mình.

Ghi giờ ngay tại nơi công việc diễn ra

Việc dựng lại giờ là thứ đáng giải quyết trước tiên. Một giờ được nhớ lại vào thứ Sáu cuối tháng không phải một giờ, đó là ước tính, mà ước tính luôn trôi về phía những con số tròn và về phía khách hàng dễ giải trình nhất.

Ghi giờ bắt đầu và giờ kết thúc vào đúng hợp đồng ngay lúc nó diễn ra sẽ xóa đi độ trôi ấy. Nó cũng xóa luôn cuộc tranh cãi. Khi khách hàng thắc mắc một dòng trên hóa đơn, câu trả lời nằm trong chính hệ thống đã lập ra hóa đơn đó, với con số kế hoạch và con số thực tế đứng cạnh nhau.

Những ngày thuộc về hai khách hàng

Chính trường hợp phổ biến nhất lại làm hỏng cách chấm công đơn giản. Một tư vấn viên dành buổi sáng cho hợp đồng này và buổi chiều cho hợp đồng khác, còn hệ thống nghĩ theo ngày thay vì theo ca thì buộc phải đoán. Hai ca trên hai dự án, mỗi ca có giờ riêng, giữ cho việc chia ngày trung thực mà không ai phải điền vào biểu mẫu nào.

Một ước tính viết ra hôm thứ Sáu không phải là một giờ làm.

Lập kế hoạch quanh phần nhân lực nhàn rỗi

Xếp lịch trong công ty tư vấn không phải bài toán ca kíp, mà là bài toán phân bổ. Câu hỏi là ai đang bị ràng vào hợp đồng nào trong sáu tuần tới, và những chỗ trống nằm ở đâu. Những chỗ trống ấy có hai cái tên tùy vào lúc bạn nhìn thấy chúng: năng lực còn dư nếu thấy trước, và chi phí nhân lực nhàn rỗi nếu thấy sau.

Việc đã bán mà chưa giao cho ai xứng đáng được nhìn thấy y như vậy. Giữ nó thành một ca còn trống trên bảng lịch biến nó thành một quyết định thay vì một thiếu sót, và điều đó nặng ký hơn ở công ty nhỏ, nơi một hợp đồng chưa có người đã là phần lớn của tháng.

Quá tải có hình dạng riêng trong dữ liệu

Mức sử dụng vượt mục tiêu không phải chuyện đáng mừng. Một tư vấn viên tính phí sáu mươi giờ mỗi tuần suốt hai tháng vừa là rủi ro mất người vừa là rủi ro chất lượng, và cả hai đều đắt hơn phần doanh thu thêm được. Dạng hình đó hiện ra trong chính báo cáo tuần cho thấy phần nhân lực nhàn rỗi, dưới dạng khoảng cách dai dẳng giữa giờ kế hoạch và giờ thực tế lệch về một phía.

Hãy nhìn nó cùng với cơ cấu khách hàng. Một hợp đồng đều đặn ngốn nhiều giờ hơn phạm vi đã thỏa thuận là câu chuyện về giá, không phải câu chuyện về nhân sự.

Sáu mươi giờ tính phí một tuần không phải là một chiến thắng.

Việc nội bộ cũng được tính

Bản đề xuất, tuyển dụng, đào tạo và những dự án nội bộ không xuất hóa đơn cho ai đều là giờ làm thật, và bỏ chúng ra khỏi sổ sách sẽ khiến mức sử dụng nhân lực trông tệ hơn thực tế, đồng thời che mất phần giờ không tính phí thật ra đã đi đâu. Xếp chúng thành dự án riêng giữ cho cả hai con số trung thực.

Nên nhìn vào đâu khi chọn công cụ

Nhóm sản phẩm này chật kín những thứ vốn được dựng cho việc khác. Bộ phần mềm cho dịch vụ chuyên nghiệp làm cả phân bổ nhân sự, lập hóa đơn và quản lý khách hàng trong một gói, và giá cũng theo đó. Ứng dụng bấm giờ ghi giờ rất đẹp nhưng không biết gì về việc ai được xếp lịch tuần sau. Công cụ quản lý dự án theo dõi đầu việc và coi con người chỉ như một trường dữ liệu.

Với công ty nhỏ hoặc vừa, số câu hỏi thực dụng không nhiều. Một người có giữ được hai hợp đồng trong cùng một ngày không. Giờ kế hoạch và giờ thực tế có được lưu tách ra không. Báo cáo có gom theo khách hàng mà không phải xuất ra trước không. Tư vấn viên có ghi được giờ từ trụ sở khách hàng bằng điện thoại không.

Nhìn trước sáu tuần

Câu hỏi xếp lịch trong nghề tư vấn hiếm khi là chuyện ngày mai. Nó là chuyện sáu tuần sau khi các hợp đồng hiện tại kết thúc, và liệu số việc đang đàm phán có phủ kín được chừng ấy không. Một bảng lịch chỉ hiện tuần này đang trả lời sai câu hỏi.

Giữ phần việc đã bán dưới dạng các ca có thể giao, gồm cả những mảng chưa gắn tên ai, sẽ biến bảng lịch thành một bản dự báo. Các chỗ trống hiện ra đủ sớm để còn bán thêm việc vào thay vì phải gánh như chi phí nhàn rỗi, còn những tuần cam kết quá tay cũng hiện ra đủ sớm để thương lượng lại.

Nhà thầu phụ và cộng tác viên

Phần lớn công ty nhỏ dùng cộng tác viên cho các đợt cao điểm. Giữ họ thành một bộ phận riêng trên cùng bảng lịch cho thấy năng lực thật mà không trộn giờ của họ vào tệp lương của nhân viên, và nhờ đó chi phí của đợt cao điểm đo được về sau.

Bắt đầu từ quy mô nhỏ

Shifton miễn phí tới 10 người và không giới hạn thời gian, đủ cho một người hành nghề độc lập hoặc một nhóm nhỏ. Xếp lịch, đồng hồ chấm công cơ bản, ứng dụng di động và báo cáo đều nằm trong gói miễn phí. Các mô đun trả phí được chọn từng cái một, bắt đầu từ 0,50 đô la mỗi nhân viên một tháng, mỗi mô đun kèm thời gian dùng thử tới 60 ngày.