Danışmanlar için zaman takibi ve vardiya planlama yazılımı

Bir danışmanlık şirketinin üzerinde durduğu sayı

Danışmanlıkta her şeyi belirleyen tek bir ölçü vardır. Doluluk, yani mevcut saatlerin gerçekten faturalanabilen payı, geliri belirler, işe alımı belirler ve sessizce ekibin tükenmenin eşiğinde olup olmadığını belirler. Şirketteki neredeyse her karar bunun sonucudur.

Rahatsız edici olan, çoğu şirketin bunu geç ölçmesidir. Zaman çizelgeleri ay sonunda gelir, hafızadan ve takvim kayıtlarından yeniden kurulur ve aşağı yukarı doğru, üç hafta eski bir rakam üretir. O noktada boş geçen hafta çoktan yaşanmış, aşırı yüklü danışman da onu çoktan çalışmıştır.

Zamanın işin yapıldığı yerde kaydedilmesi

Sonradan hatırlayıp yeniden kurma sorunu ilk çözülmeye değer olandır. Ayın son cuması hatırlanan bir saat, saat değil tahmindir, tahminler ise yuvarlak rakamlara ve savunması en kolay müşteriye doğru kayar.

Başlangıcın ve bitişin, olduğu anda işe kaydedilmesi bu kaymayı ortadan kaldırır. Tartışmayı da kaldırır. Bir müşteri faturadaki satırı sorduğunda yanıt, faturayı üreten sistemin içindedir; planlanan rakamla gerçekleşen rakam yan yana durur.

İki müşteriye ait günler

Bu sık görülen durum, saf zaman takibini kırar. Danışman sabahı bir işte, öğleden sonrayı başka bir işte geçirir; vardiya yerine gün üzerinden düşünen bir sistem tahmin yürütmek zorunda kalır. İki projede iki vardiya, her biri kendi saatiyle, kimse form doldurmadan bölünmeyi dürüst tutar.

Cuma günü yazılan bir tahmin saat değildir.

Boştaki kapasitenin etrafında planlama

Bir danışmanlık şirketinde planlama bir nöbet sorunu değil, bir kaynak dağıtım sorunudur. Soru, önümüzdeki altı hafta boyunca kimin hangi işe bağlı olduğu ve boşlukların nerede kaldığıdır. Bu boşluklar, ne zaman fark ettiğinize göre iki ad taşır: önceden görürseniz kullanılabilir kapasite, sonradan görürseniz boşta geçen zamanın maliyeti.

Satılmış ama kimseye verilmemiş iş de aynı görünürlüğü hak eder. Onu planda açık vardiya olarak tutmak, bir ihmali karara dönüştürür; bu da bir işin ayın büyük bölümünü oluşturduğu küçük ofislerde daha çok ağırlık taşır.

Aşırı yüklenmenin veride bir biçimi vardır

Hedefin üzerindeki doluluk bir başarı öyküsü değildir. İki ay boyunca haftada altmış saat faturalayan bir danışman hem ayrılık hem kalite riskidir ve ikisinin bedeli ek gelirden yüksektir. Bu örüntü, boştaki kapasiteyi gösteren aynı haftalık raporda, planla gerçekleşen arasında tek yönlü ve sürekli bir fark olarak görünür.

Buna müşteri bileşimiyle birlikte bakın. Fiyatlandığından düzenli olarak daha çok saat yiyen bir iş, insan konusu değil fiyat konuşmasıdır.

Haftada altmış faturalanan saat bir kazanç değildir.

İç işler de sayılır

Teklifler, işe alım, eğitim ve kimsenin faturalamadığı iç projeler gerçek saatlerdir; bunları kayıt dışı bırakmak doluluğu olduğundan kötü gösterir ve aynı anda faturalanmayan zamanın nereye gittiğini gizler. Onları kendi projesi olarak planlamak her iki sayıyı da dürüst tutar.

Bir araçta neye bakmalı

Bu kategori başka işler için kurulmuş ürünlerle kalabalıktır. Profesyonel hizmet otomasyonu paketleri kaynak dağıtımını, faturalamayı ve müşteri ilişkileri yönetimini birlikte yapar ve fiyatı da buna göredir. Kronometre uygulamaları saatleri güzelce kaydeder ve gelecek hafta kimin planlandığı hakkında hiçbir şey bilmez. Proje yönetimi araçları görevleri izler, insanları ise bir alan gibi görür.

Küçük ya da orta ölçekli bir ofis için pratik sorular azdır. Bir kişi bir günde iki işi taşıyabiliyor mu. Planlanan ve gerçekleşen saatler ayrı saklanıyor mu. Rapor önce dışa aktarmadan müşteriye göre gruplayabiliyor mu. Danışman müşteri ofisinden telefonla zaman kaydedebiliyor mu.

Önümüzdeki altı haftanın tahmini

Danışmanlıkta plan sorusu nadiren yarına dairdir. Mevcut işler bittikten sonraki altı haftaya ve satışın onları kapatıp kapatmadığına dairdir. Yalnızca içinde bulunulan haftayı gösteren bir plan yanlış soruya yanıt verir.

Satılmış işi atanabilir vardiya olarak tutmak, henüz kimsenin adı yazılmamış parçalar dâhil, planı bir tahmine dönüştürür. Boşluklar, boşta geçen maliyet olarak yutulmak yerine içine satış yapılabilecek kadar erken görünür; aşırı yüklü haftalar da yeniden pazarlık edilebilecek kadar erken görünür.

Alt yükleniciler ve dış danışmanlar

Küçük ofislerin çoğu yoğunluk dönemlerinde dış danışman kullanır. Onları aynı planda ayrı bir departman olarak tutmak, saatleri bordro dışa aktarımına karışmadan gerçek kapasiteyi gösterir ve yoğunluğun maliyeti sonradan ölçülebilir olur.

Küçükten başlamak

Shifton 10 kişiye kadar süre sınırı olmadan ücretsizdir; bu da bağımsız bir danışmanı ya da küçük bir ekibi bütünüyle karşılar. Planlama, temel zaman kaydı, mobil uygulama ve raporlama içindedir. Ücretli modüller çalışan başına ayda 0,50 dolardan başlayarak teker teker seçilir ve her birinin 60 güne kadar deneme süresi vardır.