Software pro evidenci času a plánování konzultantů

Číslo, na kterém stojí poradenská firma

Poradenství má jednu metriku, která rozhoduje o všem ostatním. Vytíženost, tedy podíl dostupných hodin, které jsou skutečně fakturovatelné, určuje tržby, určuje nábor a tiše určuje i to, jestli je tým na hraně vyhoření. Skoro každé další rozhodnutí ve firmě je jejím důsledkem.

Nepříjemné je, že většina firem ji měří pozdě. Výkazy dorazí na konci měsíce, rekonstruují se z paměti a záznamů v kalendáři a vyprodukují číslo, které je zhruba správné a tři týdny staré. Tou dobou už nevyužitý týden proběhl a přetížený konzultant ho už odpracoval.

Zápis času tam, kde práce vzniká

Rekonstrukce je problém, který se vyplatí řešit první. Hodina, na kterou si někdo vzpomene poslední pátek v měsíci, není hodina, ale odhad, a odhady se posouvají k zaokrouhleným číslům a k tomu klientovi, kterého je nejsnazší obhájit.

Zápis začátku a konce k zakázce ve chvíli, kdy se to děje, ten posun odstraní. Odstraní i dohadování. Když klient zpochybní řádek na faktuře, odpověď leží ve stejném systému, který fakturu vytvořil, s plánovaným a skutečným číslem vedle sebe.

Dny, které patří dvěma klientům

Tento běžný případ láme naivní evidenci času. Konzultant stráví dopoledne na jedné zakázce a odpoledne na druhé a systém, který myslí ve dnech místo ve směnách, musí hádat. Dvě směny na dvou projektech, každá s vlastními hodinami, udrží rozdělení poctivé, aniž by někdo vyplňoval formulář.

Odhad sepsaný v pátek není hodina.

Plánování kolem volné kapacity

Rozvrh v poradenské firmě není problém služeb, ale problém alokace. Otázka zní, kdo je na příštích šest týdnů zavázaný ke kterým zakázkám a kde jsou mezery. Ty mezery mají dvě jména podle toho, kdy si jich všimnete: volná kapacita, pokud je vidíte dopředu, a náklad nevyužitého času, pokud je vidíte zpětně.

Prodaná práce, kterou nikdo nedostal na starost, si zaslouží stejnou viditelnost. Držet ji v rozvrhu jako otevřenou směnu z ní dělá rozhodnutí místo opomenutí, což váží víc v malé praxi, kde jedna neobsazená zakázka tvoří velký kus měsíce.

Přetížení má v datech svůj tvar

Vytíženost nad cílem není úspěch. Konzultant, který dva měsíce fakturuje šedesát hodin týdně, je riziko odchodu i riziko kvality a obojí stojí víc než tržba navíc. Vzorec je vidět ve stejné týdenní sestavě, která ukazuje volnou kapacitu, jako trvalý rozdíl mezi plánem a skutečností jedním směrem.

Dívejte se na to spolu se skladbou klientů. Zakázka, která spolehlivě spotřebuje víc hodin, než na kolik byla naceněna, je téma na jednání o ceně, ne na jednání o lidech.

Šedesát fakturovaných hodin týdně není výhra.

Interní práce se počítá také

Nabídky, nábor, školení a interní projekty, které nikdo nefakturuje, jsou skutečné hodiny, a jejich vynechání ze záznamu dělá vytíženost horší, než jaká je, a zároveň skrývá, kam nefakturovatelný čas doopravdy odchází. Naplánovat je jako vlastní projekt udrží obě čísla poctivá.

Co hledat v nástroji

Tato kategorie je přeplněná produkty postavenými pro jiné úlohy. Sady pro automatizaci profesních služeb dělají alokaci, fakturaci i CRM najednou a podle toho jsou i naceněné. Stopkové aplikace zapisují hodiny krásně a nevědí nic o tom, kdo je naplánovaný na příští týden. Nástroje na řízení projektů sledují úkoly a lidi berou jako políčko.

Pro malou a střední praxi je praktických otázek málo. Zvládne jeden člověk dvě zakázky v jednom dni. Ukládají se plánované a skutečné hodiny odděleně. Seskupí sestava hodiny podle klienta bez předchozího exportu. Zapíše konzultant čas u klienta z telefonu.

Výhled na dalších šest týdnů

Otázka rozvrhu v poradenství se málokdy týká zítřka. Týká se šesti týdnů po dokončení současných zakázek a toho, jestli je obchodní příprava pokryje. Rozvrh, který ukazuje jen aktuální týden, odpovídá na špatnou otázku.

Držet prodanou práci jako obsaditelné směny, včetně kusů, na které zatím nikdo nebyl jmenován, promění rozvrh v předpověď. Mezery jsou vidět dost dopředu na to, aby se do nich dalo prodat, místo aby se spolkly jako náklad nevyužitého času, a přetížené týdny jsou vidět dost dopředu na to, aby se daly znovu vyjednat.

Subdodavatelé a spolupracující konzultanti

Většina malých praxí najímá na špičky externí spolupracovníky. Držet je ve stejném rozvrhu jako samostatné oddělení ukáže skutečnou kapacitu, aniž by se jejich hodiny mísily do mzdového exportu, a náklad té špičky se dá potom změřit.

Začít v malém

Shifton je zdarma do 10 lidí bez časového omezení, což beze zbytku pokryje samostatnou praxi nebo malý tým. Rozvrh, základní docházka, mobilní aplikace a reporting jsou součástí. Placené moduly se vybírají po jednom od 0,50 dolaru za zaměstnance měsíčně a každý má zkušební období až 60 dní.