Evidenca delovnega časa za odvetnike in pravne ekipe

V odvetniški pisarni je zabeležen čas neposredno prihodek. Vsaka ura, ki ostane nezapisana ali se ob koncu tedna napiše po spominu, je bodisi denar, ki ga pisarna nikoli ne obračuna, bodisi številka, ki je nihče ne more zagovarjati. Zato se evidenca delovnega časa za odvetnike kupuje davno prej, preden kdo pomisli na razporede: ure so izdelek, natančnost zapisa pa odloča tako o tem, kaj pisarna zasluži, kot o tem, kaj lahko dokaže.

Druga težava je tišja. Nekdo mora še vedno poskrbeti, da je recepcija zasedena, da je na dan obravnave na voljo pravni asistent in da dva človeka nista na dopustu v istem tednu. To delo običajno živi na stenskem koledarju in v glavi ene osebe.

Kaj mora evidenca delovnega časa za odvetnike res opraviti

Tri stvari in nimajo enake teže. Ure zajeti v trenutku, ko nastajajo, in ne v petkovi rekonstrukciji. Pripisati jih pravemu projektu, da vsota na posamezno zadevo sploh obstaja. In prikazati jih v obliki, ki prenese preverjanje, z ločenimi opravljenimi urami in nadurami ter s sledjo za vsakim zapisom.

Shifton to opravi v istem izdelku, ki drži pisarno pokrito: evidenca prihodov na telefonu in v brskalniku, ure zapisane po projektu, odmori vodeni ločeno, zapisi evidence ohranjeni po izmenah in plošča poročil, ki vrne delovni čas, nadure, odsotnosti, zamude, proračun in urne postavke. Pisarne, ki program za evidenco ur odvetnikov postavijo ob skupno preglednico, razliko najdejo v tretji točki in ne v prvi.

Ime se spreminja glede na to, kdo odloča o nakupu. Partnerji iščejo evidenco ur za odvetnike, vodje pisarn program za obračun ur odvetniške pisarne, uprava pa želi zgolj to, da ure pridejo brez opominjanja. Digitalna evidenca ur, sistem prisotnosti in preglednica si lastijo isto nalogo; samo eden med njimi vodi zapis, ki ga je mogoče preveriti pozneje.

Ure, pripisane pravi zadevi

Skupno število opravljenih ur je samo po sebi skoraj neuporabno. Pomembno je, katera zadeva jih je pobrala. Projekti v Shiftonu so način, kako se ta ločitev zgodi: vsaka izmena in vsak zabeležen zapis pripadata projektu, vsako poročilo pa je mogoče filtrirati po projektu, delovnem mestu in obdobju.

Vključite filter in dobite številko na posamezno zadevo za opravljene ure, nadure in odsotnosti, za vsako osebo, za katero koli izbrano obdobje. Prav to večina pisarn v resnici išče, ko išče evidenco delovnega časa za odvetniško pisarno: ne štoparico, temveč zagovorljivo vsoto, vezano na ime in na konkreten kos dela. Beleženje ur, ki proizvede eno samo veliko vsoto, pusti pogovor z računovodstvom točno tam, kjer se je začel, rešitev, ki obdobja ne zna razdeliti po zadevah, pa je ista težava z drugim imenom.

Opravljene ure, nadure in številke za računom

Poročilo o delovnem času je središče sistema. Za katero koli obdobje vrne začetek in konec izmene, trajanje, čas odmorov, ure zamude, predčasen odhod, ure odsotnosti, opravljene ure, nadure in število izmen za vsako osebo.

Držati opravljene ure in nadure v ločenih stolpcih v pravnem okolju tehta več kot v večini panog, saj se drugače plačujejo, drugače prenašajo v obračun in se ob koncu vsakega četrtletja odprejo v razpravo. Dodajte poročila o bonusih, odbitkih in proračunu in partner vidi, kaj je zadeva porabila, namesto da bi to ocenjeval. Naša stran o funkciji evidenca delovnega časa opisuje, kako zapisi nastajajo. Shifton izdela ure; računa ne izda.

Pokritost za dneve obravnav, recepcijo in podporno osebje

Načrtovanega tedna ne potrebujejo samo odvetniki. Recepcija, pravni asistenti, tajništvo in pisarniško osebje morajo biti pokriti skozi ves delovni čas, dan na sodišču pa odnese človeka iz pisarne z enodnevnim predhodnim obvestilom. Razporejanje v odvetniški pisarni v resnici govori prav o tej podporni plasti.

Tedenska mreža postavi celotno ekipo na en zaslon, nepokrita okna pa premakne v svojo vrstico, zato je prazna recepcija vidna dneve vnaprej. Pokritost je mogoče objaviti kot odprto izmeno, ki jo prevzame vsak, ki izpolnjuje pogoje, menjave gredo prek aplikacije s potrditvijo vodje, vsaka sprememba pa pride na telefone tistih, ki jih to zadeva. Takšna programska oprema za razporejanje vam ne bo sestavila koledarja obravnav, preprečila pa bo, da pisarna ostane nepokrita, ker sta si dva človeka rezervirala isti petek. Naj bo zahteva zapisana kot program za razporede odvetniške pisarne, sistem za načrtovanje podpornega osebja ali aplikacija za razporede, mehanizem je ista mreža, iste odprte izmene in ista obvestila. Takšno aplikacijo se ocenjuje po tem, ali jo podporno osebje odpira, in ne po številu pogledov, ki jih ponuja.

Vloge, ravni pooblastil in kdo kaj vidi

Zaupnost oblikuje v pisarni vse, tudi upravna orodja. Vsak človek v Shiftonu ima raven pooblastil, zaposleni ali skrbnik, poleg tega delovno mesto in časovni pas. Zaposleni vidijo samo svoje izmene in svoje ure. Skrbniki vidijo ekipe, ki so jim dodeljene, kar pomeni, da lahko vodja pisarne vodi razpored, ne da bi dobil pregled nad celotno pisarno.

Uvedba je seznam in ne projekt. Ljudi povabite po e-pošti, uvozite obstoječi seznam, stolpec s stanjem računa pa pokaže, kdo je sprejel in kdo še čaka, kar prepreči, da bi uvedba obstala na pol poti. Kadrovsko načrtovanje v pravnem okolju precej pogosteje pade na dejanski uporabi kot na funkcijah, zato seznam povabil tehta enako kot koledar. Uvedba, ki se konča pri skrbnikih, ni spremenila ničesar.

Odsotnosti, stanja in poročila, ki jih vedno zahtevajo

Dopust je v majhni pisarni težava razporejanja, preoblečena v kadrovsko temo, saj lahko dve odsotnosti v istem tednu pustita dan obravnave brez pokritosti. Zahtevki se oddajo v aplikaciji in jih potrdi vodja, potrjen dopust pa se v razporedu pokaže takoj, zato se všteje v naslednji teden in se ne odkrije za nazaj.

Poročilo o stanju dopusta da dodane dneve, porabljene dneve in preostalo stanje za vsakega. Ob njem stojijo poročila o odsotnostih, poročila o minimalnih urah, poročila o potrjenih izmenah in poročilo o zamujajočih zaposlenih, vsa pa je mogoče filtrirati in izvoziti. Prav ta kombinacija nakup evidence delovnega časa spremeni v nekaj, kar vodilni partner res prebere.

Kaj Shifton je in kaj ni

Neposrednost prihrani čas. Shifton je kadrovska programska oprema: razporedi izmen, ure, prisotnost, odsotnosti, poročila. Ne hrani zadev, podatkov o strankah, obračunov niti koledarja obravnav. Ničesar ne sestavi in ne shrani niti enega dokumenta.

Nadomesti preglednico ur, razpored na papirju in seštevanje za nazaj ob koncu meseca. Pisarne ga običajno uporabljajo poleg sistema, v katerem hranijo zadeve, zato odločitev o programu za obračun ur odvetnikov pade hitro: ne tekmuje z orodji, na katerih pisarna že stoji. Strokovne prakse zunaj prava lahko primerjajo našo stran razporejanje za strokovne storitve, ki obravnava isto vprašanje obračunljivih ur za svetovalna podjetja.

Kako izbrati aplikacijo za evidenco ur odvetnikov

Vsako aplikacijo za evidenco ur preizkusite na resničnem tednu. Naj se trije ljudje pet dni prijavljajo in odjavljajo, nato izvozite poročilo in poglejte, ali se vsote ujemajo s tem, kar se je res zgodilo, ali so nadure ločene in ali lahko filtrirate na eno zadevo brez izvoza vsega. Odprite aplikacijo na telefonu in preštejte, koliko dotikov zahteva prijava, saj se aplikacija, ki jih potrebuje šest, tiho preneha uporabljati. Lestvice najboljše programske opreme za evidenco ur v odvetniških pisarnah ta preizkus le redko prenesejo, saj se dejanska uporaba odloči na telefonu in ne v tabeli funkcij.

Shifton je brezplačen za do deset članov ekipe brez časovne omejitve, kar majhno pisarno pokrije v celoti, nad tem pa se plačljivi paketi obračunavajo po zaposlenem na mesec; stran s cenami pokaže, kje stoji posamezen modul. Uvozite ekipo, zabeležite en teden ur na eno zadevo in izvozite poročilo, da vidite razliko med oceno in zapisom.