Tidsredovisning för advokater och byråpersonal

På en advokatbyrå är registrerad tid intäkt. Varje timme som inte loggas, eller som skrivs ned ur minnet i slutet av veckan, är antingen pengar byrån aldrig fakturerar eller en siffra ingen kan försvara. Därför köps tidsredovisning för advokater långt innan någon börjar bekymra sig om bemanningsscheman: timmarna är produkten, och hur exakt de registreras avgör både vad byrån tjänar och vad den kan belägga.

Det andra problemet är tystare. Någon måste fortfarande se till att receptionen är bemannad, att en paralegal finns tillgänglig en förhandlingsdag och att två personer inte är lediga samma vecka. Det arbetet bor vanligtvis i en väggplanerare och i någons huvud.

Vad tidsredovisning för advokater faktiskt måste klara

Tre saker, och de väger olika tungt. Fånga timmarna när de uppstår i stället för att rekonstruera dem på fredagen. Bokföra dem på rätt projekt så att en summa per uppdrag finns. Och redovisa dem i en form som håller när den ifrågasätts, med arbetade timmar och övertid åtskilda och ett spår bakom varje post.

Shifton gör det i samma produkt som håller kontoret bemannat: en stämpelklocka i mobil och webb, timmar registrerade per projekt, pauser loggade separat, tidrapportloggar per skift och en rapportpanel som lämnar arbetstid, övertid, frånvaro, sen ankomst, budget och timtaxor. Byråer som ställer ett tidsredovisningssystem för jurister mot ett delat kalkylblad hittar skillnaden i den tredje punkten snarare än i den första.

Etiketten varierar med vem som köper. Delägare söker tidsredovisning för advokater, byråchefen söker ett tidrapportsystem för advokatbyrån, och kansliet vill helt enkelt att timmarna kommer in utan påminnelser. Digital tidrapport, tid- och närvarosystem och ett kalkylblad gör anspråk på samma uppgift; bara ett av dem håller en logg som går att kontrollera i efterhand.

Timmar bokförda på rätt projekt

Ett totalt antal arbetade timmar är nästan oanvändbart i sig. Det som betyder något är vilket uppdrag som förbrukade dem. Projekt i Shifton är mekanismen för den uppdelningen: varje skift och varje registrerad post hör till ett projekt, och varje rapport kan filtreras på projekt, befattning och datumintervall.

Sätt filtret och du har en siffra per uppdrag för arbetade timmar, övertidstimmar och frånvaro, per person, för den period du väljer. Det här är vad de flesta byråer egentligen letar efter bakom en sökning på tidsredovisning för jurister: inte ett tidtagarur, utan en försvarbar summa knuten till ett namn och till ett bestämt arbete. Ett system för tidsredovisning som bara producerar en enda totalsumma lämnar samtalet med ekonomifunktionen exakt där det började, och ett verktyg som inte kan bryta ned en period per projekt är samma problem under ett annat namn.

Arbetade timmar, övertid och siffrorna bakom en faktura

Arbetstidsrapporten är systemets mittpunkt. För vilken period som helst lämnar den skiftets start och slut, längd, paustid, sena timmar, tidig hemgång, frånvarotimmar, arbetade timmar, övertidstimmar och antal skift för varje person.

Att hålla arbetade timmar och övertid i separata kolumner väger tyngre på en advokatbyrå än på de flesta arbetsplatser, eftersom de betalas och vidarefaktureras olika och diskuteras vid varje kvartalsslut. Lägg till rapporterna för bonus, avdrag och budget och en delägare ser vad ett uppdrag förbrukade i stället för att uppskatta det. Vår sida om tidsredovisning beskriver hur posterna fångas. Shifton tar fram timmarna; fakturan skriver det inte.

Bemanning för förhandlingsdagar, reception och kanslipersonal

Det är inte bara juristerna vars vecka måste planeras. Reception, paralegals, sekreterare och kanslipersonal ska täcka öppettiderna, och en förhandling tar någon ur kontoret med en dags varsel. Schemaläggning på en advokatbyrå handlar i grunden om det stödjande skiktet.

Veckorutnätet sätter hela teamet på en skärm med obemannade luckor i en egen rad, så en tom reception syns dagar i förväg. Bemanning kan publiceras som öppet skift för var och en som är behörig att ta det, byten går genom appen med chefens bekräftelse, och varje ändring skickas till de berörda telefonerna. Ett schemasystem av det slaget bygger ingen förhandlingskalender, men det hindrar att kontoret står obemannat för att två personer bokade samma fredag. Oavsett om behovet skrivs som schemaläggning för advokater, personalplanering för kansliet eller en schemaapp är mekanismen samma rutnät, samma öppna skift och samma aviseringar. En schemaapp bedöms efter om kanslipersonalen öppnar den, inte efter hur många vyer den erbjuder.

Roller, behörighetsnivåer och vem som ser vad

Sekretess formar allt på en byrå, även de administrativa verktygen. Varje person i Shifton har en behörighetsnivå, antingen medarbetare eller administratör, en befattning och en tidszon. Medarbetare ser bara sina egna skift och sina egna timmar. Administratörer ser de team de har fått, vilket innebär att en kontorschef kan driva ett schema utan att få insyn i hela byrån.

Att komma i gång är en lista snarare än ett projekt. Bjud in personer via e-post, importera en befintlig lista, och kolumnen med kontostatus visar vem som har accepterat och vem som fortfarande väntar, vilket hindrar ett införande från att stanna halvvägs. Ett personalplaneringssystem för advokatbyråer faller på användningen betydligt oftare än på funktionerna, så inbjudningslistan betyder lika mycket som kalendern. Ett införande som stannar hos administratörerna har inte förändrat något.

Frånvaro, saldon och rapporterna som efterfrågas

Semester på en liten byrå är ett planeringsproblem förklätt till en personalfråga, eftersom två frånvarofall samma vecka kan lämna en förhandlingsdag obemannad. Ansökningar lämnas i appen och godkänns av en chef, och godkänd ledighet syns i schemat direkt, så den räknas in i nästa vecka i stället för att upptäckas.

Rapporten över semestersaldo ger tillagda dagar, uttagna dagar och återstående saldo per person. Vid sidan av den ligger frånvarorapporter, rapporter över minimitimmar, över bekräftade skift och över sena medarbetare, alla filtrerbara och exporterbara. Den kombinationen är vad som gör ett köp av tidsredovisning till något som byråchefen faktiskt läser.

Vad Shifton är och inte är

Att vara rak sparar tid. Shifton är personalsystem: scheman, timmar, närvaro, frånvaro, rapporter. Det håller inga akter, inga klientuppgifter, ingen fakturering och ingen förhandlingskalender. Det skriver ingenting och lagrar inte ett enda dokument.

Vad det ersätter är kalkylbladet med timmar, bemanningsschemat på papper och rekonstruktionen vid månadens slut. Byråer kör det vanligtvis vid sidan av det system som håller deras akter, vilket är skälet till att ett beslut om tidrapportsystem oftast går snabbt: det konkurrerar inte med de verktyg verksamheten redan är beroende av. Kunskapsföretag utanför juridiken kan jämföra vår sida om schemaläggning för professionella tjänster, som hanterar samma fråga om debiterbara timmar för konsultbolag.

Att välja en app för tidsredovisning

Testa varje app för tidsredovisning på en verklig vecka. Låt tre personer stämpla in och ut i fem dagar, ta sedan ut rapporten och se om summorna stämmer med vad som faktiskt hände, om övertiden är åtskild och om du kan filtrera till ett projekt utan att exportera allt. Öppna appen i en telefon och räkna hur många tryck en instämpling kräver, för en app som kräver sex slutar tyst att användas. Listor över den bästa tidsredovisningen för advokatbyråer klarar sällan det testet, eftersom användningen avgörs i en telefon och inte i en funktionstabell.

Shifton är gratis för upp till tio teammedlemmar utan tidsgräns, vilket täcker en liten byrå fullt ut, och betalplanerna debiteras per anställd och månad över det; prissidan visar var varje modul hör hemma. Importera teamet, registrera en vecka av timmar på ett projekt och ta ut rapporten för att se skillnaden mellan en uppskattning och en registrering.