Tidsregistrering til advokater og sekretariat

I et advokatfirma er registreret tid lig med omsætning. Hver time, der ikke bliver logget, eller som bliver skrevet ned efter hukommelsen i slutningen af ugen, er enten penge, firmaet aldrig fakturerer, eller et tal, ingen kan forsvare. Derfor bliver tidsregistrering til advokater købt længe før nogen bekymrer sig om vagtplaner: timerne er produktet, og nøjagtigheden i registreringen afgør både, hvad firmaet tjener, og hvad det kan dokumentere.

Det andet problem er mere stilfærdigt. Nogen skal fortsat sikre, at receptionen er bemandet, at en fuldmægtig er tilgængelig på en retsmødedag, og at to personer ikke har fri i samme uge. Det arbejde bor som regel i en vægplanlægger og i nogens hoved.

Hvad tidsregistrering til advokater i praksis skal kunne

Tre ting, og de vægter ikke lige. Opsamle timerne, mens de opstår, i stedet for at rekonstruere dem fredag. Henføre dem til det rigtige projekt, så der findes en total pr. sag. Og rapportere dem i en form, der holder, når den bliver bestridt, med arbejdede timer og overarbejde adskilt og et spor bag hver postering.

Shifton gør det i samme produkt, som holder kontoret dækket: et stempelur på mobil og web, timer registreret pr. projekt, pauser logget for sig, logfiler i timesedlen pr. vagt og et rapportpanel, der leverer arbejdstid, overarbejde, fravær, forsinkelser, budget og timesatser. Firmaer, der stiller et system til tidsregistrering for advokater over for et delt regneark, finder forskellen på det tredje punkt frem for det første.

Betegnelsen skifter med den, der køber. Partnere søger tidsregistrering til advokater, administrationschefen søger et timeseddelsystem til advokatfirmaet, og sekretariatet vil bare have, at timerne kommer ind uden at skulle rykke. Den digitale timeseddel, et tid- og fremmødesystem og et regneark gør krav på samme opgave; kun ét af dem fører en log, du kan kontrollere bagefter.

Timer henført til det rigtige projekt

Et samlet antal arbejdede timer er næsten ubrugeligt i sig selv. Det afgørende er, hvilken sag der optog dem. Projekter er i Shifton mekanismen bag den opdeling: hver vagt og hver registreret postering hører til et projekt, og hver rapport kan filtreres på projekt, stilling og datointerval.

Sæt filteret, og du har et tal pr. sag for arbejdede timer, overarbejdstimer og fravær, pr. person, for den periode du vælger. Det er dette, de fleste firmaer i virkeligheden leder efter bag en søgning på tidsregistrering for advokater: ikke et stopur, men en total, der kan forsvares, og som hænger på et navn og et bestemt stykke arbejde. Et tidsregistreringssystem, der kun producerer én stor total, efterlader samtalen med økonomifunktionen præcis der, hvor den begyndte, og et værktøj, der ikke kan bryde en periode ned pr. projekt, er samme problem under et andet navn.

Arbejdede timer, overarbejde og tallene bag en faktura

Rapporten over arbejdstimer er systemets midtpunkt. For enhver periode leverer den vagtens start og slut, længde, pausetid, forsinkede timer, tidlig hjemgang, fraværstimer, arbejdede timer, overarbejdstimer og antal vagter for hver person.

At holde arbejdede timer og overarbejde i adskilte kolonner vægter tungere i et advokatfirma end de fleste steder, fordi de to bliver betalt og viderefaktureret forskelligt og bliver diskuteret ved hver kvartalsafslutning. Læg rapporterne for bonus, fradrag og budget til, og en partner ser, hvad en sag forbrugte, i stedet for at skønne det. Vores side om tidsregistrering beskriver, hvordan posteringerne opsamles. Shifton leverer timerne; fakturaen skriver den ikke.

Dækning til retsmødedage, reception og sekretariat

Det er ikke kun advokaterne, hvis uge skal planlægges. Reception, fuldmægtige, sekretærer og kontorpersonale skal dække åbningstiden, og et retsmøde tager nogen ud af kontoret med en dags varsel. Vagtplanlægning i et advokatfirma handler i praksis om det understøttende lag.

Ugeskemaet sætter hele teamet på én skærm med udækkede huller i en særskilt række, så en tom reception er synlig dage i forvejen. Dækning kan lægges ud som åben vagt, som enhver med de rette rettigheder kan tage, bytte går gennem appen med lederens bekræftelse, og hver ændring sendes til de berørte telefoner. Et vagtplansystem af den type bygger ingen retskalender, men det forhindrer, at kontoret står udækket, fordi to personer bookede samme fredag. Uanset om behovet skrives som vagtplanlægning for advokater, personaleplanlægning for sekretariatet eller en vagtplan-app, er mekanismen samme skema, samme åbne vagter og samme beskeder. En vagtplan-app bedømmes på, om sekretariatet åbner den, ikke på hvor mange visninger den tilbyder.

Roller, adgangsniveauer og hvem der ser hvad

Fortrolighed former alt i et advokatfirma, også de administrative værktøjer. Hver person i Shifton har et rettighedsniveau, enten medarbejder eller administrator, en stilling og en tidszone. Medarbejdere ser kun deres egne vagter og deres egne timer. Administratorer ser de teams, de får tildelt, hvilket betyder, at en kontorchef kan køre en vagtplan uden at få indsigt i hele firmaet.

Onboarding er en liste og ikke et projekt. Inviter folk pr. e-mail, importér en eksisterende liste, og kolonnen med kontostatus viser, hvem der har accepteret, og hvem der stadig afventer, hvilket forhindrer en udrulning i at gå i stå halvvejs. Et system til personaleplanlægning i advokatfirmaer falder langt oftere på anvendelsen end på funktionerne, så invitationslisten vægter lige så meget som kalenderen. En udrulning, der stopper hos administratorerne, har ikke ændret noget.

Fravær, saldi og de rapporter, der bliver efterspurgt

Ferie i et lille advokatfirma er et planlægningsproblem forklædt som en personalesag, fordi to fravær i samme uge kan efterlade en retsmødedag udækket. Anmodninger sendes i appen og godkendes af en leder, og godkendt fravær fremgår af planen med det samme, så det regnes ind i den næste uge i stedet for at blive opdaget.

Rapporten over feriesaldo giver tilføjede dage, brugte dage og resterende saldo pr. person. Ved siden af den ligger fraværsrapporter, rapporter over minimumstimer, over bekræftede vagter og over forsinkede medarbejdere, alle med filtre og eksport. Den kombination er det, der gør et køb af tidsregistrering til noget, den ledende partner faktisk læser.

Hvad Shifton er, og hvad den ikke er

At være direkte sparer tid. Shifton er personalesoftware: vagtplaner, timer, fremmøde, fravær, rapportering. Den rummer ingen sager, ingen klientdata, ingen fakturering og ingen retskalender. Den udformer ingenting og gemmer ikke et enkelt dokument.

Hvad den erstatter, er regnearket med timer, dækningsplanen på papir og rekonstruktionen ved månedens slutning. Firmaer kører den som regel ved siden af det system, der holder deres sager, og derfor falder en beslutning om et timeseddelsystem oftest hurtigt: den konkurrerer ikke med de værktøjer, forretningen allerede afhænger af. Rådgivningsvirksomheder uden for advokatbranchen kan sammenligne vores side om planlægning i professionelle tjenester, som håndterer samme spørgsmål om fakturerbare timer for konsulenthuse.

At vælge en app til tidsregistrering

Test enhver app til tidsregistrering på en rigtig uge. Lad tre personer stemple ind og ud i fem dage, træk derefter rapporten og se, om totalerne stemmer med det, der faktisk skete, om overarbejdet er holdt for sig, og om du kan filtrere til ét projekt uden at eksportere alt. Åbn appen på en telefon og tæl, hvor mange tryk en stempling kræver, for en app, der kræver seks, holder stille op med at blive brugt. Lister over den bedste tidsregistrering til advokatfirmaer holder sjældent til den test, eftersom anvendelsen afgøres på en telefon og ikke i en funktionstabel.

Shifton er gratis for op til ti teammedlemmer uden tidsbegrænsning, hvilket dækker et lille kontor fuldt ud, og betalte planer afregnes pr. medarbejder pr. måned derover; prissiden viser, hvor hvert modul hører til. Importér teamet, registrér en uges timer på et projekt og træk rapporten for at se forskellen mellem et skøn og en registrering.