Zeiterfassung für Anwälte und Kanzleiteams

In einer Kanzlei ist erfasste Zeit gleich Umsatz. Jede Stunde, die nicht protokolliert wird oder am Ende der Woche aus dem Gedächtnis nachgetragen wird, ist entweder Geld, das nie abgerechnet wird, oder eine Zahl, die niemand verteidigen kann. Deshalb wird eine Zeiterfassung für Anwälte gekauft, lange bevor sich jemand um Besetzungspläne kümmert: die Stunden sind das Produkt, und die Genauigkeit der Aufzeichnung entscheidet darüber, was die Kanzlei verdient und was sie belegen kann.

Das zweite Problem ist leiser. Irgendjemand muss dafür sorgen, dass der Empfang besetzt ist, dass an einem Gerichtstag ein Paralegal verfügbar bleibt und dass nicht zwei Personen in derselben Woche Urlaub haben. Diese Arbeit lebt meist in einem Wandkalender und in einem Kopf.

Was eine Zeiterfassung für Anwälte tatsächlich leisten muss

Drei Dinge, und sie wiegen unterschiedlich schwer. Stunden erfassen, während sie entstehen, statt sie am Freitag zu rekonstruieren. Diese Stunden dem richtigen Projekt zuordnen, damit eine Summe je Mandat existiert. Und sie so ausweisen, dass die Zahl eine Rückfrage übersteht, mit getrennten geleisteten und Überstunden und einer Spur hinter jedem Eintrag.

Shifton erledigt das im selben Produkt, das das Büro besetzt hält: eine Zeiterfassung für Handy und Browser, Stunden pro Projekt, separat protokollierte Pausen, Zeitprotokolle je Schicht und ein Berichtsbereich, der Arbeitszeit, Überstunden, Abwesenheit, Verspätung, Budget und Stundensätze zurückgibt. Kanzleien, die eine Arbeitszeiterfassung für Rechtsanwälte gegen eine geteilte Tabelle stellen, finden den Unterschied im dritten Punkt und nicht im ersten.

Die Bezeichnung wechselt mit der Person, die kauft. Partner suchen eine Zeiterfassung für Rechtsanwälte, das Kanzleimanagement eine Stundenerfassung für die Kanzlei, und die Verwaltung will einfach, dass die Stunden ohne Nachfassen ankommen. Digitale Stundenzettel, Zeit- und Anwesenheitserfassung und eine Tabelle beanspruchen dieselbe Aufgabe; ein Protokoll, das später prüfbar ist, führt nur eines davon.

Stunden, die auf dem richtigen Projekt landen

Eine Gesamtzahl geleisteter Stunden nützt für sich genommen kaum etwas. Entscheidend ist, welches Mandat sie aufgenommen hat. Projekte sind in Shifton der Mechanismus dieser Trennung: jede Schicht und jeder erfasste Eintrag gehören zu einem Projekt, und jeder Bericht lässt sich nach Projekt, Position und Zeitraum filtern.

Setzen Sie den Filter, und Sie haben pro Mandat eine Zahl für geleistete Stunden, Überstunden und Abwesenheit, pro Person, für den Zeitraum Ihrer Wahl. Genau das suchen die meisten Kanzleien wirklich, wenn sie nach einer Zeiterfassung für die Anwaltskanzlei recherchieren: keine Stoppuhr, sondern eine belastbare Summe, die an einem Namen und an einer Arbeit hängt. Eine Stundenerfassung, die nur eine große Gesamtsumme produziert, lässt das Gespräch mit der Buchhaltung dort, wo es begonnen hat, und eine Lösung, die einen Zeitraum nicht nach Projekten aufbrechen kann, ist dasselbe Problem unter anderem Namen.

Geleistete Stunden, Überstunden und die Zahlen hinter der Rechnung

Der Arbeitszeitbericht ist das Zentrum des Systems. Für jeden Zeitraum liefert er Schichtbeginn und Schichtende, Dauer, Pausenzeit, Verspätungsstunden, früheres Gehen, Abwesenheitsstunden, geleistete Stunden, Überstunden und die Schichtanzahl für jede Person.

Geleistete Stunden und Überstunden in getrennten Spalten zu halten, wiegt in einer Kanzlei schwerer als in vielen anderen Betrieben, weil beide anders vergütet und anders weitergegeben werden und am Quartalsende regelmäßig zur Diskussion stehen. Nehmen Sie Bonus-, Abzugs- und Budgetberichte dazu, und ein Partner sieht, was ein Mandat verbraucht hat, statt es zu schätzen. Unsere Seite zur Zeiterfassung beschreibt, wie die Einträge entstehen. Shifton liefert die Stunden; die Rechnung schreibt es nicht.

Besetzung für Gerichtstage, Empfang und Sekretariat

Nicht nur die Anwälte haben eine Woche, die geplant werden muss. Empfang, Paralegals, Sekretariat und Bürokräfte müssen die Geschäftszeiten abdecken, und ein Gerichtstermin nimmt jemanden mit einem Tag Vorlauf aus dem Büro. Bei der Dienstplanung in der Kanzlei geht es im Kern um diese unterstützende Ebene.

Das Wochenraster stellt das ganze Team auf einen Bildschirm und schiebt unbesetzte Zeiten in eine eigene Zeile, sodass ein leerer Empfang Tage vorher sichtbar ist. Besetzung lässt sich als offene Schicht veröffentlichen, die jede berechtigte Kraft übernehmen kann, Tausch läuft über die App mit Bestätigung der Führungskraft, und jede Änderung geht auf die betroffenen Handys. Eine Dienstplansoftware dieser Art baut Ihnen keinen Terminkalender für Gerichtstermine, aber sie verhindert, dass das Büro unbesetzt bleibt, weil zwei Personen denselben Freitag gebucht haben. Ob die Anforderung als Schichtplanung für die Kanzlei, als Personalplanung für das Sekretariat oder als Dienstplan-App formuliert wird: der Mechanismus ist dasselbe Raster, dieselben offenen Schichten und dieselben Benachrichtigungen. Eine solche App wird daran gemessen, ob das Sekretariat sie öffnet, nicht an der Zahl ihrer Ansichten.

Rollen, Berechtigungsstufen und wer was sieht

Vertraulichkeit prägt in einer Kanzlei alles, auch die Verwaltungswerkzeuge. Jede Person in Shifton hat eine Berechtigungsstufe, entweder Mitarbeiter oder Administrator, eine Position und eine Zeitzone. Mitarbeitende sehen nur ihre eigenen Schichten und ihre eigenen Stunden. Administratoren sehen die Teams, die ihnen zugewiesen sind, sodass ein Büroleiter einen Plan führen kann, ohne Einblick in die ganze Kanzlei zu erhalten.

Onboarding ist eine Liste und kein Projekt. Laden Sie Personen per E-Mail ein, importieren Sie eine bestehende Liste, und die Spalte mit dem Kontostatus zeigt, wer angenommen hat und wer noch offen ist; genau das verhindert, dass die Einführung auf halbem Weg stehen bleibt. Eine Personaleinsatzplanung für Kanzleien scheitert weit häufiger an der Akzeptanz als an den Funktionen, deshalb zählt die Einladungsliste so viel wie der Kalender. Eine Einführung, die bei den Administratoren endet, hat nichts verändert.

Abwesenheit, Salden und die Berichte, die verlangt werden

Urlaub in einer kleinen Kanzlei ist ein Planungsproblem im Kostüm eines Personalthemas, denn zwei Abwesenheiten in derselben Woche können einen Gerichtstermin unbesetzt lassen. Anträge werden in der App gestellt und von einer Führungskraft genehmigt, und genehmigter Urlaub erscheint sofort im Plan, sodass er in die nächste Woche eingerechnet und nicht entdeckt wird.

Der Urlaubssaldobericht liefert gewährte Tage, genommene Tage und den Restsaldo pro Person. Daneben liegen Abwesenheitsberichte, Berichte zu Mindeststunden, zu bestätigten Schichten und zu Verspätungen, alle filterbar und exportierbar. Diese Kombination macht aus der Anschaffung einer Zeiterfassung etwas, das der geschäftsführende Partner tatsächlich liest.

Was Shifton ist und was nicht

Deutlichkeit spart Zeit. Shifton ist Personalsoftware: Dienstpläne, Stunden, Anwesenheit, Abwesenheit, Berichte. Es hält keine Akten, keine Mandantendaten, keine Abrechnung und keinen Gerichtskalender. Es entwirft nichts und speichert kein einziges Dokument.

Ersetzt werden die Stundentabelle, der Besetzungsplan auf Papier und die Rekonstruktion am Monatsende. Kanzleien betreiben es üblicherweise neben dem System, in dem ihre Akten liegen, weshalb die Entscheidung über eine Stundenerfassung meist schnell fällt: sie konkurriert nicht mit den Werkzeugen, von denen die Praxis schon abhängt. Professionelle Praxen außerhalb des Rechtsbereichs können unsere Seite zur Dienstplanung für professionelle Dienstleistungen vergleichen, die dieselbe Frage abrechenbarer Stunden für Beratungen behandelt.

Eine Zeiterfassungs-App auswählen

Testen Sie jede App an einer echten Woche. Lassen Sie drei Personen fünf Tage lang ein- und ausstempeln, ziehen Sie dann den Bericht und prüfen Sie, ob die Summen zu dem passen, was wirklich passiert ist, ob Überstunden getrennt ausgewiesen werden und ob Sie auf ein Projekt filtern können, ohne alles zu exportieren. Öffnen Sie die App auf einem Handy und zählen Sie die Tipps bis zum Stempeln, denn eine App, die sechs braucht, wird still nicht mehr benutzt. Ranglisten der besten Zeiterfassung für Kanzleien halten diesem Test selten stand, weil die Akzeptanz auf einem Handy entschieden wird und nicht in einer Funktionstabelle.

Shifton ist bis zu zehn Teammitglieder kostenlos, ohne zeitliche Begrenzung, was eine kleine Kanzlei vollständig abdeckt, und darüber werden bezahlte Tarife pro Mitarbeiter und Monat abgerechnet; die Preisübersicht zeigt, wo jedes Modul liegt. Importieren Sie das Team, erfassen Sie eine Woche Stunden auf ein Projekt und ziehen Sie den Bericht, um den Unterschied zwischen einer Schätzung und einer Aufzeichnung zu sehen.