Munkaidő-nyilvántartás ügyvédeknek és jogi csapatoknak

Egy ügyvédi irodában a rögzített idő maga a bevétel. Minden óra, ami nem kerül be a nyilvántartásba, vagy amit a hét végén emlékezetből írnak össze, vagy olyan pénz, amit az iroda soha nem számláz ki, vagy olyan szám, amit senki nem tud megvédeni. Ezért a munkaidő-nyilvántartást jóval korábban veszik meg egy irodában, mint hogy bárki a műszakbeosztással foglalkozna: az órák a termék, és a rögzítés pontossága dönti el, mennyit keres az iroda, és mit tud bizonyítani.

A második gond csendesebb. Valakinek mégis figyelnie kell, hogy legyen ember a recepción, hogy tárgyalási napon elérhető legyen egy jogi asszisztens, és hogy ne menjen két ember ugyanazon a héten szabadságra. Ez a munka általában egy falitáblán és valakinek a fejében él.

Mit kell valójában tudnia egy ügyvédi munkaidő-nyilvántartásnak

Három dolgot, és nem egyenlő súllyal. Rögzítse az órákat akkor, amikor telnek, ne pénteken rekonstruálja őket. Kösse hozzá a megfelelő projekthez, hogy legyen ügyre lebontott összeg. És olyan formában adja ki, ami kibírja, ha megkérdőjelezik: a ledolgozott órák és a túlórák külön, minden bejegyzés mögött nyommal.

A Shifton ugyanabban a termékben teszi mindezt, amelyik az iroda jelenlétét is összefogja: mobilos és webes időbélyegző, projektenként rögzített órák, külön vezetett szünetek, műszakonkénti időnyilvántartási naplók és egy kimutatási panel, amely munkaidőt, túlórát, hiányzást, késést, költségvetést és órabéreket ad vissza. Azok az irodák, amelyek az ügyvédi órarögzítő programot egy közös táblázathoz mérik, a különbséget a harmadik pontnál találják meg, nem az elsőnél.

A megnevezés attól függ, ki vásárol. A partnerek ügyvédi munkaidő-nyilvántartást keresnek, az irodavezetők jelenléti rendszert, az adminisztráció pedig egyszerűen azt szeretné, hogy az órák sürgetés nélkül megérkezzenek. Az elektronikus jelenléti ív, a beléptető rendszer és egy táblázat ugyanarra a munkára jelentkezik; közülük csak az egyik vezet olyan naplót, amit később ellenőrizni lehet.

A megfelelő ügyhöz kötött órák

A ledolgozott órák összesített száma önmagában szinte semmit nem mond. Az számít, melyik ügy szívta fel őket. A Shiftonban a projektek adják ezt a szétválasztást: minden műszak és minden bejegyzés egy projekthez tartozik, és minden kimutatás szűrhető projektre, pozícióra és időszakra.

Állítsa be ezt a szűrőt, és ügyenként megkapja a ledolgozott órák, a túlórák és a hiányzás számát, személyre lebontva, bármelyik választott időszakra. Valójában ezt keresik az irodák, amikor az ügyvédi időrögzítés után néznek: nem stopperórát, hanem védhető összeget, amely egy névhez és egy konkrét munkához tartozik. Az az ügyvédi irodai időnyilvántartás, amelyik csak egyetlen nagy végösszeget ad, pontosan ott hagyja a pénzügyi beszélgetést, ahol elkezdődött, és az az eszköz, amelyik nem tudja projektekre bontani az időszakot, ugyanaz a probléma más néven.

Ledolgozott órák, túlóra és a számla mögötti számok

A munkaidő-kimutatás a rendszer közepe. Bármelyik időszakra visszaadja a műszak kezdetét és végét, a hosszát, a szünet idejét, a késés óráit, a korábbi távozást, a hiányzás óráit, a ledolgozott órákat, a túlórákat és a műszakok számát minden embernél.

A ledolgozott órák és a túlórák külön hasábban tartása egy jogi környezetben többet nyom a latban, mint a legtöbb helyen, mert a kettőt máshogy fizetik és máshogy terhelik tovább a kliensre, és minden negyedév végén vitatkoznak róluk. Tegye hozzá a bónusz-, levonás- és költségvetési kimutatásokat, és a partner látja, mit fogyasztott el egy ügy, nem pedig becsli. Hogy a bejegyzések hogyan keletkeznek, azt a munkaidő-nyilvántartás funkciónk oldala írja le. A Shifton az órákat adja; a számlát nem állítja ki.

Jelenlét a tárgyalási napokra, a recepcióra és a háttérre

Nem csak az ügyvédek hetét kell megtervezni. A recepció, a jogi asszisztensek, a titkárok és az irodai ügyintézők a nyitvatartás egészét lefedik, egy tárgyalási nap pedig egynapos előzetessel kiveszi valakit az irodából. Az ügyvédi irodai beosztóprogram valójában erről a háttérrétegről szól.

A heti tábla egy képernyőre teszi az egész csapatot, a le nem fedett sávokat pedig külön sorba emeli, így egy üres recepció napokkal előre látszik. A jelenlét kiírható nyílt műszakként bárkinek, aki jogosult elvállalni, a cserék az alkalmazásban futnak vezetői jóváhagyással, és minden módosítás kimegy az érintett telefonokra. Az ilyen műszaktervező program nem épít tárgyalási naptárt, de nem hagyja, hogy az iroda üresen maradjon, mert ketten ugyanarra a péntekre jelentkeztek. Akár ügyvédi műszakprogramként, munkatársi beosztási rendszerként vagy beosztásalkalmazásként írják le az igényt, a mechanizmus ugyanaz: ugyanaz a tábla, ugyanazok a nyílt műszakok és ugyanazok az értesítések. Egy beosztásalkalmazást azon mérnek, hogy a háttércsapat megnyitja-e, nem azon, hány nézetet kínál.

Szerepek, jogosultsági szintek és ki mit lát

Egy irodában a titoktartás mindent alakít, az adminisztratív eszközöket is. A Shiftonban minden embernek van jogosultsági szintje (munkatárs vagy adminisztrátor), pozíciója és időzónája. A munkatársak csak a saját műszakjaikat és a saját óráikat látják. Az adminisztrátorok csak a nekik adott csapatokat látják, vagyis egy irodavezető vezetheti a beosztást anélkül, hogy az egész irodára rálátása lenne.

Az emberek felvétele egy lista, nem projekt. Hívja meg őket e-mailben, importálja a meglévő listát, a fiókállapot hasáb pedig megmutatja, ki fogadta el a meghívást és ki vár még; épp ez akadályozza meg, hogy a bevezetés félúton elakadjon. Egy irodai munkatársi beosztóprogram jóval gyakrabban bukik el az elfogadáson, mint a funkciókon, így a meghívólista annyit nyom, mint a naptár. Az a bevezetés, amelyik az adminisztrátoroknál megállt, semmit nem változtatott.

Szabadság, egyenlegek és a kimutatások, amelyeket kérnek

Egy kis irodában a szabadság beosztási probléma, ami személyzeti kérdésnek van álcázva, mert két hiányzás ugyanazon a héten lefedetlenül hagyhat egy tárgyalási időpontot. A kérelmeket az alkalmazásban adják be, a vezető jóváhagyja, és a jóváhagyott szabadság azonnal megjelenik a beosztásban, tehát beszámít a következő hétbe, nem pedig a hét közepén derül ki.

A szabadságegyenleg-kimutatás megadja a hozzáadott napokat, a felhasznált napokat és a maradék egyenleget személyenként. Mellette ott vannak a hiányzási, minimumóra-, jóváhagyott műszak- és késési kimutatások, mind szűrhetően és exportálhatóan. Épp ez a kombináció változtatja az időnyilvántartás beszerzését olyan dologgá, amit az ügyvezető partner valóban elolvas.

Mi a Shifton, és mi nem

Az egyértelműség időt takarít meg. A Shifton munkaerő-kezelő program: beosztás, órák, jelenlét, hiányzás, kimutatások. Nem tart iratot, nem tart kliensadatot, nincs benne számlázás és nincs benne tárgyalási naptár. Nem fogalmaz meg semmit, és egyetlen dokumentumot sem tárol.

Amit lecserél, az az órákat tartalmazó táblázat, a papíron vezetett jelenléti beosztás és a hónap végi utólagos összerakás. Az irodák általában azzal a rendszerrel párhuzamosan használják, amelyben az iratok vannak, és épp ezért gyors a döntés egy jelenléti programról: nem versenyez azokkal az eszközökkel, amelyekre a praxis már támaszkodik. A jogon kívüli szakmai cégek összevethetik a szakmai szolgáltatások beosztása oldalunkat, amely ugyanezt a számlázható órákra vonatkozó kérdést kezeli tanácsadó cégeknél.

Hogyan válasszunk időnyilvántartó alkalmazást

Bármelyik időnyilvántartó alkalmazást tesztelje egy valódi héten. Három ember öt napon jelentkezzen be és ki, aztán hívja le a kimutatást, és nézze meg, egyeznek-e az összegek azzal, ami tényleg történt, elkülönül-e a túlóra, és le tud-e szűrni egyetlen projektre anélkül, hogy mindent exportálna. Nyissa meg az alkalmazást telefonon, és számolja meg, hány koppintás egy bejelentkezés, mert azt az alkalmazást, amelyik hatot kér, az emberek csendben abbahagyják. A legjobb ügyvédi irodai időnyilvántartó programokról szóló listák ritkán állják ki ezt a próbát, mert az elfogadás telefonon dől el, nem egy funkciótáblázatban.

A Shifton tíz csapattagig időkorlát nélkül ingyenes, ami egy kis irodát teljesen lefed, felette pedig a fizetős csomagok munkatársanként és havonta számolódnak; az árak oldal megmutatja, melyik modul hol áll. Importálja a csapatot, rögzítsen egy hét órát egy projektre, és hívja le a kimutatást, hogy lássa a különbséget a becslés és a rögzített adat között.