Λογισμικό καταγραφής ωρών για δικηγόρους και νομικές ομάδες

Σε ένα δικηγορικό γραφείο, ο χρόνος που καταγράφεται είναι έσοδο. Κάθε ώρα που μένει αδήλωτη ή γράφεται από μνήμη στο τέλος της εβδομάδας είναι είτε χρήματα που το γραφείο δεν χρεώνει ποτέ είτε ένα νούμερο που κανείς δεν μπορεί να υπερασπιστεί. Γι' αυτό ένα λογισμικό καταγραφής ωρών για δικηγόρους αγοράζεται πολύ πριν ασχοληθεί κανείς με προγράμματα βαρδιών: οι ώρες είναι το προϊόν και η ακρίβεια της καταγραφής κρίνει τόσο το τι κερδίζει το γραφείο όσο και το τι μπορεί να αποδείξει.

Το δεύτερο πρόβλημα είναι πιο σιωπηλό. Κάποιος πρέπει ακόμη να φροντίσει ότι η υποδοχή είναι καλυμμένη, ότι σε μια δικάσιμο υπάρχει διαθέσιμος βοηθός δικηγόρου και ότι δύο άτομα δεν βρίσκονται σε άδεια την ίδια εβδομάδα. Αυτή η δουλειά ζει συνήθως σε ένα ημερολόγιο τοίχου και στο κεφάλι ενός ανθρώπου.

Τι πρέπει πραγματικά να κάνει ένα λογισμικό καταγραφής ωρών για δικηγόρους

Τρία πράγματα, και δεν έχουν το ίδιο βάρος. Να συλλαμβάνει τις ώρες την ώρα που συμβαίνουν και όχι με ανασύνθεση της Παρασκευής. Να τις αποδίδει στο σωστό έργο, ώστε να υπάρχει σύνολο ανά υπόθεση. Και να τις αποδίδει σε μορφή που αντέχει στον έλεγχο, με τις ώρες εργασίας και τις υπερωρίες χωριστά και με ίχνος πίσω από κάθε καταχώριση.

Το Shifton τα κάνει αυτά μέσα στο ίδιο προϊόν που κρατά το γραφείο καλυμμένο: καταγραφή ωρών σε κινητό και υπολογιστή, ώρες ανά έργο, διαλείμματα που τηρούνται χωριστά, αρχεία καταγραφής ανά βάρδια και έναν πίνακα αναφορών που επιστρέφει ώρες εργασίας, υπερωρίες, απουσίες, καθυστερήσεις, προϋπολογισμό και ωριαίες χρεώσεις. Τα γραφεία που βάζουν ένα λογισμικό παρακολούθησης ωρών για δικηγόρους απέναντι σε ένα κοινό υπολογιστικό φύλλο βρίσκουν τη διαφορά στο τρίτο σημείο και όχι στο πρώτο.

Η ονομασία αλλάζει ανάλογα με το ποιος αποφασίζει την αγορά. Οι εταίροι αναζητούν λογισμικό παρακολούθησης ωρών για δικηγόρους, οι υπεύθυνοι γραφείου αναζητούν πρόγραμμα φύλλων ωρών για δικηγορικό γραφείο και η διοικητική υποστήριξη θέλει απλώς οι ώρες να φτάνουν χωρίς υπενθυμίσεις. Το ψηφιακό φύλλο ωρών, το σύστημα παρουσιών και ένα υπολογιστικό φύλλο διεκδικούν όλα την ίδια δουλειά· μόνο ένα από αυτά κρατά αρχείο που μπορείτε να ελέγξετε αργότερα.

Ώρες που αποδίδονται στη σωστή υπόθεση

Ένα γενικό σύνολο ωρών εργασίας είναι από μόνο του σχεδόν άχρηστο. Σημασία έχει ποια υπόθεση τις απορρόφησε. Τα έργα στο Shifton είναι ο τρόπος με τον οποίο γίνεται αυτός ο χωρισμός: κάθε βάρδια και κάθε καταχώριση ανήκει σε ένα έργο, και κάθε αναφορά φιλτράρεται ανά έργο, ανά θέση και ανά εύρος ημερομηνιών.

Βάλτε το φίλτρο και έχετε νούμερο ανά υπόθεση για ώρες εργασίας, υπερωρίες και απουσίες, ανά άτομο, για όποια περίοδο επιλέξετε. Αυτό ψάχνουν στην πραγματικότητα τα περισσότερα γραφεία όταν αναζητούν λογισμικό καταγραφής ωρών για δικηγορικό γραφείο: όχι χρονόμετρο, αλλά ένα σύνολο που στέκει και που είναι δεμένο με ένα όνομα και με ένα συγκεκριμένο κομμάτι δουλειάς. Μια καταγραφή ωρών που βγάζει ένα μόνο μεγάλο σύνολο αφήνει τη συζήτηση με το οικονομικό τμήμα εκεί ακριβώς όπου ξεκίνησε, και μια λύση που δεν μπορεί να σπάσει μια περίοδο ανά υπόθεση είναι το ίδιο πρόβλημα με άλλο όνομα.

Ώρες εργασίας, υπερωρίες και τα νούμερα πίσω από μια χρέωση

Η αναφορά ωρών εργασίας είναι το κέντρο του συστήματος. Για οποιαδήποτε περίοδο επιστρέφει έναρξη και λήξη βάρδιας, διάρκεια, χρόνο διαλειμμάτων, ώρες καθυστέρησης, πρόωρη αποχώρηση, ώρες απουσίας, ώρες εργασίας, υπερωρίες και αριθμό βαρδιών για κάθε άτομο.

Το να κρατάτε τις ώρες εργασίας και τις υπερωρίες σε χωριστές στήλες βαραίνει στο νομικό περιβάλλον περισσότερο απ' ό,τι στους περισσότερους κλάδους, επειδή οι δύο πληρώνονται και χρεώνονται διαφορετικά και συζητούνται στο τέλος κάθε τριμήνου. Προσθέστε τις αναφορές πρόσθετων, κρατήσεων και προϋπολογισμού και ένας εταίρος βλέπει τι κατανάλωσε μια υπόθεση αντί να το εκτιμά. Η σελίδα λειτουργίας καταγραφή ωρών εξηγεί πώς συλλέγονται οι καταχωρίσεις. Το Shifton παράγει τις ώρες· τη χρέωση δεν την εκδίδει.

Κάλυψη για δικασίμους, υποδοχή και προσωπικό υποστήριξης

Δεν είναι μόνο οι δικηγόροι που η εβδομάδα τους πρέπει να προγραμματιστεί. Η υποδοχή, οι βοηθοί δικηγόρων, οι γραμματείς και το διοικητικό προσωπικό χρειάζονται κάλυψη σε όλο το ωράριο, και μια δικάσιμος βγάζει κάποιον από το γραφείο με μία ημέρα προειδοποίηση. Ο προγραμματισμός βαρδιών σε δικηγορικό γραφείο αφορά στην πραγματικότητα αυτό το στρώμα υποστήριξης.

Το εβδομαδιαίο πλέγμα βάζει όλη την ομάδα σε μία οθόνη με τα ακάλυπτα διαστήματα σε ξεχωριστή γραμμή, ώστε μια υποδοχή χωρίς κανέναν να φαίνεται ημέρες πριν. Η κάλυψη μπορεί να δημοσιευτεί ως ανοιχτή βάρδια που παίρνει όποιος έχει τα προαπαιτούμενα, οι ανταλλαγές περνούν από την εφαρμογή με επιβεβαίωση υπευθύνου, και κάθε αλλαγή φτάνει στα κινητά όσων αφορά. Ένα λογισμικό προγραμματισμού αυτού του τύπου δεν θα σας φτιάξει ημερολόγιο δικασίμων, αλλά θα εμποδίσει το γραφείο να μείνει ακάλυπτο επειδή δύο άτομα κράτησαν την ίδια Παρασκευή. Είτε η απαίτηση γράφεται ως λογισμικό προγραμματισμού για δικηγορικό γραφείο, είτε ως σύστημα σχεδιασμού προσωπικού υποστήριξης, είτε ως εφαρμογή προγράμματος, ο μηχανισμός είναι το ίδιο πλέγμα, οι ίδιες ανοιχτές βάρδιες και οι ίδιες ειδοποιήσεις. Μια τέτοια εφαρμογή κρίνεται από το αν την ανοίγει το προσωπικό υποστήριξης, όχι από το πόσες προβολές προσφέρει.

Ρόλοι, επίπεδα δικαιωμάτων και ποιος βλέπει τι

Η εμπιστευτικότητα διαμορφώνει τα πάντα σε ένα γραφείο, μαζί και τα διοικητικά εργαλεία. Κάθε άτομο στο Shifton έχει επίπεδο δικαιωμάτων, εργαζόμενος ή διαχειριστής, καθώς και θέση και ζώνη ώρας. Οι εργαζόμενοι βλέπουν μόνο τις δικές τους βάρδιες και τις δικές τους ώρες. Οι διαχειριστές βλέπουν τις ομάδες που τους έχουν αποδοθεί, που σημαίνει ότι ένας υπεύθυνος γραφείου μπορεί να τρέχει πρόγραμμα χωρίς να αποκτά εικόνα για όλο το γραφείο.

Η έναρξη λειτουργίας είναι μια λίστα και όχι έργο. Καλέστε άτομα με email, εισαγάγετε μια υπάρχουσα λίστα, και η στήλη κατάστασης λογαριασμού δείχνει ποιος αποδέχθηκε και ποιος εκκρεμεί, κάτι που εμποδίζει την υλοποίηση να κολλήσει στη μέση. Ο σχεδιασμός προσωπικού στον νομικό χώρο αποτυγχάνει στην υιοθέτηση πολύ συχνότερα απ' ό,τι στις λειτουργίες, γι' αυτό η λίστα προσκλήσεων βαραίνει όσο και το ημερολόγιο. Μια υλοποίηση που σταματά στους διαχειριστές δεν έχει αλλάξει τίποτα.

Άδειες, υπόλοιπα και οι αναφορές που ζητούνται

Η άδεια σε ένα μικρό γραφείο είναι πρόβλημα προγραμματισμού μεταμφιεσμένο σε θέμα προσωπικού, επειδή δύο απουσίες την ίδια εβδομάδα μπορούν να αφήσουν μια δικάσιμο ακάλυπτη. Τα αιτήματα υποβάλλονται στην εφαρμογή και εγκρίνονται από υπεύθυνο, και η εγκεκριμένη άδεια εμφανίζεται στο πρόγραμμα αμέσως, ώστε να υπολογιστεί στην επόμενη εβδομάδα και να μην ανακαλυφθεί εκ των υστέρων.

Η αναφορά υπολοίπου άδειας δίνει ημέρες που προστέθηκαν, ημέρες που χρησιμοποιήθηκαν και το υπόλοιπο ανά άτομο. Δίπλα της στέκονται αναφορές απουσιών, αναφορές ελάχιστων ωρών, αναφορές επιβεβαιωμένων βαρδιών και αναφορά εργαζομένων με καθυστέρηση, όλες με φίλτρα και εξαγωγή. Αυτός ο συνδυασμός είναι που μετατρέπει την αγορά ενός λογισμικού καταγραφής ωρών σε κάτι που ο διευθύνων εταίρος διαβάζει στ' αλήθεια.

Τι είναι και τι δεν είναι το Shifton

Η ευθύτητα κερδίζει χρόνο. Το Shifton είναι λογισμικό προσωπικού: προγράμματα βαρδιών, ώρες, παρουσίες, απουσίες, αναφορές. Δεν κρατά φακέλους, δεδομένα πελατών, τιμολόγηση ούτε ημερολόγιο δικασίμων. Δεν συντάσσει τίποτα και δεν αποθηκεύει ούτε ένα έγγραφο.

Αυτό που αντικαθιστά είναι το πρόχειρο φύλλο ωρών, το χάρτινο πρόγραμμα κάλυψης και η ανασύνθεση του τέλους του μήνα. Τα γραφεία το λειτουργούν συνήθως δίπλα στο σύστημα όπου τηρούν τους φακέλους τους, γι' αυτό και η απόφαση για ένα πρόγραμμα φύλλων ωρών για δικηγόρους παίρνεται γρήγορα: δεν ανταγωνίζεται τα εργαλεία από τα οποία εξαρτάται ήδη το γραφείο. Οργανισμοί επαγγελματικών υπηρεσιών εκτός νομικού χώρου μπορούν να συγκρίνουν τη σελίδα μας προγραμματισμός για επαγγελματικές υπηρεσίες, που χειρίζεται το ίδιο ζήτημα χρεώσιμων ωρών για συμβουλευτικές εταιρείες.

Πώς επιλέγετε εφαρμογή καταγραφής ωρών για δικηγόρους

Δοκιμάστε κάθε εφαρμογή καταγραφής ωρών σε μια πραγματική εβδομάδα. Βάλτε τρία άτομα να δηλώνουν έναρξη και λήξη για πέντε ημέρες, μετά βγάλτε την αναφορά και δείτε αν τα σύνολα ταιριάζουν με ό,τι έγινε στην πράξη, αν οι υπερωρίες βγαίνουν χωριστά και αν μπορείτε να φιλτράρετε σε μία υπόθεση χωρίς να εξάγετε τα πάντα. Ανοίξτε την εφαρμογή σε κινητό και μετρήστε πόσα πατήματα θέλει μια δήλωση έναρξης, γιατί μια εφαρμογή που θέλει έξι θα σταματήσει σιωπηλά να χρησιμοποιείται. Οι κατατάξεις με το καλύτερο λογισμικό καταγραφής ωρών για δικηγορικά γραφεία σπάνια αντέχουν σε αυτή τη δοκιμή, αφού η υιοθέτηση κρίνεται σε ένα κινητό και όχι σε πίνακα λειτουργιών.

Το Shifton είναι δωρεάν για έως δέκα μέλη ομάδας χωρίς χρονικό περιορισμό, κάτι που καλύπτει πλήρως ένα μικρό γραφείο, και πάνω από αυτό τα πληρωμένα πλάνα χρεώνονται ανά εργαζόμενο τον μήνα· η σελίδα τιμών δείχνει πού βρίσκεται κάθε μονάδα. Εισαγάγετε την ομάδα, καταγράψτε μια εβδομάδα ωρών σε μια υπόθεση και βγάλτε την αναφορά για να δείτε τη διαφορά ανάμεσα σε μια εκτίμηση και σε μια καταγραφή.