Evidencija radnog vremena za odvjetnike i pravne timove

U odvjetničkom uredu zabilježeno vrijeme je prihod. Svaki sat koji ostane nezabilježen ili se na kraju tjedna zapiše iz pamćenja jest ili novac koji ured nikada neće naplatiti ili brojka koju nitko ne može obraniti. Zato se evidencija radnog vremena za odvjetnike nabavlja davno prije nego što se ikoga počnu ticati rasporedi: sati su proizvod, a točnost zapisa odlučuje i o tome što ured zaradi i o tome što može dokazati.

Drugi problem je tiši. Netko još uvijek mora osigurati da je recepcija pokrivena, da je na dan ročišta dostupan pravni asistent i da dvije osobe nisu na godišnjem u istom tjednu. Taj posao obično živi u zidnom kalendaru i u glavi jedne osobe.

Što evidencija radnog vremena za odvjetnike zaista mora obaviti

Tri stvari, i ne nose istu težinu. Uhvatiti sate u trenutku kada nastaju, a ne u petkovoj rekonstrukciji. Pripisati ih pravom projektu da bi zbroj po pojedinom predmetu uopće postojao. I prikazati ih u obliku koji izdrži propitkivanje, s odvojenim odrađenim i prekovremenim satima i tragom za svakim zapisom.

Shifton to radi u istom proizvodu koji drži ured pokrivenim: evidencija sati na mobitelu i u pregledniku, sati bilježeni po projektu, pauze vođene odvojeno, zapisi evidencije čuvani po smjeni i panel izvještaja koji vraća radno vrijeme, prekovremene, odsutnosti, kašnjenja, proračun i satnice. Uredi koji stavljaju softver za evidenciju sati odvjetnika uz dijeljenu tablicu razliku nalaze u trećoj točki, a ne u prvoj.

Naziv se mijenja s osobom koja odlučuje o kupnji. Partneri traže evidenciju sati za odvjetnike, upravitelji ureda program za obračun sati odvjetničkog ureda, a administracija samo želi da sati dođu bez podsjećanja. Digitalni obračun sati, sustav prisutnosti i tablica svi tvrde da rade isti posao; samo jedan od njih vodi zapis koji se kasnije može provjeriti.

Sati pripisani pravom predmetu

Ukupan broj odrađenih sati sam za sebe gotovo je bezvrijedan. Važno je koji je predmet te sate upio. Projekti u Shiftonu način su na koji se to razdvajanje događa: svaka smjena i svaki zabilježeni zapis pripadaju projektu, a svaki se izvještaj može filtrirati po projektu, radnom mjestu i razdoblju.

Uključite filtar i imate brojku po pojedinom predmetu za odrađene sate, prekovremene sate i odsutnosti, po osobi, za razdoblje koje odaberete. Upravo to većina ureda zapravo traži kada traži evidenciju radnog vremena za odvjetnički ured: ne štopericu, nego zbroj koji se može obraniti i koji je vezan uz ime i uz konkretan posao. Vođenje sati koje daje samo jedan veliki zbroj ostavlja razgovor s računovodstvom točno tamo gdje je počeo, a rješenje koje ne zna razlomiti razdoblje po predmetima isti je problem pod drugim imenom.

Odrađeni sati, prekovremeni i brojevi iza računa

Izvještaj o radnom vremenu središte je sustava. Za svako razdoblje vraća početak i završetak smjene, trajanje, vrijeme pauza, sate kašnjenja, rani odlazak, sate odsutnosti, odrađene sate, prekovremene sate i broj smjena za svaku osobu.

Držati odrađene i prekovremene sate u odvojenim stupcima u pravnom okruženju teži više nego u većini područja, jer se različito plaćaju, različito prenose u naplatu i na kraju svakog kvartala izlaze na raspravu. Dodajte izvještaje o bonusima, odbicima i proračunu i partner vidi što je predmet potrošio umjesto da to procjenjuje. Naša stranica značajke evidencija radnog vremena opisuje kako se zapisi prikupljaju. Shifton daje sate; račun ne izdaje.

Pokrivenost za ročišta, recepciju i uredsku podršku

Nisu samo odvjetnici oni čiji tjedan treba isplanirati. Recepcija, pravni asistenti, tajništvo i uredski suradnici moraju biti pokriveni kroz radno vrijeme, a dan na sudu izvlači osobu iz ureda s danom najave. Raspoređivanje u odvjetničkom uredu zapravo se odnosi na taj podržavajući sloj.

Tjedna mreža postavlja cijeli tim na jedan ekran s nepokrivenim terminima u zasebnom redu, pa se prazna recepcija vidi danima unaprijed. Pokrivenost se može objaviti kao otvorena smjena koju može preuzeti svaka osoba koja ispunjava uvjete, zamjene idu kroz aplikaciju uz potvrdu rukovoditelja, a svaka promjena stiže na telefone onih koje se to tiče. Takav softver za raspoređivanje neće vam sastaviti kalendar ročišta, ali će spriječiti da ured ostane nepokriven jer su dvije osobe rezervirale isti petak. Bilo da je zahtjev napisan kao softver za raspored odvjetničkog ureda, sustav planiranja uredske podrške ili aplikacija za raspored, mehanizam je ista mreža, iste otvorene smjene i iste obavijesti. Takva se aplikacija ocjenjuje po tome hoće li je uredska podrška otvoriti, a ne po broju prikaza koje nudi.

Role, razine ovlasti i tko što vidi

Povjerljivost oblikuje u uredu sve, uključujući i administrativne alate. Svaka osoba u Shiftonu ima razinu ovlasti, zaposlenik ili administrator, uz radno mjesto i vremensku zonu. Zaposlenici vide samo svoje smjene i svoje sate. Administratori vide timove koji su im dodijeljeni, što znači da voditelj ureda može voditi raspored bez uvida u cijeli ured.

Uvođenje je popis, a ne projekt. Pozovite ljude e-poštom, uvezite postojeći popis i stupac sa statusom računa pokazat će tko je prihvatio i tko još čeka, što sprečava da uvođenje stane na pola puta. Kadrovsko planiranje u pravnom okruženju znatno češće propada na prihvaćanju nego na značajkama, pa popis poziva vrijedi jednako kao i kalendar. Uvođenje koje završi na administratorima nije promijenilo ništa.

Odsutnosti, stanja i izvještaji koji se traže

Godišnji je u malom uredu problem raspoređivanja preodjeven u kadrovsku temu, jer dvije odsutnosti u istom tjednu mogu ostaviti termin ročišta nepokrivenim. Zahtjevi se podnose u aplikaciji i odobrava ih rukovoditelj, a odobreni godišnji odmah ulazi u raspored, pa se uračunava u sljedeći tjedan umjesto da se otkrije naknadno.

Izvještaj o stanju godišnjeg daje dodane dane, iskorištene dane i preostalo stanje po osobi. Uz njega stoje izvještaji o odsutnosti, izvještaji o minimalnim satima, izvještaji o potvrđenim smjenama i izvještaj o zaposlenicima koji kasne, svi filtrirani i spremni za izvoz. Upravo ta kombinacija nabavu evidencije radnog vremena pretvara u nešto što upravni partner zaista pročita.

Što Shifton jest i što nije

Otvoren govor štedi vrijeme. Shifton je kadrovski softver: rasporedi smjena, sati, prisutnost, odsutnosti, izvještaji. Ne drži predmete, klijentske podatke, naplatu ni kalendar ročišta. Ništa ne sastavlja i ne čuva ni jedan dokument.

Zamjenjuje tablicu sati, raspored na papiru i naknadno slaganje brojki na kraju mjeseca. Uredi ga obično koriste uz sustav u kojem drže predmete, zbog čega odluka o programu za obračun sati odvjetnika obično pada brzo: ne natječe se s alatima o kojima ured već ovisi. Profesionalne prakse izvan prava mogu usporediti našu stranicu raspoređivanje za profesionalne usluge, koja rješava isto pitanje naplatnih sati za savjetničke kuće.

Kako odabrati aplikaciju za evidenciju sati odvjetnika

Testirajte svaku aplikaciju za evidenciju sati na stvarnom tjednu. Neka se tri osobe pet dana prijavljuju i odjavljuju, zatim izvucite izvještaj i pogledajte odgovaraju li zbrojevi onome što se doista dogodilo, jesu li prekovremeni odvojeni i možete li filtrirati na jedan predmet bez izvoza svega. Otvorite aplikaciju na mobitelu i izbrojite koliko dodira traži prijava, jer aplikacija koja traži šest tiho prestane biti u upotrebi. Ljestvice najboljeg softvera za evidenciju sati u odvjetničkim uredima taj test rijetko izdrže, jer se prihvaćanje odlučuje na mobitelu, a ne u tablici značajki.

Shifton je besplatan za do deset članova tima bez vremenskog ograničenja, što mali ured pokriva u cijelosti, a iznad toga plaćeni planovi obračunavaju se po zaposleniku mjesečno; stranica s cijenama pokazuje gdje koji modul stoji. Uvezite tim, zabilježite jedan tjedan sati na jedan predmet i izvucite izvještaj da vidite razliku između procjene i zapisa.