Phần mềm chấm công cho luật sư và bộ phận pháp lý

Ở một công ty luật, thời gian được ghi lại chính là doanh thu. Mỗi giờ không được ghi, hoặc được viết theo trí nhớ vào cuối tuần, đều là khoản tiền công ty không bao giờ xuất hóa đơn hoặc một con số không ai bảo vệ được. Chính vì thế phần mềm chấm công cho luật sư được mua từ rất lâu trước khi có người lo tới lịch trực: giờ làm mới là sản phẩm, và độ chính xác của bản ghi quyết định cả phần công ty thu được và phần công ty chứng minh được.

Vấn đề thứ hai lặng lẽ hơn. Vẫn phải có người bảo đảm quầy lễ tân có người, một trợ lý pháp lý sẵn sàng vào ngày ra tòa, và hai người không cùng nghỉ trong một tuần. Phần việc đó thường chỉ nằm trên tờ lịch treo tường và trong đầu một người.

Phần mềm chấm công cho luật sư thật sự phải làm gì

Ba việc, và trọng lượng của chúng không như nhau. Ghi giờ ngay khi giờ đó phát sinh thay vì dựng lại vào thứ Sáu. Ghi giờ ấy vào đúng dự án để tồn tại một tổng số cho từng vụ việc. Và trình bày chúng ở dạng chịu được chất vấn, với giờ làm và giờ làm thêm tách riêng cùng một dấu vết phía sau mỗi lần ghi.

Shifton làm điều đó trong cùng sản phẩm giữ cho văn phòng luôn có người: chấm công trên điện thoại và trên trình duyệt, giờ ghi theo dự án, thời gian nghỉ ghi riêng, nhật ký chấm công lưu theo từng ca, và một bảng báo cáo trả về giờ làm việc, giờ làm thêm, ngày vắng, đi muộn, ngân sách và đơn giá giờ. Những công ty đặt phần mềm quản lý giờ làm của luật sư cạnh một bảng tính dùng chung sẽ thấy khác biệt nằm ở điểm thứ ba chứ không phải điểm đầu tiên.

Cách gọi thay đổi theo người ra quyết định mua. Thành viên điều hành tìm phần mềm theo dõi giờ làm cho luật sư, trưởng phòng hành chính tìm phần mềm bảng giờ cho công ty luật, còn bộ phận quản trị chỉ muốn số giờ tự đến mà không phải nhắc. Bảng giờ điện tử, hệ thống chấm công và một bảng tính đều nhận cùng một việc; chỉ một trong số đó để lại nhật ký mà bạn kiểm tra được về sau.

Giờ được ghi vào đúng vụ việc

Một tổng số giờ làm chung gần như vô dụng nếu đứng một mình. Điều quan trọng là vụ việc nào đã hút hết số giờ đó. Dự án trong Shifton là cách sự phân tách ấy diễn ra: mỗi ca và mỗi lần ghi đều thuộc về một dự án, và mọi báo cáo đều lọc được theo dự án, theo vị trí và theo khoảng ngày.

Bật bộ lọc lên và bạn có ngay con số của từng vụ việc về giờ đã làm, giờ làm thêm và ngày vắng, theo từng người, cho bất kỳ kỳ nào bạn chọn. Đây mới là thứ phần lớn công ty thật sự cần khi họ tìm phần mềm chấm công cho công ty luật: không phải một chiếc đồng hồ bấm giây, mà một tổng số bảo vệ được, gắn với một cái tên và một phần công việc cụ thể. Một công cụ tính giờ chỉ cho ra duy nhất một tổng lớn sẽ để cuộc trao đổi với bộ phận tài chính đứng nguyên tại điểm khởi đầu, còn một giải pháp không tách được một kỳ theo từng vụ việc thì cũng là vấn đề cũ dưới một cái tên khác.

Giờ đã làm, giờ làm thêm và những con số phía sau một hóa đơn

Báo cáo giờ làm việc là trung tâm của hệ thống. Với bất kỳ kỳ nào, nó trả về giờ bắt đầu và giờ kết thúc ca, độ dài ca, thời gian nghỉ, số giờ đi muộn, về sớm, số giờ vắng, số giờ đã làm, số giờ làm thêm và số ca của từng người.

Giữ giờ đã làm và giờ làm thêm ở hai cột riêng có ý nghĩa lớn hơn trong môi trường pháp lý so với phần lớn ngành khác, vì hai loại giờ này được trả và được tính khác nhau, lại luôn bị mang ra tranh luận vào cuối mỗi quý. Thêm báo cáo thưởng, trừ và ngân sách, một thành viên điều hành sẽ thấy một vụ việc đã tiêu tốn những gì thay vì phải ước lượng. Trang tính năng chấm công của chúng tôi mô tả cách các lần ghi được thu nhận. Shifton tạo ra số giờ; Shifton không xuất hóa đơn.

Trực cho ngày ra tòa, quầy lễ tân và nhân sự hỗ trợ

Không chỉ luật sư mới cần được sắp lịch cả tuần. Quầy lễ tân, trợ lý pháp lý, thư ký và nhân viên văn thư phải có người suốt giờ làm việc, và một ngày ra tòa lấy đi một người khỏi văn phòng chỉ với thông báo trước một ngày. Việc xếp lịch cho công ty luật thực chất nói về lớp nhân sự hỗ trợ đó.

Lưới tuần đặt cả đội lên một màn hình với những chỗ chưa có người nằm ở một hàng riêng, nên một quầy lễ tân trống được nhìn thấy trước nhiều ngày. Ca trực có thể đăng thành ca trống cho bất kỳ ai đủ điều kiện tự nhận, việc đổi ca chạy qua ứng dụng và cần quản lý xác nhận, mọi thay đổi đều được gửi tới các điện thoại liên quan. Loại phần mềm xếp lịch này không dựng cho bạn một sổ phiên tòa, nhưng nó ngăn văn phòng bị trống vì hai người cùng đặt một thứ Sáu. Dù yêu cầu được viết là phần mềm xếp lịch cho công ty luật, hệ thống xếp lịch nhân sự hỗ trợ hay ứng dụng lịch làm việc, cơ chế vẫn là cùng một lưới, cùng những ca trống và cùng những thông báo. Một ứng dụng như vậy được đánh giá bằng việc nhân sự hỗ trợ có mở nó hay không, chứ không bằng số lượng khung nhìn nó cung cấp.

Vai trò, mức quyền và ai thấy được gì

Nghĩa vụ bảo mật định hình mọi thứ trong một công ty luật, kể cả các công cụ hành chính. Mỗi người trong Shifton có một mức quyền, nhân viên hoặc quản trị viên, cùng một vị trí và một múi giờ. Nhân viên chỉ thấy ca của mình và giờ làm của mình. Quản trị viên chỉ thấy những đội được giao, nghĩa là một trưởng phòng hành chính có thể vận hành lịch mà không có tầm nhìn vào toàn bộ công ty.

Việc đưa người vào hệ thống là một danh sách chứ không phải một dự án. Mời bằng email, nhập danh sách có sẵn, và cột trạng thái tài khoản cho thấy ai đã nhận lời và ai còn đang chờ, điều đó giữ cho việc triển khai không dừng lại giữa đường. Việc hoạch định nhân sự trong ngành luật thất bại vì mức độ sử dụng nhiều hơn hẳn so với vì tính năng, nên danh sách mời quan trọng ngang với cái lịch. Một lần triển khai dừng ở nhóm quản trị viên thì chưa thay đổi được gì.

Nghỉ phép, số ngày còn lại và những báo cáo luôn bị hỏi tới

Ở một công ty nhỏ, nghỉ phép là vấn đề xếp lịch khoác áo nhân sự, vì hai người vắng trong cùng một tuần có thể khiến một ngày ra tòa không có ai. Đơn được gửi trong ứng dụng và người quản lý phê duyệt, phép đã duyệt xuất hiện trên lịch ngay lập tức nên nó được tính vào tuần tới thay vì bị phát hiện muộn.

Báo cáo số ngày phép cho ra ngày được cộng, ngày đã dùng và số ngày còn lại của từng người. Bên cạnh đó là báo cáo nghỉ phép, báo cáo giờ tối thiểu, báo cáo ca đã xác nhận và báo cáo đi muộn, tất cả đều lọc được và xuất được. Chính tổ hợp đó biến một lần mua phần mềm chấm công thành thứ mà thành viên điều hành thật sự đọc.

Shifton là gì và không là gì

Nói thẳng thì tiết kiệm thời gian. Shifton là phần mềm quản lý nhân sự: lịch làm việc, giờ làm, chuyên cần, ngày vắng, báo cáo. Nó không giữ hồ sơ, không giữ dữ liệu khách hàng, không xuất hóa đơn và không quản sổ phiên tòa. Nó sẽ không soạn giúp bất cứ thứ gì và không lưu một tài liệu nào.

Thứ nó thay thế là bảng giờ làm bằng tay, tờ lịch trực trên giấy và màn dựng lại số liệu vào cuối tháng. Các công ty luật thường dùng nó song song với hệ thống đang lưu hồ sơ, và đó là lý do quyết định về một phần mềm bảng giờ cho luật sư thường đến rất nhanh: nó không cạnh tranh với những công cụ mà công ty đã phụ thuộc vào. Các đơn vị chuyên môn ngoài ngành luật có thể so sánh trang xếp lịch cho dịch vụ chuyên nghiệp của chúng tôi, nơi xử lý cùng câu hỏi về giờ tính phí cho các công ty tư vấn.

Chọn một ứng dụng chấm công cho luật sư

Hãy thử bất kỳ ứng dụng chấm công nào trên một tuần thật. Cho ba người bấm vào và bấm ra trong năm ngày, rồi kéo báo cáo ra và xem tổng số có khớp với điều đã thật sự diễn ra, giờ làm thêm có được tách riêng, và bạn có lọc được về một vụ việc mà không phải xuất toàn bộ. Mở ứng dụng trên điện thoại và đếm xem một lần bấm vào mất bao nhiêu lần chạm, vì một ứng dụng cần tới sáu lần chạm sẽ âm thầm bị bỏ. Các bảng xếp hạng phần mềm chấm công tốt nhất cho công ty luật ít khi trụ được qua bài thử đó, vì mức độ sử dụng được quyết định trên điện thoại chứ không phải trong một bảng so sánh tính năng.

Shifton miễn phí cho tối đa mười thành viên, không giới hạn thời gian, đủ cho một văn phòng nhỏ dùng trọn vẹn, và trên mức đó các gói trả phí tính theo mỗi nhân viên mỗi tháng; trang giá cho thấy từng mô đun nằm ở đâu. Hãy nhập đội vào, ghi một tuần giờ làm vào một vụ việc rồi kéo báo cáo ra để thấy khác biệt giữa một con số ước lượng và một bản ghi.