Program za razporejanje v profesionalnih storitvah za stranke

V podjetju s profesionalnimi storitvami je edina resnična zaloga čas. Svetovalci, računovodje, inženirji in arhitekti prodajajo ure, vsaka ura, ki ostane nezabeležena, nedodeljena ali nezaračunana, pa je za vedno izgubljena. Prav zato program za razporejanje v profesionalnih storitvah tu pomeni več kot v večini panog: razpored ni administrativna priročnost, temveč načrt celotne tedenske zmogljivosti podjetja.

Pritisk je poleg tega neenakomeren. Delo prihaja v valovih okrog rokov za oddajo, mejnikov projektov in zaključkov leta, nato pa upade. En teden dvanajstčlanski ekipi manjkajo štirje ljudje, šest tednov pozneje jih polovica sedi brez enega samega rezerviranega dela. Oba stanja stanejo denar in oba ostaneta nevidna, dokler nekdo ne vidi celega tedna na enem zaslonu.

Kaj mora program za razporejanje v profesionalnih storitvah zmoči

Večino vrednosti nosijo štiri zmožnosti. Hitro dodeliti ljudi poslom s strankami in to dodelitev spremeniti brez ponovnega risanja tedna. Prikazati seštevke ur po osebi, dokler je razpored še mogoče urejati, da se napeto obdobje tiho ne prevesi v izgorelost in nadure. Objaviti vsem hkrati, ker je polovica ekipe pri stranki. In zabeležiti dejansko opravljene ure po osebi in po projektu v obliki, ki jo finance lahko uporabijo.

Vse onkraj tega je stvar okusa. Sistem za razporejanje v profesionalnih storitvah, ki te štiri stvari opravi dobro, podjetju prinese več kot daljši seznam funkcij, uperjen v težave, ki jih nima.

Ure na stranko, zabeležene in ne priklicane iz spomina

Večina podjetij teden še vedno sestavlja v petek popoldne iz spomina in koledarja. Rezultat je evidenca ur v profesionalnih storitvah, ki je približno pravilna, sistematično prenizko prikazana in je ni mogoče braniti, če jo stranka postavi pod vprašaj.

Razporejanje na projekte spremeni izhodišče. Delo se knjiži na posel, ljudje se prijavljajo in odjavljajo iz mobilne aplikacije ali s spleta, poročilo o urah pa izide razčlenjeno po osebi in projektu, z ločenimi opravljenimi urami in nadurami. S tem se jasno ločijo tudi obračunljive ure od neobračunljivih ur. Dobite zapis o tem, kam je šel čas, in ne rekonstrukcije. Podjetja, ki iščejo program za spremljanje časa v profesionalnih storitvah, običajno poskušajo zapreti prav to vrzel med tem, kar se je zgodilo, in tem, kar je bilo zapisano.

Da bi zapisu zaupali, se morajo ujeti tri stvari:

• Razpored in evidenca prihodov sta v istem sistemu, zato je mogoče primerjati načrtovane in dejanske ure
• Vsak blok nosi projekt, zato se ure pripišejo v trenutku, ko so zabeležene
• Poročila se izvozijo v obliki, ki jo finance prepoznajo, ne da bi jih kdo pretipkaval

Če ena od njih manjka, se vrnete k rekonstrukciji. To je tudi praktična razlika med programom za spremljanje časa v računovodskem podjetju in skupno preglednico z začetnicami ljudi ob strani.

Sezona viška dela in nadure, ki jih prinaša

Vsako podjetje ima obdobje, ko o načrtu ni več pogajanja. Zaključki leta, rok za oddajo, projekt, ki gre v uporabo. Ure naraščajo, vikendi se porabijo, tveganje pa se preseli s praznega teka na ljudi, ki se tiho izčrpavajo.

Nadzor je vidnost, dokler je teden še mogoče urejati. Meja vsake osebe stoji ob urah, ki so ji že dodeljene, zato je preobremenjen teden očiten pred objavo in ne šele po obračunu plač. Podaljšana pokritost, večerni bloki in vikend delo gredo v isto mrežo kot običajni dnevi, z izpisanimi vlogami, da mlajši sodelavec nikoli ne ostane sam na izmeni z rokom. Program za razporejanje v računovodskem podjetju stoji ali pade na tem, kako dobro obvlada teh osem tednov na leto.

Ljudje brez posla: vedeti, kdo je prihodnji teden prost

Nasprotna težava je enako draga. Izkušen svetovalec s praznim tednom je strošek, ki ga podjetje nosi v celoti, in nihče tega ne opazi, dokler se mesec ne zapre. Pogled na celotno ekipo v eni mreži naredi razpoložljivost berljivo: kdo je zaseden, kdo je zaseden do polovice in kateri dnevi so odprti.

Razpoložljivost in zahtevki za dopust pridejo od ekipe, zato tisti, ki načrtuje prihodnji mesec, izhaja iz tega, kar so ljudje resnično sporočili, in ne iz zapiska v glavi. Delo, ki še ni bilo nikomur dodeljeno, ostane v odprti vrstici, namesto da bi izginilo, kar pomeni, da vprašanja o zmogljivosti padejo takrat, ko je nanje še mogoče odgovoriti. Program za spremljanje časa za svetovalno podjetje se običajno kupi zaradi vprašanj o zaračunavanju, a prva stvar, ki jo spremeni, je preprostejša: pošten pogled na to, kdo ima prihodnji teden prostor. Arhitekturni in inženirski biroji delujejo po istem vzorcu, naša stran program za razporejanje za arhitekte pa pokriva njegovo studijsko različico.

Dopust v podjetju, ki teče po rokih

Dopust v profesionalnih storitvah nikoli ni preprost. Zahtevki se kopičijo v mirnih obdobjih, se prekličejo, ko stranka premakne datum, in jih je treba preveriti glede na to, kdo iz iste ekipe je že odsoten. Če se rešujejo po elektronski pošti, iz tega nastane zasebni seznam v rokah enega partnerja.

Ko je zahtevek v istem sistemu kot razpored, se odda iz aplikacije, vodja ga odobri ali zavrne, v razporedu pa se odrazi takoj. Poročila o stanju dopusta in odsotnostih pokažejo, kaj je bilo izkoriščeno in kaj ostaja po osebi, kar odpravi večino letnega prepira o prenesenih dnevih.

Evidenca ur, ki jo finance res lahko uporabijo

Predaja ob koncu meseca je točka, kjer se razporejanje bodisi povrne bodisi ne. Poročila o delovnih urah razdelijo obdobje na opravljene ure, nadure, odmore, zamude in odsotnosti za vsako osebo in projekt. Poročila o urnih postavkah ločijo osnovne ure od ur z dodatkom. Oboje se izvozi, tako da finančna ekipa prejme datoteko in ne niza na pol zapomnjenih odgovorov.

Integracija s QuickBooksom prenese računovodske podatke, Zapier pa poveže Shifton z drugimi sistemi, ki jih podjetje že poganja. Če vam je najbolj pomembno prav poročanje, stran funkcije poročila predstavi vsebino vsakega poročila.

Kje se končajo celoviti paketi in kje se začne razporejanje

Mejo velja povedati naravnost. Programska oprema za upravljanje profesionalnih storitev, programi za vodenje računovodskih podjetij in svetovalni paketi so zgrajeni okrog komercialnega cikla: prodajni lijak, zaračunavanje, ekonomika posla. To niso orodja za razporejanje in večina jih vnos časa obravnava kot formalnost.

Shifton je namenoma druga polovica. Načrtuje, kdo kdaj dela, načrt spravi na telefone, zabeleži prisotnost in preda čiste ure po osebi in po projektu. Ne izda računa in ne napoveduje ničesar. Podjetja, ki hočejo številko obračunljivih ur, za katero lahko stojijo, običajno ugotovijo, da je manjkal prav sloj beleženja in ne še ena nadzorna plošča.

Izbira sistema, ki ga bo ekipa še naprej uporabljala

Preizkusite ga tako, kot ga bo uporabljalo podjetje. Razporedite teden dela za stranke in si izmerite čas. Spremenite eno dodelitev in poglejte, kako hitro to izvedo prizadeti. Prosite nekoga pri stranki, naj se prijavi s telefona. Izvozite poročilo o urah za en projekt in poglejte, ali se ujema s tem, kar ste pričakovali.

Pod 10 ljudmi brezplačni paket Shiftona opravi celotno delo brez časovne omejitve, kar majhni pisarni povsem ustreza. Ko podjetje raste, se plačljivi paketi obračunajo na zaposlenega na mesec in dodajo globlje poročanje in nadzor, geolokacija in lokacija dela pa sta na voljo kot plačljiv modul. Cilj pri vsaki velikosti ostaja isti: teden, ki odraža resnično zmogljivost, sezona viška, v kateri nihče ne izgori, in številka ur, ki zdrži, ko stranka vpraša.