Ewidencja czasu pracy dla prawników i kancelarii

W kancelarii zapisany czas jest przychodem. Każda godzina, która nie trafia do ewidencji albo zostaje wpisana z pamięci na koniec tygodnia, to albo pieniądze, których kancelaria nigdy nie rozliczy, albo liczba, której nikt nie obroni. Właśnie dlatego ewidencję czasu pracy w kancelarii kupuje się na długo przed tym, gdy ktokolwiek zaczyna myśleć o grafikach: godziny są tu produktem, a dokładność zapisu decyduje zarówno o tym, ile kancelaria zarabia, jak i o tym, co potrafi udowodnić.

Drugi problem jest cichszy. Ktoś nadal musi pilnować, żeby recepcja była obsadzona, żeby w dniu rozprawy dostępny był aplikant i żeby dwie osoby nie wzięły urlopu w tym samym tygodniu. Ta praca zwykle mieszka w planerze na ścianie i w czyjejś głowie.

Co ewidencja czasu pracy w kancelarii musi naprawdę robić

Trzy rzeczy, a ich waga nie jest równa. Zbierać godziny na bieżąco, a nie odtwarzać je w piątek. Przypisywać je do właściwego projektu, żeby istniała suma dla każdej sprawy. I podawać je w formie, która wytrzyma pytanie, z rozdzielonymi godzinami przepracowanymi i nadgodzinami oraz ze śladem za każdym wpisem.

Shifton robi to w tym samym produkcie, który utrzymuje obsadę biura: rejestracja czasu w telefonie i przeglądarce, godziny zapisywane na projektach, przerwy odnotowywane osobno, logi karty czasu pracy trzymane przy każdej zmianie oraz panel raportów zwracający czas pracy, nadgodziny, nieobecności, spóźnienia, budżet i stawki godzinowe. Kancelarie, które porównują program do ewidencji godzin prawników ze wspólnym arkuszem, znajdują różnicę w punkcie trzecim, a nie w pierwszym.

Nazwa zmienia się wraz z osobą kupującą. Partnerzy szukają programu do rozliczania czasu pracy prawników, dyrektor administracyjny systemu kart pracy dla kancelarii, a sekretariat chce po prostu, żeby godziny przychodziły bez przypominania. Elektroniczna karta pracy, system czasu pracy i obecności oraz zwykły arkusz roszczą sobie prawo do tego samego zadania; tylko jedno z nich prowadzi zapis, który można sprawdzić później.

Godziny przypisane do właściwej sprawy

Ogólna liczba przepracowanych godzin sama w sobie prawie nic nie znaczy. Liczy się to, która sprawa je pochłonęła. Projekty w Shifton są mechanizmem tego rozdzielenia: każda zmiana i każdy wpis należą do projektu, a każdy raport można filtrować według projektu, stanowiska i zakresu dat.

Ustaw filtr i masz liczbę dla każdej sprawy: godziny przepracowane, nadgodziny i nieobecności, na osobę, za dowolny wybrany okres. Tego właśnie kancelarie naprawdę szukają, wpisując zapytanie o rozliczanie czasu pracy prawników: nie stopera, ale sumy, którą da się obronić, powiązanej z nazwiskiem i z konkretną pracą. System ewidencji czasu, który produkuje tylko jedną wielką sumę, zostawia rozmowę z finansami dokładnie tam, gdzie się zaczęła, a narzędzie, które nie potrafi rozbić okresu na projekty, to ten sam problem pod inną nazwą.

Godziny przepracowane, nadgodziny i liczby stojące za rozliczeniem

Raport czasu pracy jest środkiem całego systemu. Za dowolny okres zwraca początek i koniec zmiany, długość, czas przerw, godziny spóźnień, wcześniejsze wyjścia, godziny nieobecności, godziny przepracowane, nadgodziny i liczbę zmian dla każdej osoby.

Trzymanie godzin przepracowanych i nadgodzin w osobnych kolumnach waży w kancelarii więcej niż w większości firm, bo jedne i drugie są inaczej płacone i inaczej przenoszone na klienta oraz wracają w rozmowach na koniec każdego kwartału. Dodaj raporty premii, potrąceń i budżetu, a partner zobaczy, ile pochłonęła sprawa, zamiast to szacować. Nasza strona funkcji rejestracji czasu pracy opisuje, jak powstają wpisy. Shifton daje godziny; faktury nie wystawia.

Obsada na dni rozpraw, recepcję i sekretariat

Nie tylko prawnicy mają tydzień, który trzeba zaplanować. Recepcja, aplikanci, sekretarki i pracownicy administracyjni muszą pokryć godziny pracy biura, a rozprawa zabiera kogoś z kancelarii z jednodniowym wyprzedzeniem. Planowanie grafików w kancelarii dotyczy w istocie tej warstwy wsparcia.

Siatka tygodniowa stawia cały zespół na jednym ekranie, a nieobsadzone godziny wyrzuca do osobnego wiersza, więc pusta recepcja widoczna jest na kilka dni wcześniej. Obsadę można opublikować jako otwartą zmianę dla każdego, kto ma do niej uprawnienia, wymiany idą przez aplikację z potwierdzeniem przełożonego, a każda zmiana trafia na telefony osób, których dotyczy. Taki program do grafików nie zbuduje kalendarza rozpraw, ale nie pozwoli, żeby biuro zostało bez ludzi, bo dwie osoby zarezerwowały ten sam piątek. Niezależnie od tego, czy potrzeba zostanie zapisana jako program do grafików dla prawników, planowanie pracy sekretariatu czy aplikacja z grafikiem, mechanizm jest ten sam: ta sama siatka, te same otwarte zmiany i te same powiadomienia. Aplikację z grafikiem ocenia się po tym, czy sekretariat ją otwiera, a nie po liczbie widoków.

Role, poziomy dostępu i kto co widzi

Poufność kształtuje w kancelarii wszystko, także narzędzia administracyjne. Każda osoba w Shifton ma poziom uprawnień, pracownik albo administrator, stanowisko i strefę czasową. Pracownik widzi wyłącznie swoje zmiany i swoje godziny. Administrator widzi zespoły, które mu przydzielono, więc kierownik biura może prowadzić grafik, nie zyskując wglądu w całą kancelarię.

Wdrożenie ludzi to lista, a nie projekt. Zaproś osoby mailem, zaimportuj gotową listę, a kolumna statusu konta pokaże, kto przyjął zaproszenie i kto jeszcze czeka; to właśnie nie pozwala wdrożeniu utknąć w połowie. Program do planowania pracy w kancelarii przegrywa na przyjęciu przez ludzi znacznie częściej niż na funkcjach, więc lista zaproszeń waży tyle samo co kalendarz. Wdrożenie, które zatrzymało się na administratorach, nie zmieniło niczego.

Nieobecności, salda i raporty, o które się prosi

Urlop w małej kancelarii to problem planowania przebrany za kadrowy, bo dwie nieobecności w tym samym tygodniu mogą zostawić termin rozprawy bez obsady. Wnioski składane są w aplikacji i zatwierdzane przez przełożonego, a zatwierdzony urlop pojawia się w grafiku od razu, więc wchodzi do planu następnego tygodnia, zamiast zostać odkryty w trakcie.

Raport salda urlopowego podaje dni przyznane, dni wykorzystane i pozostałe saldo na osobę. Obok leżą raporty nieobecności, godzin minimalnych, potwierdzonych zmian i spóźnień, wszystkie z filtrami i eksportem. To właśnie ta kombinacja zamienia zakup ewidencji czasu pracy w coś, co partner zarządzający naprawdę czyta.

Czym Shifton jest, a czym nie jest

Mówienie wprost oszczędza czas. Shifton to oprogramowanie do zarządzania personelem: grafiki, godziny, obecność, nieobecności, raporty. Nie trzyma akt, danych klientów, fakturowania ani terminarza rozpraw. Niczego nie napisze i nie zachowa ani jednego dokumentu.

Zastępuje arkusz z godzinami, papierowy grafik obsady i odtwarzanie danych na koniec miesiąca. Kancelarie zwykle używają go obok systemu, w którym trzymają akta, dlatego decyzja o systemie kart pracy zapada szybko: nie konkuruje z narzędziami, od których praktyka już zależy. Firmy usług profesjonalnych poza prawem mogą porównać naszą stronę planowania w usługach profesjonalnych, która rozwiązuje tę samą kwestię godzin rozliczalnych dla doradztwa.

Jak wybrać aplikację do ewidencji czasu

Sprawdź każdą aplikację do ewidencji czasu na prawdziwym tygodniu. Niech trzy osoby odbijają wejścia i wyjścia przez pięć dni, potem pobierz raport i zobacz, czy sumy zgadzają się z tym, co faktycznie się stało, czy nadgodziny są rozdzielone i czy da się przefiltrować jeden projekt bez eksportowania wszystkiego. Otwórz aplikację na telefonie i policz, ile dotknięć wymaga odbicie, bo aplikacja, w której potrzeba sześciu, po cichu przestanie być używana. Zestawienia najlepszych programów do ewidencji czasu pracy dla kancelarii rzadko wytrzymują ten test, bo przyjęcie rozstrzyga się na telefonie, a nie w tabeli funkcji.

Shifton jest bezpłatny dla zespołu do dziesięciu osób bez ograniczenia czasowego, co w pełni pokrywa małą kancelarię, a powyżej tego plany płatne rozliczane są za pracownika miesięcznie; strona cennika pokazuje, gdzie mieści się każdy moduł. Zaimportuj zespół, zapisz jeden tydzień godzin na projekcie i pobierz raport, żeby zobaczyć różnicę między szacunkiem a zapisem.