Software de pontaj pentru avocați și echipe juridice

Într-un cabinet de avocatură, timpul consemnat este venit. Fiecare oră care rămâne neînregistrată sau care este scrisă din memorie la sfârșitul săptămânii este fie bani pe care cabinetul nu îi facturează niciodată, fie o cifră pe care nimeni nu o poate susține. De aceea un software de pontaj pentru avocați se cumpără cu mult înainte să se preocupe cineva de grafice: orele sunt produsul, iar exactitatea consemnării decide atât cât câștigă cabinetul, cât și ce poate dovedi.

A doua problemă este mai discretă. Cineva trebuie totuși să se asigure că recepția este acoperită, că într-o zi de instanță există un asistent juridic disponibil și că două persoane nu sunt în concediu în aceeași săptămână. Munca asta trăiește de obicei într-un calendar de perete și în mintea unei singure persoane.

Ce trebuie să facă în realitate un software de pontaj pentru avocați

Trei lucruri, iar greutatea lor nu este egală. Să capteze orele în momentul în care apar, nu prin reconstituirea de vineri. Să le atribuie proiectului corect, ca să existe un total pe fiecare dosar. Și să le raporteze într-o formă care rezistă la întrebări, cu orele lucrate și cele suplimentare separate și cu o urmă în spatele fiecărei înregistrări.

Shifton face asta în același produs care ține biroul acoperit: pontaj pe telefon și în browser, ore consemnate pe proiect, pauze înregistrate separat, jurnale de pontaj păstrate pe fiecare tură și un panou de rapoarte care întoarce ore de lucru, ore suplimentare, absențe, întârzieri, buget și tarife orare. Cabinetele care compară un software de evidență a orelor pentru avocați cu un tabel partajat găsesc diferența la punctul al treilea, nu la primul.

Denumirea se schimbă în funcție de cine cumpără. Asociații caută software de evidență a timpului pentru avocați, administratorii de cabinet caută fișe de pontaj pentru cabinete de avocatură, iar administrativul vrea pur și simplu ca orele să ajungă fără să alerge după ele. Fișa de pontaj digitală, sistemul de prezență și un tabel pretind aceeași sarcină; doar unul dintre ele păstrează un jurnal care poate fi verificat mai târziu.

Ore atribuite dosarului corect

Un total general de ore lucrate este aproape inutil în sine. Contează care dosar le-a absorbit. Proiectele din Shifton sunt modul în care se produce această separare: fiecare tură și fiecare înregistrare aparțin unui proiect, iar orice raport poate fi filtrat după proiect, după funcție și după interval de date.

Aplicați filtrul și aveți o cifră pe fiecare dosar pentru orele lucrate, orele suplimentare și absențe, pe persoană, pentru orice perioadă alegeți. Asta caută de fapt majoritatea cabinetelor când caută un software de pontaj pentru cabinete de avocatură: nu un cronometru, ci un total care se poate susține și care este legat de un nume și de o bucată de muncă anume. O evidență a orelor care produce un singur total mare lasă discuția cu departamentul financiar exact acolo unde a început, iar o soluție care nu poate desface o perioadă pe dosare este aceeași problemă cu alt nume.

Ore lucrate, ore suplimentare și cifrele din spatele unei facturi

Raportul de ore de lucru este centrul sistemului. Pentru orice perioadă întoarce începutul și finalul turei, durata, timpul de pauză, orele de întârziere, plecările mai devreme, orele de absență, orele lucrate, orele suplimentare și numărul de ture pentru fiecare persoană.

Păstrarea orelor lucrate și a celor suplimentare în coloane separate cântărește mai mult în mediul juridic decât în majoritatea domeniilor, pentru că cele două se plătesc și se trec în facturare diferit și se discută la finalul fiecărui trimestru. Adăugați rapoartele de bonus, penalizare și buget și un asociat vede ce a consumat un dosar în loc să estimeze. Pagina noastră de funcționalitate pontaj descrie cum sunt colectate înregistrările. Shifton produce orele; factura nu o emite.

Acoperire pentru zile de instanță, recepție și personal de suport

Nu doar avocații au o săptămână care trebuie planificată. Recepția, asistenții juridici, secretariatul și personalul administrativ trebuie acoperiți pe tot programul, iar o zi de instanță scoate pe cineva din birou cu o zi de preaviz. Planificarea turelor într-un cabinet de avocatură este în realitate despre acest strat de suport.

Grila săptămânală pune toată echipa pe un ecran, cu intervalele neacoperite pe un rând dedicat, așa că o recepție fără nimeni se vede cu zile înainte. Acoperirea poate fi publicată ca tură deschisă pe care o preia oricine îndeplinește condițiile, schimburile trec prin aplicație cu confirmarea managerului, iar fiecare modificare ajunge pe telefoanele celor implicați. Un software de planificare de acest tip nu vă va construi un calendar de termene, dar va împiedica biroul să rămână descoperit pentru că două persoane au rezervat aceeași vineri. Fie că cerința este formulată ca software de planificare pentru cabinete de avocatură, sistem de planificare a personalului de suport sau aplicație de grafic, mecanismul este aceeași grilă, aceleași ture deschise și aceleași notificări. O astfel de aplicație se judecă după faptul că personalul de suport o deschide, nu după câte vizualizări oferă.

Roluri, niveluri de autoritate și cine vede ce

Confidențialitatea modelează totul într-un cabinet, inclusiv instrumentele administrative. Fiecare persoană din Shifton are un nivel de autoritate, angajat sau administrator, plus o funcție și un fus orar. Angajații văd doar turele lor și orele lor. Administratorii văd echipele care le-au fost atribuite, ceea ce înseamnă că un manager de birou poate ține un grafic fără să capete vizibilitate asupra întregului cabinet.

Punerea în funcțiune este o listă, nu un proiect. Invitați oameni prin e-mail, importați o listă existentă, iar coloana cu starea contului arată cine a acceptat și cine este încă în așteptare, ceea ce împiedică implementarea să se blocheze la jumătate. Planificarea personalului în domeniul juridic eșuează pe adoptare mult mai des decât pe funcționalități, așa că lista de invitații cântărește la fel de mult ca și calendarul. O implementare care se oprește la administratori nu a schimbat nimic.

Concedii, solduri și rapoartele care se cer

Concediul într-un cabinet mic este o problemă de planificare deghizată în chestiune de resurse umane, pentru că două absențe în aceeași săptămână pot lăsa un termen fără acoperire. Cererile se depun în aplicație și sunt aprobate de un manager, iar concediul aprobat apare imediat în grafic, deci intră în calculul săptămânii următoare în loc să fie descoperit ulterior.

Raportul de sold de concediu oferă zilele adăugate, zilele consumate și soldul rămas pentru fiecare. Lângă el stau rapoartele de absență, rapoartele de ore minime, rapoartele de ture confirmate și raportul de angajați întârziați, toate filtrabile și exportabile. Această combinație transformă achiziția unui software de pontaj în ceva ce asociatul coordonator citește într-adevăr.

Ce este și ce nu este Shifton

Claritatea economisește timp. Shifton este software de personal: grafice de tură, ore, prezență, absențe, raportare. Nu păstrează dosare, date despre clienți, facturare sau calendar de termene. Nu redactează nimic și nu stochează niciun document.

Ce înlocuiește sunt tabelul de ore, graficul de acoperire pe hârtie și reconstituirea de la final de lună. Cabinetele îl folosesc de obicei alături de sistemul în care își țin dosarele, motiv pentru care decizia privind o fișă de pontaj pentru avocați se ia repede: nu concurează cu instrumentele de care practica depinde deja. Practicile profesionale din afara dreptului pot compara pagina noastră planificare pentru servicii profesionale, care tratează aceeași chestiune a orelor facturabile pentru firmele de consultanță.

Cum alegeți o aplicație de pontaj pentru avocați

Testați orice aplicație de pontaj pe o săptămână reală. Puneți trei oameni să ponteze la intrare și la ieșire cinci zile, apoi scoateți raportul și vedeți dacă totalurile corespund cu ce s-a întâmplat în realitate, dacă orele suplimentare sunt separate și dacă puteți filtra pe un singur dosar fără să exportați tot. Deschideți aplicația pe un telefon și numărați câte atingeri cere o pontare, pentru că o aplicație care are nevoie de șase încetează în liniște să mai fie folosită. Clasamentele celui mai bun software de pontaj pentru cabinete de avocatură rezistă rar la un asemenea test, pentru că adoptarea se decide pe telefon și nu într-un tabel de funcționalități.

Shifton este gratuit pentru până la zece membri de echipă, fără limită de timp, ceea ce acoperă integral un cabinet mic, iar peste acest număr planurile plătite se facturează pe angajat pe lună; pagina de prețuri arată unde se află fiecare modul. Importați echipa, înregistrați o săptămână de ore pe un dosar și scoateți raportul pentru a vedea diferența dintre o estimare și o consemnare.