Software Pencatatan Jam Kerja untuk Advokat dan Tim Hukum

Di kantor hukum, waktu yang tercatat adalah pendapatan. Setiap jam yang tidak terekam, atau yang ditulis dari ingatan pada akhir minggu, adalah uang yang tidak pernah ditagihkan atau angka yang tidak bisa dipertahankan oleh siapa pun. Karena itu software pencatatan jam kerja untuk advokat dibeli jauh sebelum ada orang yang memikirkan jadwal jaga: jam kerja adalah produknya, dan ketelitian catatan menentukan sekaligus berapa yang diperoleh kantor dan apa yang bisa dibuktikannya.

Persoalan kedua lebih sunyi. Tetap harus ada orang yang memastikan meja resepsionis terisi, seorang paralegal tersedia pada hari sidang, dan tidak ada dua orang yang cuti pada minggu yang sama. Pekerjaan itu biasanya hidup di kalender dinding dan di kepala satu orang.

Yang sebenarnya harus dilakukan software jam kerja untuk advokat

Ada tiga hal, dan bobotnya tidak sama. Menangkap jam saat jam itu terjadi, bukan menyusunnya kembali pada hari Jumat. Membebankan jam itu ke perkara yang tepat agar total per penanganan benar-benar ada. Dan melaporkannya dalam bentuk yang tahan dipertanyakan, dengan jam kerja dan jam lembur terpisah serta jejak di belakang setiap entri.

Shifton melakukannya di dalam produk yang sama yang menjaga kantor tetap terisi: absensi lewat ponsel dan peramban, jam dicatat per proyek, istirahat direkam terpisah, log absensi disimpan per shift, dan panel laporan yang mengembalikan angka jam kerja, lembur, ketidakhadiran, keterlambatan, anggaran, serta tarif per jam. Kantor yang membandingkan software jam kerja advokat dengan satu lembar kerja bersama menemukan perbedaannya pada poin ketiga, bukan pada poin pertama.

Sebutannya berubah tergantung siapa yang membeli. Partner mencari software pencatat jam advokat, manajer kantor mencari software timesheet kantor hukum, dan bagian administrasi hanya ingin jamnya datang tanpa harus ditagih berkali-kali. Timesheet digital, sistem absensi dan kehadiran, serta lembar kerja sama-sama mengaku mengerjakan tugas yang sama; hanya satu di antaranya menyimpan log yang bisa diperiksa kemudian.

Jam yang dibebankan ke perkara yang tepat

Total jam kerja secara keseluruhan hampir tidak berguna kalau berdiri sendiri. Yang penting adalah perkara mana yang menyerap jam itu. Proyek di Shifton adalah cara pemisahan itu terjadi: setiap shift dan setiap entri yang tercatat melekat pada sebuah proyek, dan setiap laporan bisa difilter menurut proyek, posisi, dan rentang tanggal.

Jalankan filter itu dan Anda mendapatkan angka per penanganan untuk jam kerja, jam lembur, dan ketidakhadiran, per orang, untuk periode mana pun yang Anda pilih. Inilah yang sesungguhnya dicari sebagian besar kantor ketika mereka mencari software absensi kantor hukum: bukan stopwatch, melainkan total yang bisa dipertanggungjawabkan dan menempel pada satu nama serta satu pekerjaan tertentu. Pencatatan jam yang hanya menghasilkan satu total besar meninggalkan pembicaraan dengan bagian keuangan tepat di titik awalnya, dan solusi yang tidak mampu memecah satu periode menurut perkara adalah persoalan yang sama dengan nama berbeda.

Jam kerja, lembur, dan angka di belakang sebuah tagihan

Laporan jam kerja adalah pusat sistem ini. Untuk periode apa pun, laporan itu mengembalikan waktu mulai dan selesai shift, durasi, waktu istirahat, jam keterlambatan, pulang lebih awal, jam absen, jam kerja, jam lembur, dan jumlah shift untuk setiap orang.

Menjaga jam kerja dan jam lembur di kolom yang berbeda lebih penting di lingkungan hukum daripada di banyak bidang lain, karena keduanya dibayar dan dibebankan secara berbeda serta selalu diperdebatkan di penghujung kuartal. Tambahkan laporan bonus, potongan, dan anggaran, maka seorang partner bisa melihat apa yang dihabiskan sebuah perkara alih-alih memperkirakannya. Halaman fitur pencatatan jam kerja kami menjelaskan bagaimana entri itu diambil. Shifton menghasilkan jamnya; Shifton tidak menerbitkan tagihannya.

Jaga untuk hari sidang, resepsionis, dan staf pendukung

Bukan hanya advokat yang minggunya harus direncanakan. Resepsionis, paralegal, sekretaris, dan juru arsip harus terisi sepanjang jam kerja, dan satu hari sidang menarik seseorang keluar dari kantor hanya dengan pemberitahuan sehari. Penjadwalan untuk kantor hukum sesungguhnya berbicara tentang lapisan pendukung itu.

Kisi mingguan menaruh seluruh tim di satu layar dengan slot yang belum terisi pada baris khusus, sehingga meja resepsionis yang kosong terlihat beberapa hari lebih awal. Jaga dapat ditayangkan sebagai shift terbuka untuk diambil siapa pun yang memenuhi syarat, pertukaran berjalan melalui aplikasi dengan konfirmasi atasan, dan setiap perubahan terkirim ke ponsel yang terdampak. Software penjadwalan semacam ini tidak akan menyusun agenda persidangan, tetapi akan mencegah kantor kosong karena dua orang memesan hari Jumat yang sama. Entah kebutuhannya dituliskan sebagai software jadwal kantor hukum, sistem penjadwalan staf pendukung, atau aplikasi jadwal kerja, mekanismenya tetap kisi yang sama, shift terbuka yang sama, dan pemberitahuan yang sama. Aplikasi seperti ini dinilai dari apakah staf pendukung membukanya, bukan dari berapa banyak tampilan yang ditawarkannya.

Peran, tingkat wewenang, dan siapa melihat apa

Kerahasiaan membentuk segala hal di kantor hukum, termasuk perkakas administrasinya. Setiap orang di Shifton memiliki tingkat wewenang, karyawan atau administrator, sebuah posisi, dan satu zona waktu. Staf hanya melihat shift dan jam kerjanya sendiri. Administrator melihat tim yang diberikan kepadanya, artinya seorang manajer kantor bisa menjalankan jadwal tanpa memperoleh pandangan atas seluruh kantor.

Penyiapan awal adalah sebuah daftar, bukan sebuah proyek. Undang orang lewat email, impor daftar yang sudah ada, dan kolom status akun menunjukkan siapa yang sudah menerima dan siapa yang masih menunggu, sehingga penerapan tidak berhenti di tengah jalan. Perencanaan personel di bidang hukum jauh lebih sering gagal pada tingkat pemakaian daripada pada fiturnya, jadi daftar undangan sama pentingnya dengan kalendernya. Penerapan yang berhenti di para administrator sama saja dengan tidak mengubah apa pun.

Cuti, saldo, dan laporan yang selalu diminta

Cuti di kantor kecil adalah persoalan penjadwalan yang berpakaian seperti persoalan kepegawaian, karena dua ketidakhadiran pada minggu yang sama bisa membuat satu jadwal sidang tanpa orang. Permohonan diajukan di aplikasi dan disetujui atasan, dan cuti yang disetujui langsung muncul di jadwal sehingga ikut diperhitungkan pada minggu berikutnya, bukan baru ditemukan belakangan.

Laporan saldo cuti memberi hari yang ditambahkan, hari yang terpakai, dan saldo tersisa per orang. Di sebelahnya ada laporan cuti, laporan jam minimum, laporan shift terkonfirmasi, dan laporan keterlambatan, semuanya bisa difilter dan diekspor. Kombinasi itulah yang mengubah pembelian software absensi kantor hukum menjadi sesuatu yang benar-benar dibaca partner pengelola.

Apa Shifton itu dan apa yang bukan

Berterus terang menghemat waktu. Shifton adalah software pengelolaan personel: jadwal shift, jam kerja, kehadiran, ketidakhadiran, pelaporan. Shifton tidak menyimpan berkas, data klien, penagihan, maupun agenda persidangan. Shifton tidak akan menyusun dokumen apa pun dan tidak menyimpan satu berkas pun.

Yang digantikannya adalah lembar jam kerja manual, jadwal jaga di kertas, dan penyusunan ulang di akhir bulan. Kantor hukum biasanya menjalankannya berdampingan dengan sistem tempat berkas mereka berada, dan itulah sebabnya keputusan soal software timesheet advokat biasanya cepat: Shifton tidak bersaing dengan perkakas yang sudah menjadi tumpuan kantor. Praktik profesional di luar bidang hukum dapat membandingkan halaman penjadwalan layanan profesional kami, yang menangani pertanyaan jam tertagih yang sama untuk perusahaan konsultan.

Memilih aplikasi pencatat jam kerja untuk advokat

Uji setiap aplikasi pencatat jam kerja dengan satu minggu nyata. Minta tiga orang melakukan absen masuk dan keluar selama lima hari, lalu tarik laporannya dan lihat apakah totalnya cocok dengan apa yang benar-benar terjadi, apakah lembur dipisahkan, dan apakah Anda bisa memfilter satu perkara tanpa mengekspor semuanya. Buka aplikasi di ponsel dan hitung berapa kali ketukan yang dibutuhkan untuk absen masuk, karena aplikasi yang meminta enam ketukan akan berhenti dipakai tanpa ada yang mengumumkannya. Peringkat software absensi kantor hukum terbaik jarang tahan diuji seperti itu, sebab tingkat pemakaian ditentukan di ponsel, bukan di tabel fitur.

Shifton gratis untuk sampai sepuluh anggota tim tanpa batas waktu, yang sudah mencukupi untuk kantor kecil, dan di atas itu paket berbayar dihitung per karyawan per bulan; halaman harga menunjukkan posisi setiap modul. Impor tim, catat jam kerja satu minggu pada sebuah perkara, lalu tarik laporannya untuk melihat perbedaan antara perkiraan dan catatan.