Darbo laiko apskaita advokatams ir teisės komandoms

Advokatų kontoroje užfiksuotas laikas yra pajamos. Kiekviena neįrašyta valanda arba valanda, kurią kas nors savaitės pabaigoje atkuria iš atminties, yra arba pinigai, kurių kontora niekada neišrašys sąskaitoje, arba skaičius, kurio niekas negalės pagrįsti. Todėl darbo laiko apskaita advokatams įsigyjama gerokai anksčiau, nei kas nors pradeda galvoti apie pamainų grafikus: valandos čia yra produktas, o įrašo tikslumas nusprendžia ir tai, kiek kontora uždirba, ir tai, ką ji gali įrodyti.

Antra problema tylesnė. Kas nors vis tiek turi pasirūpinti, kad priimamajame būtų žmogus, kad teismo dieną būtų laisvas advokato padėjėjas ir kad du žmonės neišeitų atostogų tą pačią savaitę. Šis darbas paprastai gyvena sieniniame kalendoriuje ir kieno nors galvoje.

Ką iš tikrųjų turi mokėti darbo laiko apskaita advokatams

Tris dalykus, ir jų svoris nevienodas. Fiksuoti valandas tada, kai jos dirbamos, o ne atkurti jas penktadienį. Priskirti tas valandas tinkamam projektui, kad egzistuotų kiekvienos bylos suma. Ir pateikti jas tokia forma, kuri išlaiko patikrinimą, kai išdirbtos valandos ir viršvalandžiai atskirti, o už kiekvieno įrašo lieka pėdsakas.

Shifton tai daro tame pačiame produkte, kuris palaiko kontorą aptarnaujamą: darbo laiko fiksavimas telefone ir naršyklėje, valandos pagal projektus, atskirai vedamos pertraukos, darbo laiko žurnalai kiekvienai pamainai ir ataskaitų skydelis, kuris grąžina darbo laiką, viršvalandžius, neatvykimus, vėlavimus, biudžetą ir įkainius. Kontoros, kurios advokatų darbo laiko apskaitos programą lygina su bendra skaičiuokle, skirtumą randa trečiame punkte, o ne pirmame.

Pavadinimas keičiasi pagal tai, kas perka. Partneriai ieško darbo laiko apskaitos programos advokatams, kontoros administratoriai - darbo laiko apskaitos žiniaraščių sistemos, o sekretoriatas tiesiog nori, kad valandos ateitų be priminimų. Elektroninis darbo laiko žiniaraštis, lankomumo sistema ir paprasta skaičiuoklė pretenduoja į tą patį darbą; tik viena iš jų palaiko žurnalą, kurį vėliau galima patikrinti.

Valandos, priskirtos tinkamai bylai

Bendras išdirbtų valandų skaičius pats vienas beveik nieko nereiškia. Svarbu, kuri byla jas sugėrė. Projektai Shifton sistemoje yra būdas šiam atskyrimui: kiekviena pamaina ir kiekvienas įrašas priklauso projektui, o kiekvieną ataskaitą galima filtruoti pagal projektą, pareigas ir datų intervalą.

Įjunkite filtrą ir gausite kiekvienos bylos išdirbtų valandų, viršvalandžių ir neatvykimų skaičius kiekvienam žmogui už bet kurį pasirinktą laikotarpį. Būtent to kontoros iš tikrųjų ieško, kai užklausia advokatų darbo laiko sekimo: ne chronometro, o pagrindžiamos sumos, susietos su vardu ir konkrečiu darbu. Advokatų kontoros darbo laiko apskaitos sistema, kuri pateikia tik vieną bendrą sumą, palieka pokalbį su finansais lygiai ten, kur jis prasidėjo, o įrankis, nemokantis išskaidyti laikotarpio pagal projektus, yra ta pati problema kitu pavadinimu.

Išdirbtos valandos, viršvalandžiai ir skaičiai už sąskaitos

Darbo laiko ataskaita yra visos sistemos centras. Už bet kurį laikotarpį ji grąžina pamainos pradžią ir pabaigą, trukmę, pertraukų laiką, vėlavimo valandas, išėjimą anksčiau, neatvykimo valandas, išdirbtas valandas, viršvalandžius ir pamainų skaičių kiekvienam žmogui.

Išdirbtas valandas ir viršvalandžius laikyti atskirose skiltyse advokatų kontoroje svarbiau nei daugelyje kitų veiklų, nes jie apmokami ir perkeliami klientui skirtingai ir kiekvieno ketvirčio pabaigoje sugrįžta į diskusijas. Pridėkite premijų, išskaitų ir biudžeto ataskaitas ir partneris matys, ką byla suvartojo, užuot spėliojęs. Mūsų darbo laiko fiksavimo funkcijos puslapis paaiškina, kaip atsiranda įrašai. Shifton pateikia valandas; sąskaitų jis neišrašo.

Pamainos teismo dienoms, priimamajam ir personalui

Savaitę reikia planuoti ne tik advokatams. Priimamasis, advokatų padėjėjai, sekretorės ir raštinės darbuotojai turi uždengti kontoros darbo laiką, o teismo diena išveda žmogų iš biuro vos dienai pranešus. Grafikų sudarymo programa advokatų kontorai iš tikrųjų yra apie šį pagalbinį sluoksnį.

Savaitės tinklelis sustato visą komandą į vieną ekraną, o neuždengtas pamainas iškelia į atskirą eilutę, todėl tuščias priimamasis matomas kelias dienas iš anksto. Pamainą galima paskelbti kaip atvirą bet kuriam tinkamam darbuotojui, apsikeitimai vyksta programėlėje su vadovo patvirtinimu, o kiekvienas pakeitimas iškart pasiekia susijusių žmonių telefonus. Tokia pamainų planavimo programa teismo kalendoriaus jums nesudarys, bet neleis kontorai likti be žmonių, nes du darbuotojai užsirašė tą patį penktadienį. Nesvarbu, ar reikalavimas užrašomas kaip pamainų programa advokatams, personalo grafikų sistema ar grafikų programėlė, mechanizmas tas pats: tas pats tinklelis, tos pačios atviros pamainos ir tie patys pranešimai. Grafikų programėlė vertinama pagal tai, ar personalas ją atidaro, o ne pagal tai, kiek vaizdų ji siūlo.

Pareigos, prieigos lygiai ir kas ką mato

Konfidencialumas kontoroje formuoja viską, įskaitant administravimo įrankius. Kiekvienas žmogus Shifton sistemoje turi prieigos lygį (darbuotojas arba administratorius), pareigas ir laiko zoną. Darbuotojai mato tik savo pamainas ir savo valandas. Administratoriai mato tik jiems priskirtas komandas, todėl biuro vadovas gali sudaryti grafiką negaudamas viso kontoros vaizdo.

Žmonių įtraukimas yra sąrašas, o ne projektas. Pakvieskite juos el. paštu, importuokite esamą sąrašą, o paskyros būsenos skiltis parodys, kas pakvietimą priėmė ir kas dar laukia; būtent tai neleidžia įdiegimui užstrigti pusiaukelėje. Personalo grafikų programa advokatų kontorai kur kas dažniau griūva dėl nepriimtos praktikos, o ne dėl funkcijų, todėl pakvietimų sąrašas svarbus tiek pat, kiek kalendorius. Įdiegimas, kuris baigėsi prie administratorių, nepakeitė nieko.

Neatvykimai, likučiai ir ataskaitos, kurių prašoma

Atostogos nedidelėje kontoroje yra planavimo problema, persirengusi personalo tema, nes du neatvykimai tą pačią savaitę gali palikti teismo datą be žmogaus. Prašymai pateikiami programėlėje ir tvirtinami vadovo, o patvirtintos atostogos grafike atsiranda iškart, todėl į kitą savaitę jos įskaičiuojamos, o ne atrandamos jos viduryje.

Atostogų likučio ataskaita pateikia priskirtas dienas, panaudotas dienas ir likutį kiekvienam žmogui. Šalia jos yra neatvykimo, minimalių valandų, patvirtintų pamainų ir vėluojančių darbuotojų ataskaitos, visos filtruojamos ir eksportuojamos. Būtent ši kombinacija darbo laiko apskaitos sistemos įsigijimą paverčia tuo, ką vadovaujantis partneris tikrai skaito.

Kas Shifton yra ir kas nėra

Aiškumas sutaupo laiko. Shifton yra personalo valdymo programa: pamainų grafikai, valandos, lankomumas, neatvykimai, ataskaitos. Jame nėra bylų, klientų duomenų, sąskaitų išrašymo ir teismo kalendoriaus. Jis nieko neparengs ir neišsaugos nė vieno dokumento.

Jis pakeičia valandų skaičiuoklę, popierinį pamainų grafiką ir mėnesio pabaigos perskaičiavimus. Kontoros paprastai naudoja jį kartu su sistema, kurioje laikomos jų bylos, todėl sprendimas dėl darbo laiko žiniaraščių programos priimamas greitai: ji nekonkuruoja su įrankiais, nuo kurių praktika jau priklauso. Profesinės įmonės už teisės srities ribų gali palyginti mūsų profesinių paslaugų grafikų puslapį, kuriame tas pats apmokamų valandų klausimas sprendžiamas konsultacijų įmonėms.

Kaip pasirinkti darbo laiko apskaitos programėlę

Bet kurią darbo laiko apskaitos programėlę išbandykite su tikra savaite. Leiskite trims žmonėms penkias dienas registruoti darbo pradžią ir pabaigą, tada atsisiųskite ataskaitą ir pažiūrėkite, ar sumos atitinka tai, kas iš tikrųjų buvo, ar viršvalandžiai atskirti ir ar galite atfiltruoti vieną projektą neeksportuodami visko. Atidarykite programėlę telefone ir suskaičiuokite, kiek paspaudimų reikia vienam atsižymėjimui, nes programėlės, kuriai jų reikia šešių, žmonės tyliai nustos naudoti. Geriausių advokatų kontorų darbo laiko apskaitos programų sąrašai šio testo dažniausiai neišlaiko, nes viskas nusprendžiama telefone, o ne funkcijų lentelėje.

Shifton yra nemokamas iki dešimties komandos narių be laiko ribos, o tai visiškai pakanka nedidelei kontorai; virš to mokami planai skaičiuojami už darbuotoją per mėnesį, o kainų puslapis parodo, kur kuris modulis yra. Importuokite komandą, užfiksuokite vieną savaitę valandų pagal projektą ir atsisiųskite ataskaitą, kad pamatytumėte skirtumą tarp spėjimo ir įrašo.