โปรแกรมบันทึกเวลาทำงานสำหรับทนายความและทีมกฎหมาย

ในสำนักงานกฎหมาย เวลาที่ถูกบันทึกไว้คือรายได้ ทุกชั่วโมงที่ไม่ได้ลงบันทึก หรือถูกเขียนย้อนหลังจากความจำในตอนสิ้นสัปดาห์ ล้วนเป็นเงินที่สำนักงานไม่ได้เรียกเก็บ หรือเป็นตัวเลขที่ไม่มีใครอธิบายได้ นี่คือเหตุผลที่โปรแกรมบันทึกเวลาทำงานสำหรับทนายความถูกจัดซื้อก่อนที่จะมีใครเริ่มกังวลเรื่องตารางเวรเสียนาน ชั่วโมงคือตัวสินค้า และความแม่นยำของบันทึกเป็นตัวกำหนดทั้งรายได้ของสำนักงานและขอบเขตที่สำนักงานพิสูจน์ได้

ปัญหาข้อที่สองเงียบกว่า ยังต้องมีใครคนหนึ่งดูแลให้เคาน์เตอร์ต้อนรับมีคนอยู่ ให้มีผู้ช่วยทนายความว่างในวันขึ้นศาล และไม่ให้สองคนลาพร้อมกันในสัปดาห์เดียว งานส่วนนี้มักอยู่แค่บนปฏิทินติดผนังกับในหัวของคนคนเดียว

สิ่งที่โปรแกรมบันทึกเวลาทำงานสำหรับทนายความต้องทำได้จริง

สามข้อ และน้ำหนักไม่เท่ากัน เก็บชั่วโมงในขณะที่มันเกิดขึ้นจริง ไม่ใช่ประกอบขึ้นใหม่ในวันศุกร์ ลงชั่วโมงเหล่านั้นให้ตรงโครงการ เพื่อให้มียอดรวมของงานแต่ละชิ้นอยู่จริง และรายงานออกมาในรูปแบบที่ทนต่อการถูกซักถาม โดยแยกชั่วโมงที่ทำจริงออกจากชั่วโมงล่วงเวลา และมีร่องรอยอยู่หลังทุกรายการ

Shifton ทำสิ่งเหล่านี้อยู่ในผลิตภัณฑ์เดียวกับที่ดูแลให้สำนักงานมีคนประจำ ได้แก่ การลงเวลาผ่านมือถือและเว็บ ชั่วโมงที่บันทึกแยกตามโครงการ เวลาพักที่ลงบันทึกแยก บันทึกการลงเวลาที่เก็บไว้เป็นรายกะ และแผงรายงานที่คืนค่าชั่วโมงทำงาน ชั่วโมงล่วงเวลา การขาดงาน การมาสาย งบประมาณ และอัตราค่าจ้าง สำนักงานที่นำโปรแกรมจับเวลางานของทนายความไปเทียบกับสเปรดชีตที่ใช้ร่วมกัน จะพบความต่างที่ข้อสาม ไม่ใช่ข้อแรก

ชื่อเรียกเปลี่ยนไปตามคนที่เป็นผู้ตัดสินใจซื้อ หุ้นส่วนค้นหาโปรแกรมจับเวลางานทนายความ ผู้จัดการสำนักงานค้นหาโปรแกรมใบบันทึกเวลาของสำนักงานกฎหมาย ส่วนฝ่ายธุรการเพียงต้องการให้ชั่วโมงมาถึงเองโดยไม่ต้องตามทวง ใบบันทึกเวลาแบบดิจิทัล ระบบลงเวลาเข้าออกงาน และสเปรดชีต ต่างอ้างว่าทำงานเดียวกัน แต่มีเพียงหนึ่งเดียวที่เก็บบันทึกซึ่งตรวจย้อนได้ในภายหลัง

ชั่วโมงที่ลงไปในคดีที่ถูกต้อง

ยอดรวมชั่วโมงทำงานเพียงตัวเดียวแทบไม่มีประโยชน์ในตัวเอง สิ่งที่สำคัญคือคดีใดกินชั่วโมงเหล่านั้นไป โครงการใน Shifton คือกลไกที่ทำให้การแยกนั้นเกิดขึ้น ทุกกะและทุกรายการที่บันทึกไว้สังกัดโครงการหนึ่ง และทุกรายงานกรองได้ตามโครงการ ตามตำแหน่ง และตามช่วงวันที่

กดกรองครั้งเดียว คุณก็ได้ตัวเลขรายคดีของชั่วโมงที่ทำจริง ชั่วโมงล่วงเวลา และการขาดงาน แยกรายบุคคล ในช่วงเวลาใดก็ได้ตามที่เลือก นี่คือสิ่งที่สำนักงานส่วนใหญ่ต้องการจริงเมื่อค้นหาโปรแกรมบันทึกเวลาทำงานสำนักงานกฎหมาย ไม่ใช่นาฬิกาจับเวลา แต่เป็นยอดรวมที่อธิบายได้ ผูกอยู่กับชื่อคนและงานชิ้นหนึ่ง เครื่องมือจับเวลาที่ให้ยอดรวมก้อนเดียวจะทิ้งบทสนทนากับฝ่ายการเงินไว้ที่จุดเริ่มต้นเหมือนเดิม และวิธีที่ไม่สามารถแยกช่วงเวลาออกตามคดีได้ ก็คือปัญหาเดิมในชื่อใหม่

ชั่วโมงที่ทำจริง ชั่วโมงล่วงเวลา และตัวเลขที่อยู่หลังใบเรียกเก็บ

รายงานชั่วโมงทำงานเป็นศูนย์กลางของระบบ สำหรับช่วงเวลาใดก็ตาม รายงานจะคืนค่าเวลาเริ่มและเวลาเลิกกะ ความยาวกะ เวลาพัก ชั่วโมงที่มาสาย การออกก่อนเวลา ชั่วโมงที่ขาดงาน ชั่วโมงที่ทำจริง ชั่วโมงล่วงเวลา และจำนวนกะของทุกคน

การเก็บชั่วโมงที่ทำจริงกับชั่วโมงล่วงเวลาไว้ในคอลัมน์ที่แยกกันมีน้ำหนักในแวดวงกฎหมายมากกว่าในหลายวงการ เพราะทั้งสองอย่างจ่ายและคิดเงินต่างวิธี และถูกยกมาถกกันทุกปลายไตรมาส เพิ่มรายงานโบนัส หักเงิน และงบประมาณเข้าไป หุ้นส่วนก็จะเห็นว่าคดีหนึ่งใช้อะไรไปเท่าไรแทนที่จะคาดคะเน หน้าฟีเจอร์ การบันทึกเวลาทำงาน ของเราอธิบายวิธีที่รายการถูกเก็บเข้ามา Shifton ผลิตชั่วโมงออกมา แต่ไม่ได้ออกใบเรียกเก็บ

การจัดคนสำหรับวันขึ้นศาล เคาน์เตอร์ต้อนรับ และเจ้าหน้าที่สนับสนุน

ไม่ใช่แค่ทนายความที่ต้องมีสัปดาห์ที่วางแผนไว้ เคาน์เตอร์ต้อนรับ ผู้ช่วยทนายความ เลขานุการ และเจ้าหน้าที่ธุรการต้องมีคนประจำตลอดเวลาทำการ และวันขึ้นศาลดึงคนออกจากสำนักงานด้วยการแจ้งล่วงหน้าเพียงวันเดียว การจัดตารางกะสำหรับสำนักงานกฎหมายว่าด้วยชั้นของบุคลากรสนับสนุนนี้เป็นหลัก

ตารางรายสัปดาห์วางทั้งทีมไว้ในหน้าจอเดียว โดยยกช่องที่ยังไม่มีคนรับไปไว้ในแถวของตัวเอง เคาน์เตอร์ต้อนรับที่ไม่มีคนจึงมองเห็นได้ล่วงหน้าหลายวัน ช่วงเวรประกาศเป็นกะที่เปิดรับให้ผู้ที่มีคุณสมบัติรับไปได้ การสลับกะทำผ่านแอปโดยมีผู้จัดการยืนยัน และทุกการเปลี่ยนแปลงถูกส่งไปยังมือถือของผู้ที่เกี่ยวข้อง ซอฟต์แวร์จัดตารางแบบนี้ไม่ได้สร้างปฏิทินนัดขึ้นศาลให้คุณ แต่จะกันไม่ให้สำนักงานว่างคนเพราะสองคนจองวันศุกร์เดียวกัน ไม่ว่าความต้องการจะถูกเขียนเป็นซอฟต์แวร์จัดตารางสำนักงานกฎหมาย ระบบจัดกำลังคนฝ่ายสนับสนุน หรือแอปตารางกะ กลไกก็คือตารางเดิม กะที่เปิดรับแบบเดิม และการแจ้งเตือนแบบเดิม แอปประเภทนี้ถูกตัดสินจากว่าเจ้าหน้าที่สนับสนุนเปิดใช้จริงหรือไม่ ไม่ใช่จากจำนวนมุมมองที่มีให้เลือก

ตำแหน่ง ระดับสิทธิ์ และใครเห็นอะไร

หน้าที่รักษาความลับกำหนดทุกอย่างในสำนักงานกฎหมาย รวมถึงเครื่องมือทางธุรการ ทุกคนใน Shifton มีระดับสิทธิ์ เป็นพนักงานหรือผู้ดูแลระบบ พร้อมตำแหน่งและเขตเวลา พนักงานเห็นเพียงกะของตนเองและชั่วโมงของตนเอง ผู้ดูแลระบบเห็นเฉพาะทีมที่ได้รับมอบ ซึ่งหมายความว่าผู้จัดการสำนักงานดูแลตารางได้โดยไม่ได้เห็นภาพทั้งสำนักงาน

การเริ่มใช้งานคือรายชื่อ ไม่ใช่โครงการ เชิญคนด้วยอีเมล นำเข้ารายชื่อที่มีอยู่ แล้วคอลัมน์สถานะบัญชีจะแสดงว่าใครตอบรับแล้วและใครยังค้าง สิ่งนี้กันไม่ให้การเริ่มใช้หยุดค้างอยู่กลางทาง การวางกำลังคนในสายกฎหมายล้มเหลวจากอัตราการใช้งานจริงบ่อยกว่าล้มเหลวจากฟีเจอร์อยู่มาก รายชื่อคำเชิญจึงสำคัญเท่ากับปฏิทิน การเริ่มใช้ที่หยุดอยู่แค่กลุ่มผู้ดูแลระบบเท่ากับยังไม่ได้เปลี่ยนอะไรเลย

การลา ยอดคงเหลือ และรายงานที่ถูกขอเสมอ

ในสำนักงานขนาดเล็ก วันลาคือปัญหาการจัดตารางที่สวมเสื้อคลุมของงานบุคคล เพราะการขาดสองคนในสัปดาห์เดียวอาจทำให้วันนัดศาลไม่มีคนรับ คำขอยื่นผ่านแอปและผู้จัดการอนุมัติ การลาที่อนุมัติแล้วปรากฏในตารางทันที จึงถูกนับรวมในสัปดาห์ถัดไปแทนที่จะเพิ่งมารู้ทีหลัง

รายงานยอดวันลาให้วันที่เพิ่มให้ วันที่ใช้ไป และยอดคงเหลือของแต่ละคน ถัดจากนั้นมีรายงานการลา รายงานชั่วโมงขั้นต่ำ รายงานกะที่ยืนยันแล้ว และรายงานพนักงานมาสาย ทั้งหมดกรองได้และส่งออกได้ ส่วนผสมนี้คือสิ่งที่เปลี่ยนการจัดซื้อโปรแกรมบันทึกเวลาทำงานให้กลายเป็นสิ่งที่หุ้นส่วนผู้บริหารอ่านจริง

Shifton คืออะไร และไม่ใช่อะไร

พูดตรงช่วยประหยัดเวลา Shifton เป็นซอฟต์แวร์บริหารกำลังคน ครอบคลุมตารางกะ ชั่วโมงทำงาน การเข้างาน การขาดงาน และการออกรายงาน โปรแกรมไม่เก็บแฟ้มคดี ไม่เก็บข้อมูลลูกความ ไม่ทำการเรียกเก็บเงิน และไม่ดูแลปฏิทินนัดศาล โปรแกรมไม่ร่างเอกสารให้และไม่จัดเก็บเอกสารแม้แต่ฉบับเดียว

สิ่งที่ถูกแทนคือตารางชั่วโมงที่ทำด้วยมือ ตารางเวรบนกระดาษ และการประกอบตัวเลขย้อนหลังในตอนสิ้นเดือน สำนักงานมักใช้งานควบคู่กับระบบที่เก็บแฟ้มคดีอยู่แล้ว จึงเป็นเหตุผลว่าการตัดสินใจเรื่องโปรแกรมใบบันทึกเวลาของทนายความมักเร็ว เพราะไม่ได้แข่งกับเครื่องมือที่สำนักงานพึ่งพาอยู่ องค์กรวิชาชีพนอกสายกฎหมายเปรียบเทียบได้จากหน้า การจัดตารางกะสำหรับบริการวิชาชีพ ของเรา ซึ่งจับโจทย์ชั่วโมงที่เรียกเก็บได้แบบเดียวกันสำหรับบริษัทที่ปรึกษา

วิธีเลือกแอปบันทึกเวลาทำงานสำหรับทนายความ

ทดลองแอปบันทึกเวลาทุกตัวด้วยสัปดาห์ทำงานจริง ให้สามคนลงเวลาเข้าและออกต่อเนื่องห้าวัน แล้วดึงรายงานออกมาดูว่ายอดตรงกับสิ่งที่เกิดขึ้นจริงหรือไม่ ชั่วโมงล่วงเวลาถูกแยกออกมาหรือไม่ และคุณกรองเหลือคดีเดียวได้โดยไม่ต้องส่งออกทั้งหมดหรือไม่ เปิดแอปบนมือถือแล้วนับว่าต้องกดกี่ครั้งจึงจะลงเวลาเข้าได้ เพราะแอปที่ต้องกดหกครั้งจะเลิกถูกใช้ไปอย่างเงียบเชียบ อันดับโปรแกรมบันทึกเวลาทำงานสำนักงานกฎหมายที่ดีที่สุดมักไม่รอดจากการทดสอบแบบนี้ เพราะอัตราการใช้งานถูกตัดสินบนมือถือ ไม่ใช่ในตารางเทียบฟีเจอร์

Shifton ใช้ฟรีสำหรับสมาชิกทีมไม่เกินสิบคนโดยไม่จำกัดเวลา ซึ่งครอบคลุมสำนักงานขนาดเล็กได้ทั้งหมด เกินจากนั้นแพ็กเกจแบบชำระเงินคิดต่อพนักงานต่อเดือน และหน้าราคาแสดงว่าแต่ละโมดูลอยู่ตำแหน่งใด นำทีมเข้าระบบ บันทึกชั่วโมงหนึ่งสัปดาห์ลงในคดีหนึ่ง แล้วดึงรายงานออกมาดูความต่างระหว่างการประมาณกับการบันทึก