Timeføring for advokater og kontorpersonale

I et advokatfirma er registrert tid det samme som inntekt. Hver time som ikke blir ført, eller som blir skrevet ned etter hukommelsen på slutten av uken, er enten penger firmaet aldri fakturerer eller et tall ingen kan forsvare. Derfor kjøpes timeføring for advokater lenge før noen bekymrer seg for vaktplaner: timene er produktet, og nøyaktigheten i registreringen avgjør både hva firmaet tjener og hva det kan dokumentere.

Det andre problemet er stillere. Noen må fortsatt sørge for at resepsjonen er bemannet, at en fullmektig er tilgjengelig på en dag med rettsmøte, og at to personer ikke har fri i samme uke. Dette arbeidet bor som regel i en veggplanlegger og i hodet til noen.

Hva timeføring for advokater faktisk må klare

Tre ting, og de veier ikke likt. Fange timene mens de oppstår i stedet for å rekonstruere dem på fredag. Føre dem på riktig prosjekt slik at det finnes en sum per oppdrag. Og rapportere dem i en form som holder når den blir bestridt, med arbeidede timer og overtid atskilt og et spor bak hver føring.

Shifton gjør dette i samme produkt som holder kontoret bemannet: en stemplingsklokke på mobil og web, timer ført per prosjekt, pauser logget for seg, logger i timelisten per vakt og et rapportpanel som leverer arbeidstid, overtid, fravær, forsinkelser, budsjett og timesatser. Firmaer som setter et system for timeregistrering for jurister opp mot et delt regneark, finner forskjellen i det tredje punktet snarere enn i det første.

Betegnelsen skifter med den som kjøper. Partnere søker timeføring for advokater, administrasjonssjefen søker et timelistesystem for advokatfirmaet, og sekretariatet vil bare at timene kommer inn uten å måtte purre. Den digitale timelisten, et system for tid og oppmøte og et regneark gjør krav på samme oppgave; bare ett av dem fører en logg du kan kontrollere i ettertid.

Timer ført på riktig prosjekt

Et samlet antall arbeidede timer er nesten ubrukelig alene. Det som betyr noe, er hvilket oppdrag som tok dem. Prosjekter er i Shifton mekanismen bak den oppdelingen: hver vakt og hver registrerte føring hører til et prosjekt, og hver rapport kan filtreres på prosjekt, stilling og datointervall.

Sett filteret, og du har et tall per oppdrag for arbeidede timer, overtidstimer og fravær, per person, for den perioden du velger. Dette er hva de fleste firmaer i realiteten leter etter bak et søk på timeregistrering for advokater: ikke en stoppeklokke, men en sum som kan forsvares og som henger på et navn og et bestemt stykke arbeid. Et timeføringssystem som bare produserer én stor totalsum, etterlater samtalen med økonomifunksjonen presis der den startet, og et verktøy som ikke kan bryte en periode ned per prosjekt, er samme problem under et annet navn.

Arbeidede timer, overtid og tallene bak en faktura

Rapporten over arbeidstimer er midtpunktet i systemet. For enhver periode leverer den vaktens start og slutt, varighet, pausetid, forsinkede timer, tidlig avgang, fraværstimer, arbeidede timer, overtidstimer og antall vakter for hver person.

Å holde arbeidede timer og overtid i atskilte kolonner veier tyngre i et advokatfirma enn på de fleste arbeidsplasser, fordi de betales og viderefaktureres ulikt og blir diskutert ved hver kvartalsslutt. Legg til rapportene for bonus, trekk og budsjett, og en partner ser hva et oppdrag forbrukte i stedet for å anslå det. Siden vår om timeføring beskriver hvordan føringene fanges opp. Shifton leverer timene; fakturaen skriver den ikke.

Bemanning for rettsmøtedager, resepsjon og sekretariat

Det er ikke bare advokatene som har en uke som må planlegges. Resepsjon, fullmektiger, sekretærer og kontorpersonale skal dekke åpningstiden, og et rettsmøte tar noen ut av kontoret med én dags varsel. Vaktplanlegging i et advokatfirma handler i praksis om dette støttelaget.

Ukerutenettet setter hele teamet på én skjerm med udekkede hull i en egen rad, slik at en tom resepsjon er synlig dager i forveien. Bemanning kan legges ut som åpen vakt for alle som har rett til å ta den, bytter går gjennom appen med bekreftelse fra leder, og hver endring sendes til de berørte telefonene. Et vaktplansystem av dette slaget bygger ingen rettskalender, men det hindrer at kontoret står ubemannet fordi to personer booket samme fredag. Enten behovet skrives som vaktplanlegging for advokater, personalplanlegging for sekretariatet eller en vaktplan-app, er mekanismen samme rutenett, samme åpne vakter og samme varsler. En vaktplan-app bedømmes på om sekretariatet åpner den, ikke på hvor mange visninger den tilbyr.

Roller, tilgangsnivåer og hvem som ser hva

Fortrolighet former alt i et advokatfirma, også de administrative verktøyene. Hver person i Shifton har et tilgangsnivå, enten medarbeider eller administrator, en stilling og en tidssone. Medarbeidere ser bare sine egne vakter og sine egne timer. Administratorer ser de teamene de får tildelt, som betyr at en kontorleder kan drive en vaktplan uten å få innsyn i hele firmaet.

Å komme i gang er en liste og ikke et prosjekt. Inviter folk på e-post, importer en eksisterende liste, og kolonnen med kontostatus viser hvem som har akseptert og hvem som fortsatt venter, noe som hindrer en utrulling fra å stoppe halvveis. Et system for personalplanlegging i advokatfirmaer faller langt oftere på bruken enn på funksjonene, så invitasjonslisten veier like mye som kalenderen. En utrulling som stopper hos administratorene, har ikke endret noe.

Fravær, saldoer og rapportene som blir etterspurt

Ferie i et lite firma er et planleggingsproblem forkledd som en personalsak, fordi to fravær i samme uke kan la en rettsmøtedag stå ubemannet. Søknader sendes i appen og godkjennes av en leder, og godkjent fravær vises i planen med én gang, slik at det regnes inn i neste uke i stedet for å bli oppdaget.

Rapporten over feriesaldo gir tildelte dager, brukte dager og gjenstående saldo per person. Ved siden av den ligger fraværsrapporter, rapporter over minimumstimer, over bekreftede vakter og over forsinkede medarbeidere, alle med filtre og eksport. Den kombinasjonen er det som gjør et kjøp av timeføring til noe den daglige lederen faktisk leser.

Hva Shifton er og ikke er

Å være direkte sparer tid. Shifton er personalprogramvare: vaktplaner, timer, oppmøte, fravær, rapportering. Den rommer ingen saksmapper, ingen klientdata, ingen fakturering og ingen rettskalender. Den utformer ingenting og lagrer ikke et enkelt dokument.

Det den erstatter, er regnearket med timer, bemanningsplanen på papir og rekonstruksjonen ved månedsslutt. Firmaer kjører den vanligvis ved siden av systemet som holder saksmappene, og derfor går en beslutning om timelistesystem oftest raskt: den konkurrerer ikke med verktøyene virksomheten allerede er avhengig av. Rådgivningsmiljøer utenfor advokatbransjen kan sammenligne siden vår om planlegging i profesjonelle tjenester, som håndterer samme spørsmål om fakturerbare timer for konsulentselskaper.

Å velge en app for timeføring

Test enhver app for timeføring på en virkelig uke. La tre personer stemple inn og ut i fem dager, hent så ut rapporten og se om summene stemmer med det som faktisk skjedde, om overtiden er atskilt, og om du kan filtrere til ett prosjekt uten å eksportere alt. Åpne appen på en telefon og tell hvor mange trykk en stempling krever, for en app som krever seks slutter stille å bli brukt. Lister over den beste timeføringen for advokatfirmaer holder sjelden til den testen, siden bruken avgjøres på en telefon og ikke i en funksjonstabell.

Shifton er gratis for opptil ti teammedlemmer uten tidsbegrensning, noe som dekker et lite kontor fullt ut, og betalte planer faktureres per ansatt per måned over det; prissiden viser hvor hver modul hører hjemme. Importer teamet, registrer en uke med timer på et prosjekt og hent ut rapporten for å se forskjellen mellom et anslag og en registrering.