Razporejanje ekip in osebja na dogodkih

Kaj pomeni upravljanje osebja na dogodkih

Programska oprema za dogodke navadno pomeni eno od dveh stvari in vsaka rešuje nasproten problem. Platforme za organizacijo dogodkov jemljejo dogodek kot izdelek: prijave, vstopnice, obiskovalce, pokrovitelje, aplikacijo, ki si jo naloži občinstvo. Upravljanje osebja na dogodkih jemlje ljudi, ki dogodek naredijo: ekipe, redarje, tehnike, gostinsko osebje in prostovoljce.

Producent potrebuje drugo. Število prodanih vstopnic ne pove, ali ima nočna ekipa za podiranje dovolj ljudi, prodajna platforma pa nima mnenja o tem, da so štirje od njih pravkar odslužili štirinajsturno postavitev.

Dogodek so tri različne naloge z zasedbo

Postavitev, dogodek in podiranje izgledajo kot faze enega dela, obnašajo pa se kot tri ločena. Postavitev teče v dolgih dnevih z majhno izkušeno ekipo. Dan dogodka potrebuje največje število ljudi v ozkem časovnem oknu in vloge se v njem komaj prekrivajo. Podiranje pride pozno, hitro in običajno z ljudmi, ki so na prizorišču že od jutra.

Če se to načrtuje kot en blok, nastane klasična napaka: ekipa za podiranje iz povsem izčrpanih ljudi, ker nihče ni pogledal, kdo je že delal. Če so faze razpisane kot ločeni projekti, je prekrivanje vidno, strošek vsake faze pa se da pozneje izmeriti.

Prostovoljec ni zaposleni in razpored naj to ve

Ure prostovoljcev niso plačne ure, so pa še vedno pokritost, in načrt, ki jih izpusti, ni načrt. Če so prostovoljci svoja vloga, dobi producent resnično število ljudi, izvoz za plače pa ostane čist.

Postavitev, dogodek, podiranje. Tri naloge z zasedbo pod enim imenom.

Dan dogodka je živo obratovanje

V trenutku, ko se odprejo vrata, je razpored izhodišče in ne načrt. Pri napačnem vhodu se nabira vrsta, dobavitelj pride uro pozneje, menjava odra se zavleče, ekipa, vpisana za pripravo dvorane, pa stoji nekje drugje. Delo med odprtjem in koncem je premikanje ljudi in obveščanje o tem.

Zato prijava prihoda tukaj pomeni več kot v večini panog. Vedeti, kdo je res prišel, in ne kdo je bil vpisan, je razlika med prerazporejanjem iz resnične zasedbe in prerazporejanjem na slepo. Potrditev branja zapre drugo polovico: za spremembo, objavljeno ob štirih, je jasno, da jo je nekdo videl.

Več prizorišč, ena tabla

Festival z več odri in agencija s tremi dogodki čez en vikend imata isto zahtevo. Vse na eni tabli, s filtrom do enega samega prizorišča, da človek, ki drži celotno sliko, to celotno sliko še naprej vidi.

Ure, pošteno zabeležene v dolgih dnevih

Dnevi na dogodkih podrejo predpostavke običajne evidence ur. Štirinajst ur je pri postavitvi normalno. Odmori se vzamejo, ko delo dopusti, ne po urniku. Kdor je bil vpisan za osem ur, ostane dvanajst, ker je tovornjak zamujal.

Zapis dejanskega začetka in konca ob načrtovani izmeni, z odmori vodenimi posebej, drži vse to v evidenci namesto v spominu posameznika. Prav to omogoča tudi odgovor na vprašanje o utrujenosti, ko je ista ekipa vpisana za podiranje.

Štirinajst ur je običajen dan postavitve. Evidenca naj to tako tudi pove.

Obračun, ki ga nihče ne mara

Proračun dogodka se ocenjuje po njem, običajno proti oceni, ki jo je nekaj tednov prej napisal nekdo optimističen. Delo je postavka, ki se premakne najbolj, in razbiti jo je najtežje, ko računi pridejo kot vsote.

Združevanje zabeleženih ur po fazi in po vlogi spremeni to vsoto v razlago. Postavitev je trajala dva dneva dlje od načrtovanega. Redarska služba je bila v soboto preveč zasedena, v nedeljo pa premalo. Oboje pride prav pri naslednjem dogodku, iz ene same številke pa se ne vidi ne prvo ne drugo.

Agencije, lastna ekipa in mešanica

Ljudje na dogodku redko prihajajo z enega mesta. Produkcijska hiša ima jedrno ekipo in dodatno najema samostojne sodelavce. Prizorišče ima stalno zasedbo in za velike večere pokliče agencijo. Festival stoji na majhnem jedru, veliki skupini prostovoljcev in nekaj dobaviteljih z lastnimi ljudmi.

Če te skupine ostanejo ločeni oddelki v enem razporedu, se ohrani oboje, kar šteje: producent vidi celotno prizorišče, izvoz za plače pa vsebuje samo ljudi, ki jih plačuje podjetje. Dobavitelji ostanejo vidni zaradi usklajevanja, njihove ure pa v nobeno plačo ne vstopijo.

Ponavljajoči se dogodki

Prizorišča in organizatorji izvajajo različice istega večera znova in znova. Če delujoč načrt shranite kot predlogo in jo uporabite naprej, odpade večina priprave za naslednjič, mogoča pa postane tudi primerjava: isti dogodek, iste vloge, več ali manj ur kot prejšnjič.

Kje začeti

Shifton je brezplačen do 10 oseb brez časovne omejitve, kar pokrije majhno produkcijsko hišo ali en ponavljajoč se dogodek. Razporejanje, mobilna aplikacija, osnovna evidenca ur in poročila so vključeni. Moduli se dodajajo posamično od 0,50 dolarja na zaposlenega mesečno, vsak s preizkusom do 60 dni.