Evidencia pracovného času pre advokátov a právne tímy

V advokátskej kancelárii je zaznamenaný čas priamo výnos. Každá hodina, ktorá sa nezapíše alebo sa na konci týždňa dopisuje z pamäti, je buď peniazmi, ktoré kancelária nikdy nevyfakturuje, alebo číslom, ktoré nikto neobháji. Preto sa evidencia pracovného času pre advokátov rieši dávno predtým, než niekoho začnú zaujímať rozpisy služieb: hodiny sú produkt a presnosť záznamu rozhoduje o tom, čo kancelária zarobí, aj o tom, čo dokáže preukázať.

Druhý problém je tichší. Niekto musí naďalej zabezpečiť, že recepcia je obsadená, že v deň pojednávania je k dispozícii právny asistent a že dvaja ľudia nemajú dovolenku v tom istom týždni. Táto práca zvyčajne žije v nástennom kalendári a v hlave jedného človeka.

Čo musí evidencia pracovného času pre advokátov skutočne zvládnuť

Tri veci a nemajú rovnakú váhu. Zachytiť hodiny v momente, keď vznikajú, nie v piatkovej rekonštrukcii. Priradiť ich k správnemu projektu, aby existoval súčet na jednotlivú vec. A vykázať ich v podobe, ktorá znesie otázky, s oddelenými odpracovanými a nadčasovými hodinami a so stopou za každým záznamom.

Shifton to robí v tom istom produkte, ktorý drží kanceláriu obsadenú: dochádzka v mobile a v prehliadači, hodiny zapisované na projekt, prestávky vedené oddelene, záznamy dochádzky uchované po zmenách a panel výkazov, ktorý vracia pracovný čas, nadčasy, absencie, omeškania, rozpočet a hodinové sadzby. Kancelárie, ktoré porovnávajú softvér na evidenciu času pre advokátov so zdieľanou tabuľkou, nachádzajú rozdiel v treťom bode, nie v prvom.

Označenie sa mení podľa toho, kto rozhoduje. Partneri hľadajú evidenciu hodín pre advokátov, správcovia kancelárie výkazy práce pre advokátsku kanceláriu a administratíva chce jednoducho to, aby hodiny prišli bez upomínania. Digitálny výkaz práce, systém dochádzky a tabuľka si nárokujú tú istú úlohu; len jeden z nich vedie záznam, ktorý sa dá neskôr skontrolovať.

Hodiny priradené k správnemu spisu

Celkový počet odpracovaných hodín je sám o sebe takmer nepoužiteľný. Podstatné je, ktorá vec ich pohltila. Projekty v Shiftone sú spôsob, ako toto rozdelenie vzniká: každá zmena a každý zaznamenaný záznam patrí projektu a každý výkaz sa dá filtrovať podľa projektu, pozície a rozsahu dátumov.

Zapnite filter a máte číslo na jednotlivú vec pre odpracované hodiny, nadčasy a absencie, pre každého človeka, za ľubovoľné obdobie. Práve toto väčšina kancelárií naozaj hľadá, keď rieši evidenciu pracovného času v advokátskej kancelárii: nie stopky, ale obhájiteľný súčet spojený s menom a s konkrétnym kusom práce. Evidencia hodín, ktorá vyprodukuje jediný veľký súčet, ponechá rozhovor s ekonomickým oddelením presne tam, kde začal, a riešenie, ktoré nedokáže rozdeliť obdobie podľa spisov, je ten istý problém pod iným názvom.

Odpracované hodiny, nadčasy a čísla za faktúrou

Výkaz pracovného času je stredom systému. Za ľubovoľné obdobie vracia začiatok a koniec zmeny, trvanie, čas prestávok, hodiny omeškania, skorší odchod, hodiny absencie, odpracované hodiny, nadčasové hodiny a počet zmien pre každého človeka.

Držať odpracované a nadčasové hodiny v oddelených stĺpcoch váži v právnom prostredí viac než vo väčšine odvetví, pretože sa inak platia, inak sa prenášajú do fakturácie a na konci každého kvartálu sa o nich diskutuje. Pridajte výkazy bonusov, zrážok a rozpočtu a partner uvidí, čo spis spotreboval, namiesto toho, aby to odhadoval. Naša stránka funkcie evidencia pracovného času opisuje, ako záznamy vznikajú. Shifton dodáva hodiny; faktúru nevystaví.

Pokrytie pojednávaní, recepcie a podporného personálu

Nielen advokáti majú týždeň, ktorý treba naplánovať. Recepcia, právni asistenti, sekretariát a administratíva musia byť pokrytí počas prevádzkových hodín a deň pojednávania odoberie človeka z kancelárie s jednodenným predstihom. Rozpisy služieb v advokátskej kancelárii sú v skutočnosti práve o tejto podpornej vrstve.

Týždenná mriežka postaví celý tím na jednu obrazovku a neobsadené okná presunie do vlastného riadku, takže prázdna recepcia je vidieť dni dopredu. Službu možno zverejniť ako otvorenú zmenu, ktorú si vezme každý oprávnený, výmeny idú cez aplikáciu s potvrdením manažéra a každá zmena sa odošle na dotknuté telefóny. Takýto softvér na rozpisy vám nepostaví kalendár pojednávaní, ale zabráni tomu, aby kancelária zostala neobsadená, pretože si dvaja ľudia rezervovali ten istý piatok. Či je požiadavka napísaná ako softvér na rozpisy pre advokátsku kanceláriu, systém plánovania podporného personálu alebo aplikácia na rozpisy, mechanizmus je tá istá mriežka, tie isté otvorené zmeny a tie isté upozornenia. Takáto aplikácia sa hodnotí podľa toho, či ju podporný personál otvorí, nie podľa počtu pohľadov, ktoré ponúka.

Role, úrovne oprávnení a kto čo vidí

Mlčanlivosť formuje v kancelárii všetko vrátane administratívnych nástrojov. Každý človek v Shiftone má úroveň oprávnení, zamestnanec alebo správca, ďalej pozíciu a časovú zónu. Zamestnanci vidia len svoje zmeny a svoje hodiny. Správcovia vidia tímy, ktoré im boli pridelené, takže vedúci kancelárie môže viesť rozpis bez toho, aby získal prehľad o celej kancelárii.

Nasadenie je zoznam, nie projekt. Pozvite ľudí e-mailom, naimportujte existujúci zoznam a stĺpec so stavom konta ukáže, kto prijal a kto ešte čaká, čo zabráni tomu, aby nasadenie uviazlo v polovici. Personálne plánovanie v právnom prostredí zlyháva na prijatí ľuďmi podstatne častejšie než na funkciách, takže zoznam pozvaní váži rovnako ako kalendár. Nasadenie, ktoré skončí u správcov, nezmenilo nič.

Voľno, zostatky a výkazy, ktoré niekto vždy vyžiada

Dovolenka je v malej kancelárii plánovací problém v prezlečení personálnej agendy, pretože dve absencie v tom istom týždni môžu nechať termín pojednávania bez pokrytia. Žiadosti sa podávajú v aplikácii a schvaľuje ich manažér, schválené voľno sa objaví v rozpise okamžite, takže sa započíta do nasledujúceho týždňa a nezistí sa dodatočne.

Výkaz zostatku dovolenky dáva pridané dni, využité dni a zostávajúci zostatok pre každého. Vedľa neho stoja výkazy voľna, výkazy minimálnych hodín, výkazy potvrdených zmien a výkaz omeškaných zamestnancov, všetky filtrovateľné a exportovateľné. Práve táto kombinácia mení nákup evidencie pracovného času na niečo, čo si riadiaci partner naozaj prečíta.

Čím Shifton je a čím nie je

Priama reč šetrí čas. Shifton je personálny softvér: rozpisy zmien, hodiny, dochádzka, absencie, výkazy. Neuchováva spisy, klientske dáta, fakturáciu ani kalendár pojednávaní. Nič nekoncipuje a neuloží ani jediný dokument.

Nahrádza tabuľku hodín, papierový rozpis služieb a dopĺňanie čísel na konci mesiaca. Kancelárie ho zvyčajne prevádzkujú vedľa systému, v ktorom majú spisy, a preto sa rozhodnutie o výkaze práce pre advokátov robí rýchlo: nekonkuruje nástrojom, na ktorých už kancelária stojí. Odborné praxe mimo práva môžu porovnať našu stránku rozpisy pre profesionálne služby, ktorá rieši tú istú otázku fakturovateľných hodín pre poradenské firmy.

Ako vybrať aplikáciu na evidenciu času pre advokátov

Otestujte každú aplikáciu na evidenciu času na skutočnom týždni. Nechajte troch ľudí päť dní sa prihlasovať a odhlasovať, potom vytiahnite výkaz a pozrite, či súčty zodpovedajú tomu, čo sa naozaj stalo, či sú nadčasy oddelené a či dokážete filtrovať na jeden spis bez exportu všetkého. Otvorte aplikáciu v telefóne a spočítajte, koľko dotykov vyžaduje prihlásenie, pretože aplikácia, ktorá potrebuje šesť, sa potichu prestane používať. Rebríčky najlepšieho softvéru na evidenciu času pre advokátske kancelárie tento test zvládajú len zriedka, pretože o prijatí sa rozhoduje v telefóne a nie v tabuľke funkcií.

Shifton je bezplatný pre desať členov tímu bez časového obmedzenia, čo malej kancelárii postačí úplne, a nad tento počet sa platené plány účtujú za zamestnanca na mesiac; stránka s cenami ukazuje, kde ktorý modul leží. Naimportujte tím, zapíšte jeden týždeň hodín na projekt a vytiahnite výkaz, aby ste videli rozdiel medzi odhadom a záznamom.