Отчитане на работното време за адвокати и правни екипи

В адвокатската кантора отчетеното време е приход. Всеки час, който не е записан или се възстановява по памет в края на седмицата, е или пари, които кантората никога няма да фактурира, или число, което никой не може да защити. Точно затова софтуерът за отчитане на работното време на адвокати се купува много преди някой да се замисли за графиците на смените: часовете са продуктът, а точността на записа определя както колко печели кантората, така и какво може да докаже.

Вторият проблем е по-тих. Някой все пак трябва да следи рецепцията да е заета, в ден със заседание да има свободен правен сътрудник и двама души да не излизат в отпуск през една и съща седмица. Тази работа обикновено живее в стенен планер и в главата на един човек.

Какво всъщност трябва да прави отчитането на работното време в кантора

Три неща, и тежестта им не е еднаква. Да улавя часовете, докато се случват, а не да ги възстановява в петък. Да ги отнася към правилния проект, за да съществува сума за всяко дело. И да ги представя във форма, която издържа на оспорване, с разделени отработени и извънредни часове и със следа зад всеки запис.

Shifton прави това в същия продукт, който държи кантората покрита: отчитане на времето от телефон и от браузър, часове по проекти, отделно водени почивки, дневник на записите за всяка смяна и панел с отчети, който връща работно време, извънреден труд, отсъствия, закъснения, бюджет и часови ставки. Канторите, които сравняват програма за отчитане на часовете на адвокати с обща таблица, откриват разликата в третата точка, а не в първата.

Названието се променя според това кой купува. Съдружниците търсят софтуер за отчитане на работното време на адвокати, управителите на кантори търсят система за отчети на часовете, а администрацията просто иска часовете да пристигат без напомняне. Електронният отчет за часове, системата за присъствие и обикновената таблица претендират за една и същата задача; само една от тях води дневник, който може да бъде проверен по-късно.

Часове, отнесени към правилното дело

Общият брой отработени часове сам по себе си почти нищо не означава. Значение има кое дело ги е погълнало. Проектите в Shifton са механизмът на това разделяне: всяка смяна и всеки запис принадлежат на проект, а всеки отчет може да се филтрира по проект, по длъжност и по период.

Включете филтъра и получавате за всяко дело число за отработени часове, извънреден труд и отсъствия, за всеки човек, за период по избор. Точно това търсят канторите, когато проверяват как се следи времето на адвокатите: не хронометър, а защитима сума, свързана с име и с конкретна работа. Система за отчитане на времето в адвокатска кантора, която дава само една обща сума, оставя разговора с финансите точно там, откъдето е започнал, а инструмент, който не може да раздели периода по проекти, е същият проблем под друго име.

Отработени часове, извънреден труд и числата зад една фактура

Отчетът за работното време е центърът на системата. За произволен период той връща начало и край на смяната, продължителност, време за почивка, часове закъснение, ранно тръгване, часове отсъствие, отработени часове, извънредни часове и брой смени за всеки човек.

Да се държат отработените и извънредните часове в отделни колони тежи в адвокатската кантора повече, отколкото на повечето други места, защото двете се плащат и префактурират различно и се обсъждат в края на всяко тримесечие. Добавете отчетите за бонуси, удръжки и бюджет и съдружникът ще вижда какво е изразходвало делото, вместо да го предполага. Страницата за функцията отчитане на работното време обяснява как се създават записите. Shifton дава часовете; фактурата не я издава той.

Покритие за съдебни дни, рецепция и административен състав

Седмицата се планира не само на адвокатите. Рецепцията, правните сътрудници, секретарите и деловодителите трябва да покрият работното време на кантората, а едно заседание изважда човек от офиса с ден предизвестие. Софтуерът за графици в адвокатска кантора всъщност е точно за този поддържащ слой.

Седмичната таблица събира целия екип на един екран, а непокритите смени изнася в отделен ред, така че празната рецепция се вижда дни по-рано. Смяната може да бъде публикувана като отворена за всеки, който има право да я вземе, размените минават през приложението с потвърждение от ръководител, а всяка промяна тръгва към телефоните на засегнатите. Такъв софтуер за планиране на смени няма да ви изгради съдебен календар, но няма да позволи кантората да остане без хора, защото двама са си запазили един и същ петък. Дали изискването се записва като програма за смени за адвокати, система за графици на административния състав или приложение за график, механизмът е един и същ: същата таблица, същите отворени смени и същите известия. Приложението за график се преценява по това дали административният състав го отваря, а не по броя изгледи, които предлага.

Длъжности, нива на достъп и кой какво вижда

Конфиденциалността оформя всичко в кантората, включително административните инструменти. Всеки човек в Shifton има ниво на достъп (служител или администратор), длъжност и часова зона. Служителите виждат само своите смени и своите часове. Администраторите виждат само екипите, които са им дадени, така че управителят на офиса може да води график, без да получава видимост върху цялата кантора.

Включването на хората е списък, а не проект. Поканете ги по имейл, внесете съществуващ списък, а колоната със статуса на профила показва кой е приел поканата и кой още чака; точно това не позволява внедряването да спре по средата. Софтуерът за графици на персонала в кантора се проваля заради неприемане от хората много по-често, отколкото заради функции, така че списъкът с покани тежи колкото календара. Внедряване, което е спряло при администраторите, не е променило нищо.

Отсъствия, остатъци и отчетите, които се искат

Отпускът в малка кантора е проблем на планирането, преоблечен като кадрова тема, защото две отсъствия в една и съща седмица могат да оставят съдебна дата непокрита. Заявките се подават в приложението и се одобряват от ръководител, а одобреният отпуск се появява в графика веднага, така че се отчита в следващата седмица, вместо да се открие по-късно.

Отчетът за остатъка от отпуск дава начислени дни, използвани дни и остатък за всеки човек. До него стоят отчетите за отсъствия, за минимални часове, за потвърдени смени и за закъснели служители, всички с филтри и с експорт. Точно тази комбинация превръща покупката на система за отчитане на времето в нещо, което управляващият съдружник наистина чете.

Какво е Shifton и какво не е

Да бъдеш пряк спестява време. Shifton е софтуер за управление на хора: графици на смените, часове, присъствие, отсъствия, отчети. В него няма дела, няма клиентски данни, няма фактуриране и няма съдебен календар. Няма да изготви нищо и няма да съхрани нито един документ.

Той заменя таблицата с часове, хартиения график на смените и преизчисляването в края на месеца. Канторите обикновено го използват заедно със системата, в която стоят делата им, и точно затова решението за система за отчети на часовете се взема бързо: тя не се конкурира с инструментите, от които практиката вече зависи. Професионалните фирми извън правото могат да сравнят страницата ни за графици в професионалните услуги, която решава същия въпрос с часовете за фактуриране за консултантски компании.

Как да изберете приложение за отчитане на времето

Тествайте всяко приложение за отчитане на времето върху истинска седмица. Нека трима души отчитат начало и край на работа пет дни, после изтеглете отчета и вижте дали сумите съвпадат с това, което наистина се е случило, дали извънредният труд е отделен и дали можете да филтрирате един проект, без да експортирате всичко. Отворете приложението на телефон и преброете колко натискания струва едно отчитане, защото приложение, което иска шест, хората тихо ще спрат да ползват. Класациите на най-добрите програми за отчитане на времето в адвокатски кантори рядко издържат този тест, защото приемането се решава на телефона, а не в таблица с функции.

Shifton е безплатен за екип до десет души без ограничение във времето, което покрива малка кантора напълно, а над това платените планове се начисляват на служител на месец; страницата с цените показва къде стои всеки модул. Внесете екипа, запишете една седмица часове по проект и изтеглете отчета, за да видите разликата между предположение и запис.