תוכנת דיווח שעות לעורכי דין ולצוותים משפטיים

במשרד עורכי דין הזמן שנרשם הוא ההכנסה. כל שעה שלא נרשמה, או שנכתבה מהזיכרון בסוף השבוע, היא או כסף שהמשרד לא חייב עליו לעולם או מספר שאף אחד לא יכול להגן עליו. לכן תוכנת דיווח שעות לעורכי דין נבחרת זמן רב לפני שמישהו מתחיל לדאוג לסידורי עבודה: השעות הן המוצר, ודיוק הרישום קובע גם מה המשרד מרוויח וגם מה הוא יכול להוכיח.

הבעיה השנייה שקטה יותר. עדיין צריך מישהו שיוודא שדלפק הקבלה מאויש, שיש פרליגל זמין ביום דיונים, ושאין שני אנשים בחופשה באותו שבוע. העבודה הזאת חיה בדרך כלל בלוח קיר ובראש של אדם אחד.

מה תוכנת דיווח שעות לעורכי דין חייבת לעשות באמת

שלושה דברים, והמשקל שלהם אינו שווה. לתפוס שעות בזמן שהן קורות ולא בשחזור של יום שישי. לשייך את השעות לתיק הנכון כדי שיהיה סכום לכל תיק. ולהציג אותן בצורה שעומדת בבדיקה, עם הפרדה בין שעות בפועל לשעות נוספות ועקבות מאחורי כל רשומה.

Shifton עושה את זה באותו מוצר ששומר על כיסוי במשרד: שעון נוכחות בנייד ובדפדפן, שעות שנרשמות לפי פרויקט, הפסקות שנרשמות בנפרד, יומני שעות שנשמרים לכל משמרת, ולוח דוחות שמחזיר שעות עבודה, שעות נוספות, היעדרות, איחורים, תקציב ותעריפי שעה. משרדים שמעמידים תוכנת מעקב שעות לעורכי דין מול גיליון משותף מגלים את ההבדל בנקודה השלישית ולא בראשונה.

השם משתנה לפי מי שקונה. שותפים מחפשים תוכנת מעקב שעות לעורכי דין, מנהלי משרד מחפשים מערכת דוח שעות למשרד עורכי דין, והמנהלה רק רוצה שהשעות יגיעו בלי לרדוף אחריהן. גיליון שעות דיגיטלי, מערכת נוכחות ושעון וטבלה שיתופית מצהירים כולם על אותה מטרה; רק אחד מהם משאיר יומן שאפשר לבדוק אחר כך.

שעות שמשויכות לתיק הנכון

סכום כולל של שעות עבודה כמעט חסר תועלת בפני עצמו. מה שחשוב הוא איזה תיק ספג אותן. הפרויקטים ב-Shifton הם הדרך שבה ההפרדה הזאת מתרחשת: כל משמרת וכל רשומה שייכות לפרויקט, וכל דוח מסתנן לפי פרויקט, לפי תפקיד ולפי טווח תאריכים.

מפעילים את המסנן ומקבלים נתון לכל תיק על שעות עבודה, שעות נוספות והיעדרות, לכל אדם, בכל תקופה שתבחרו. זה מה שרוב המשרדים מחפשים באמת כשהם מחפשים תוכנת דיווח שעות למשרד עורכי דין: לא סטופר, אלא סכום שניתן להגן עליו וצמוד לשם ולפיסת עבודה מסוימת. מעקב שעות שמפיק סכום כולל אחד משאיר את השיחה עם הכספים בדיוק במקום שבו התחילה, ופתרון שאינו יודע לפרק תקופה לפי תיקים הוא אותה בעיה בשם אחר.

שעות בפועל, שעות נוספות והמספרים שמאחורי חשבון

דוח שעות העבודה הוא מרכז המערכת. לכל תקופה הוא מחזיר שעת תחילת משמרת וסיומה, אורך, זמן הפסקות, שעות איחור, יציאה מוקדמת, שעות היעדרות, שעות עבודה בפועל, שעות נוספות ומספר משמרות לכל אדם.

שמירת שעות בפועל ושעות נוספות בעמודות נפרדות חשובה בעולם המשפטי יותר מברוב התחומים, כי השתיים משולמות ומחויבות אחרת ועולות לדיון בסוף כל רבעון. הוסיפו את דוחות הבונוס, הקיזוז והתקציב ושותף רואה מה תיק צרך במקום להעריך. עמוד התכונה דיווח שעות מסביר איך הרשומות נאספות. Shifton מפיקה את השעות; היא אינה מפיקה את החשבון.

כיסוי לימי דיונים, לקבלה ולעובדי המנהלה

לא רק עורכי הדין צריכים שבוע מתוכנן. הקבלה, הפרליגלים, המזכירות ועובדי המנהלה צריכים כיסוי לאורך שעות הפעילות, ויום דיונים מוציא מישהו מהמשרד בהתראה של יום. סידור עבודה למשרד עורכי דין עוסק בעיקר בשכבת התמיכה הזאת.

לוח השבוע מעמיד את כל הצוות במסך אחד ומעביר את המשבצות הלא מאוישות לשורה נפרדת, כך שדלפק קבלה ריק נראה ימים מראש. אפשר לפרסם כיסוי כמשמרת פתוחה שכל מי שמתאים יכול לקחת, החלפות עוברות באפליקציה עם אישור מנהל, וכל שינוי נשלח לטלפונים הרלוונטיים. תוכנת סידור עבודה מסוג זה לא תבנה לכם יומן דיונים, אבל היא תמנע מהמשרד להישאר בלי כיסוי כי שני אנשים הזמינו את אותו יום שישי. אם הדרישה נכתבת כתוכנת סידור עבודה למשרד עורכי דין, כמערכת שיבוץ לעובדי מנהלה או כאפליקציית סידור, המנגנון זהה: אותו לוח, אותן משמרות פתוחות ואותן התראות. אפליקציה כזאת נמדדת בשאלה אם עובדי המנהלה פותחים אותה, ולא במספר התצוגות שהיא מציעה.

תפקידים, רמות הרשאה ומי רואה מה

חובת הסודיות מעצבת הכול במשרד, כולל את כלי הניהול. לכל אדם ב-Shifton יש רמת הרשאה, עובד או מנהל מערכת, וכן תפקיד ואזור זמן. עובדים רואים רק את המשמרות שלהם ואת השעות שלהם. מנהלי מערכת רואים את הצוותים שהוקצו להם, כלומר מנהל משרד יכול לנהל סידור בלי לקבל תמונה של כל המשרד.

ההטמעה היא רשימה ולא פרויקט. מזמינים אנשים בדואר אלקטרוני, מייבאים רשימה קיימת, ועמודת מצב החשבון מראה מי אישר ומי עדיין ממתין, וזה מה שמונע מההטמעה להיעצר באמצע. שיבוץ כוח אדם בעולם המשפטי נכשל על אימוץ הרבה יותר מאשר על תכונות, ולכן רשימת ההזמנות חשובה כמו הלוח עצמו. הטמעה שנעצרת אצל מנהלי המערכת לא שינתה דבר.

היעדרויות, יתרות והדוחות שמבקשים

חופשה במשרד קטן היא בעיית סידור שמתחפשת לנושא של משאבי אנוש, כי שתי היעדרויות באותו שבוע עלולות להשאיר מועד דיון בלי מי שיטפל בו. הבקשות מוגשות באפליקציה ומאושרות בידי מנהל, והחופשה המאושרת מופיעה בסידור מיד, כך שהיא נכנסת לחשבון השבוע הבא ולא מתגלה בדיעבד.

דוח יתרת החופשה מספק ימים שנצברו, ימים שנוצלו והיתרה שנשארה לכל אדם. לצדו יש דוחות היעדרות, דוחות שעות מינימום, דוחות משמרות מאושרות ודוח עובדים באיחור, כולם עם סינון וייצוא. השילוב הזה הוא מה שהופך רכישה של תוכנת דיווח שעות לדבר שהשותף המנהל באמת קורא.

מה Shifton כן ומה היא לא

דיבור ישיר חוסך זמן. Shifton היא תוכנת כוח אדם: סידורי עבודה, שעות, נוכחות, היעדרויות, דיווח. אין בה מסמכים, אין בה נתוני לקוחות, אין בה חיוב ואין בה יומן דיונים. היא לא תנסח דבר ולא תשמור אף מסמך.

מה שהיא מחליפה הוא גיליון השעות, הסידור על הנייר והשחזור של סוף החודש. משרדים מפעילים אותה בדרך כלל במקביל למערכת שבה שמורים התיקים, ולכן ההחלטה על מערכת דוח שעות לעורכי דין נופלת מהר: היא אינה מתחרה בכלים שהמשרד כבר תלוי בהם. גופים מקצועיים מחוץ לעולם המשפט יכולים להשוות את עמוד סידור עבודה לשירותים מקצועיים שלנו, שמטפל באותה שאלה של שעות לחיוב עבור חברות ייעוץ.

איך בוחרים אפליקציית דיווח שעות לעורכי דין

בדקו כל אפליקציית דיווח שעות על שבוע אמיתי. תנו לשלושה אנשים להחתים כניסה ויציאה חמישה ימים, ואז הפיקו את הדוח ובדקו אם הסכומים תואמים למה שקרה בפועל, אם השעות הנוספות מופרדות, ואם אפשר לסנן לתיק אחד בלי לייצא הכול. פתחו את האפליקציה בטלפון וספרו כמה הקשות נדרשות להחתמת כניסה, כי אפליקציה שדורשת שש תפסיק להיות בשימוש בשקט. דירוגים של תוכנות דיווח השעות הטובות ביותר למשרדי עורכי דין רק לעתים רחוקות עומדים בבדיקה הזאת, כי האימוץ נקבע בטלפון ולא בטבלת תכונות.

Shifton חינמית לעד עשרה חברי צוות בלי הגבלת זמן, וזה מכסה משרד קטן במלואו, ומעל זה המסלולים בתשלום מחויבים לפי עובד לחודש; עמוד המחירים מראה איפה כל מודול נמצא. ייבאו את הצוות, רשמו שבוע אחד של שעות לתיק אחד והפיקו את הדוח כדי לראות את ההבדל בין הערכה לרישום.