वकीलों और विधिक टीमों के लिए टाइम ट्रैकिंग सॉफ्टवेयर

किसी लॉ फर्म में दर्ज किया गया समय ही राजस्व है। जो घंटा दर्ज नहीं होता, या हफ्ते के आखिर में याद के भरोसे लिख दिया जाता है, वह या तो ऐसा पैसा है जो फर्म कभी बिल नहीं कर पाएगी, या ऐसा आंकड़ा जिसका बचाव कोई नहीं कर सकता। इसीलिए वकीलों के लिए टाइम ट्रैकिंग सॉफ्टवेयर शिफ्ट रोस्टर की चिंता से बहुत पहले खरीदा जाता है: घंटे ही उत्पाद हैं, और रिकॉर्ड की सटीकता तय करती है कि फर्म कितना कमाती है और क्या साबित कर सकती है।

दूसरी समस्या शांत है। किसी को अब भी यह देखना पड़ता है कि रिसेप्शन पर कोई मौजूद है, सुनवाई के दिन कोई विधिक सहायक उपलब्ध है, और एक ही हफ्ते में दो लोग छुट्टी पर नहीं जा रहे। यह काम आमतौर पर दीवार के कैलेंडर और किसी एक व्यक्ति की याद में रहता है।

वकीलों के लिए टाइम ट्रैकिंग सॉफ्टवेयर को असल में क्या करना चाहिए

तीन काम, और इनका वजन बराबर नहीं है। घंटों को शुक्रवार को दोबारा जोड़ने के बजाय उसी समय दर्ज करना जब वे बीत रहे हों। उन घंटों को सही प्रोजेक्ट पर डालना, ताकि हर मुकदमे का अलग जोड़ मौजूद रहे। और उन्हें ऐसे रूप में देना जो सवालों के सामने टिके, जहां काम के घंटे और ओवरटाइम अलग हों और हर एंट्री के पीछे निशान हो।

Shifton यह उसी उत्पाद के भीतर करता है जो दफ्तर की कवरेज बनाए रखता है: मोबाइल और वेब पर टाइम क्लॉक, प्रोजेक्ट के हिसाब से दर्ज घंटे, अलग गिने जाने वाले ब्रेक, हर शिफ्ट के टाइमशीट लॉग, और एक रिपोर्ट पैनल जो काम के घंटे, ओवरटाइम, अनुपस्थिति, देरी, बजट और घंटे की दर लौटाता है। जो फर्में वकीलों के घंटे दर्ज करने वाले सॉफ्टवेयर को साझा स्प्रेडशीट से तोलती हैं, उन्हें फर्क पहली नहीं, तीसरी बात में मिलता है।

नाम इस पर बदलता है कि खरीद कौन रहा है। पार्टनर वकीलों के लिए टाइम ट्रैकिंग सॉफ्टवेयर खोजते हैं, ऑफिस मैनेजर टाइमशीट सिस्टम खोजते हैं, और प्रशासन सिर्फ यह चाहता है कि घंटे याद दिलाए बिना आ जाएं। इलेक्ट्रॉनिक टाइमशीट, हाजिरी सिस्टम और सादी स्प्रेडशीट, तीनों एक ही काम का दावा करते हैं; इनमें से सिर्फ एक ऐसा लॉग रखता है जिसे बाद में जांचा जा सके।

सही मुकदमे पर दर्ज घंटे

काम के घंटों का कुल जोड़ अकेले लगभग कुछ नहीं बताता। मायने यह रखता है कि उन्हें किस मुकदमे ने खींचा। Shifton में प्रोजेक्ट ही वह अलगाव का तरीका हैं: हर शिफ्ट और हर एंट्री किसी प्रोजेक्ट के अंदर रहती है, और हर रिपोर्ट को प्रोजेक्ट, पद और तारीख की सीमा से फ़िल्टर किया जा सकता है।

यह फ़िल्टर लगाइए और आपके पास हर मुकदमे के लिए काम के घंटे, ओवरटाइम और अनुपस्थिति का आंकड़ा आ जाता है, हर व्यक्ति के लिए, आपकी चुनी किसी भी अवधि के लिए। वकीलों के समय की ट्रैकिंग खोजते समय फर्में असल में यही चाहती हैं: स्टॉपवॉच नहीं, बल्कि एक नाम और एक ठोस काम से जुड़ा, बचाव के लायक जोड़। लॉ फर्म का ऐसा टाइम ट्रैकिंग सिस्टम जो सिर्फ एक बड़ा कुल देता है, वित्त विभाग से बातचीत को वहीं छोड़ देता है जहां वह शुरू हुई थी, और जो टूल अवधि को प्रोजेक्ट के हिसाब से तोड़ नहीं सकता, वह दूसरे नाम की वही समस्या है।

काम के घंटे, ओवरटाइम और बिल के पीछे के आंकड़े

काम के घंटों की रिपोर्ट पूरे सिस्टम का केंद्र है। किसी भी अवधि के लिए यह हर व्यक्ति की शिफ्ट की शुरुआत और अंत, अवधि, ब्रेक का समय, देरी के घंटे, जल्दी जाना, अनुपस्थिति के घंटे, काम के घंटे, ओवरटाइम और शिफ्टों की संख्या लौटाती है।

काम के घंटों और ओवरटाइम को अलग कॉलम में रखना विधिक माहौल में बाकी जगहों से ज्यादा भारी पड़ता है, क्योंकि दोनों का भुगतान अलग होता है और क्लाइंट पर चढ़ाने का तरीका भी अलग, और हर तिमाही के आखिर में इन पर बहस होती है। बोनस, कटौती और बजट रिपोर्ट जोड़ दें, तो पार्टनर अंदाजा लगाने के बजाय देख लेता है कि एक मुकदमे ने कितना खर्च किया। एंट्री कैसे दर्ज होती हैं, यह हमारा टाइम ट्रैकिंग फीचर पेज समझाता है। Shifton घंटे देता है; बिल नहीं बनाता।

अदालत के दिन, रिसेप्शन और सहायक स्टाफ की कवरेज

हफ्ते की योजना सिर्फ वकीलों के लिए नहीं बनती। रिसेप्शन, विधिक सहायक, सचिव और क्लर्क दफ्तर के कामकाजी घंटों में मौजूद रहने चाहिए, और सुनवाई का दिन एक दिन की सूचना पर किसी को दफ्तर से बाहर ले जाता है। लॉ फर्म के लिए शिफ्ट शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर असल में इसी सहायक परत के बारे में है।

साप्ताहिक ग्रिड पूरी टीम को एक स्क्रीन पर रखती है और खाली जगहों को अलग पंक्ति में उठा देती है, इसलिए बिना स्टाफ वाला रिसेप्शन कई दिन पहले दिख जाता है। कवरेज को ओपन शिफ्ट के रूप में डाला जा सकता है जिसे कोई भी योग्य व्यक्ति ले सकता है, बदलाव ऐप में मैनेजर की पुष्टि के साथ होते हैं, और हर परिवर्तन संबंधित फोन तक पहुंच जाता है। इस तरह का शिफ्ट प्लानिंग सॉफ्टवेयर आपके लिए अदालत की डायरी नहीं बनाएगा, लेकिन दफ्तर को इसलिए खाली नहीं छोड़ेगा कि दो लोगों ने एक ही शुक्रवार ले लिया। मांग वकीलों के लिए शिफ्ट सॉफ्टवेयर, स्टाफ रोस्टर सिस्टम या शेड्यूल ऐप, जिस नाम से भी लिखी जाए, तरीका वही रहता है: वही ग्रिड, वही ओपन शिफ्ट और वही सूचनाएं। शेड्यूल ऐप का आंकलन इस पर होता है कि सहायक स्टाफ उसे खोलता है या नहीं, इस पर नहीं कि उसमें कितने व्यू हैं।

भूमिकाएं, एक्सेस स्तर और कौन क्या देखता है

गोपनीयता फर्म में सब कुछ तय करती है, प्रशासनिक औजार भी। Shifton में हर व्यक्ति का एक एक्सेस स्तर होता है (कर्मचारी या एडमिनिस्ट्रेटर), एक पद और एक टाइम ज़ोन। कर्मचारी सिर्फ अपनी शिफ्ट और अपने घंटे देखते हैं। एडमिनिस्ट्रेटर सिर्फ उन्हीं टीमों को देखते हैं जो उन्हें दी गई हैं, यानी एक ऑफिस मैनेजर पूरी फर्म की जानकारी पाए बिना रोस्टर चला सकता है।

लोगों को जोड़ना एक सूची है, प्रोजेक्ट नहीं। ईमेल से न्योता भेजें, पुरानी सूची इम्पोर्ट करें, और अकाउंट स्टेटस कॉलम बता देता है कि किसने न्योता स्वीकार किया और कौन बाकी है; इसी से रोलआउट आधे रास्ते नहीं रुकता। फर्म में स्टाफ शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर फीचर की वजह से नहीं, लोगों के न अपनाने की वजह से कहीं ज्यादा बार नाकाम होता है, इसलिए न्योते की सूची कैलेंडर के बराबर भारी है। जो रोलआउट एडमिनिस्ट्रेटर पर रुक गया, उसने कुछ नहीं बदला।

छुट्टी, बैलेंस और जो रिपोर्ट मांगी जाती हैं

छोटी फर्म में छुट्टी असल में शेड्यूलिंग की समस्या है जो कर्मचारी प्रबंधन के भेस में आती है, क्योंकि एक ही हफ्ते में दो अनुपस्थितियां किसी अदालती तारीख को खाली छोड़ सकती हैं। आवेदन ऐप में आते हैं और मैनेजर उन्हें मंजूर करता है, और मंजूर छुट्टी रोस्टर में तुरंत दिखती है, जिससे वह अगले हफ्ते के हिसाब में शामिल होती है, हफ्ते के बीच में पता नहीं चलती।

छुट्टी बैलेंस रिपोर्ट हर व्यक्ति के जोड़े गए दिन, इस्तेमाल किए दिन और बचा बैलेंस देती है। इसके साथ अनुपस्थिति, न्यूनतम घंटे, पुष्ट शिफ्ट और देर से आने वाले कर्मचारियों की रिपोर्ट रहती हैं, सब फ़िल्टर और एक्सपोर्ट होने लायक। यही मेल एक टाइम ट्रैकिंग सिस्टम की खरीद को उस चीज में बदलता है जिसे मैनेजिंग पार्टनर सचमुच पढ़ता है।

Shifton क्या है और क्या नहीं

सीधी बात समय बचाती है। Shifton कार्यबल प्रबंधन का सॉफ्टवेयर है: रोस्टर, घंटे, हाजिरी, अनुपस्थिति, रिपोर्टिंग। इसमें कोई फाइल नहीं, क्लाइंट का डेटा नहीं, बिलिंग नहीं और अदालत की डायरी नहीं। यह कुछ तैयार नहीं करेगा और एक भी दस्तावेज़ नहीं रखेगा।

यह जिनकी जगह लेता है वे हैं घंटों की स्प्रेडशीट, कागज का कवरेज रोस्टर और महीने के आखिर की गिनती। फर्में इसे आमतौर पर उसी सिस्टम के साथ चलाती हैं जिसमें उनकी फाइलें रहती हैं, और इसीलिए टाइमशीट सॉफ्टवेयर का फैसला जल्दी होता है: प्रैक्टिस जिन औजारों पर टिकी है, यह उनसे मुकाबला नहीं करता। कानून से बाहर की पेशेवर फर्में हमारा पेशेवर सेवाओं की शेड्यूलिंग पेज देख सकती हैं, जो सलाहकार कंपनियों के लिए बिल योग्य घंटों का वही सवाल संभालता है।

टाइम ट्रैकिंग ऐप कैसे चुनें

किसी भी टाइम ट्रैकिंग ऐप को एक असली हफ्ते पर परखें। तीन लोगों को पांच दिन काम की शुरुआत और अंत दर्ज करने दें, फिर रिपोर्ट निकालें और देखें कि कुल आंकड़े वाकई हुई बात से मिलते हैं या नहीं, ओवरटाइम अलग है या नहीं, और सब कुछ एक्सपोर्ट किए बिना एक प्रोजेक्ट पर फ़िल्टर हो पाता है या नहीं। फोन पर ऐप खोलिए और गिनिए कि एक बार दर्ज करने में कितने टैप लगते हैं, क्योंकि जिस ऐप में छह लगते हैं, लोग चुपचाप उसे छोड़ देते हैं। लॉ फर्म के सबसे अच्छे टाइम ट्रैकिंग सॉफ्टवेयर की सूचियां इस परख में कम ही टिकती हैं, क्योंकि अपनाने का फैसला फीचर की तालिका में नहीं, फोन पर होता है।

Shifton दस टीम सदस्यों तक बिना समय सीमा मुफ्त है, जो एक छोटी प्रैक्टिस को पूरा ढक देता है, और उससे ऊपर भुगतान वाले प्लान प्रति कर्मचारी प्रति महीने लगते हैं; प्राइसिंग पेज बताता है कि कौन मॉड्यूल कहां है। टीम इम्पोर्ट करें, एक हफ्ते के घंटे किसी प्रोजेक्ट पर दर्ज करें, और रिपोर्ट निकाल कर अंदाजे और रिकॉर्ड का फर्क देखें।