Tydopsporing vir prokureurs en regspanne

In 'n prokureursfirma is aangetekende tyd inkomste. Elke uur wat ongeboek bly, of wat aan die einde van die week uit die geheue opgestel word, is óf geld wat die firma nooit faktureer nie, óf 'n syfer wat niemand kan verdedig nie. Daarom word tydopsporing vir prokureurs lank gekoop voordat iemand hom oor roosters bekommer: die ure is die produk, en die akkuraatheid van die rekord bepaal beide wat die firma verdien en wat dit kan bewys.

Die tweede probleem is stiller. Iemand moet steeds sorg dat ontvangs beman is, dat 'n regsassistent op 'n hofdag beskikbaar is, en dat twee mense nie in dieselfde week met vakansie is nie. Daardie werk leef gewoonlik in 'n muurbeplanner en in iemand se kop.

Wat tydopsporing vir prokureurs werklik moet doen

Drie dinge, en hulle weeg nie ewe veel nie. Vang ure soos hulle gebeur eerder as in 'n Vrydagmiddag-rekonstruksie. Skryf daardie ure toe aan die regte projek sodat 'n totaal per saak bestaan. En rapporteer hulle in 'n vorm wat bevraagteken kan word sonder om in te gee, met gewerkte ure en oortyd apart en 'n spoor agter elke inskrywing.

Shifton doen dit in dieselfde produk wat die kantoor gedek hou: 'n tydklok op selfoon en web, ure per projek aangeteken, pouses afsonderlik gelog, tydstaatlogs per skof, en 'n verslagpaneel wat werksure, oortyd, afwesigheid, laatkom, begroting en betaalkoerse teruggee. Firmas wat sagteware vir prokureurs se ure teen 'n gedeelde sigblad opweeg, vind die verskil by die derde punt eerder as die eerste.

Die naam wissel met wie koop. Vennote soek tydopsporingsagteware vir prokureurs, kantoorbestuurders soek 'n tydstaatstelsel, en administrateurs wil bloot hê dat die ure opdaag sonder dat iemand agterna jaag. 'n Elektroniese tydstaat, 'n tyd-en-bywoningstelsel en 'n sigblad eis dieselfde werk op; net een van hulle hou 'n log wat jy later kan nagaan.

Ure toegeskryf aan die regte saak

'n Totale getal gewerkte ure is op sy eie byna waardeloos. Wat saak maak, is watter saak dié ure opgeneem het. Projekte in Shifton is hoe daardie skeiding gebeur: elke skof en elke inskrywing hoort by 'n projek, en elke verslag kan volgens projek, pos en datumreeks gefiltreer word.

Stel daardie filter en jy het 'n syfer per saak vir gewerkte ure, oortyd en afwesigheid, per persoon, vir enige tydperk wat jy kies. Dít is wat die meeste firmas eintlik soek wanneer hulle na tydopsporing vir prokureurs kyk: nie 'n stophorlosie nie, maar 'n verdedigbare totaal wat aan 'n naam en 'n stuk werk gekoppel is. Tydopsporingsagteware vir 'n prokureursfirma wat net een groot totaal lewer, laat die gesprek met finansies presies waar dit begin het, en 'n stelsel wat nie 'n tydperk volgens projek kan opbreek nie, is dieselfde probleem onder 'n ander naam.

Gewerkte ure, oortyd en die syfers agter 'n rekening

Die werksure-verslag is die middelpunt van die stelsel. Vir enige tydperk gee dit skofbegin en -einde, duur, pouse-tyd, laat ure, vroeë vertrek, afwesigheidsure, gewerkte ure, oortydure en skoftelling vir elke persoon.

Om gewerkte ure en oortyd in aparte kolomme te hou, weeg in 'n regsomgewing swaarder as in die meeste ander, want die twee word verskillend betaal en verskillend deurbereken, en aan die einde van elke kwartaal word daaroor gestry. Voeg die bonus-, boete- en begrotingsverslae by, en 'n vennoot sien wat 'n saak verbruik het eerder as om dit te skat. Ons tydopsporing-kenmerkbladsy verduidelik hoe inskrywings vasgelê word. Shifton lewer die ure; dit stel nie die faktuur op nie.

Dekking vir hofdae, ontvangs en steunpersoneel

Prokureurs is nie die enigste mense wie se week beplan moet word nie. Ontvangs, regsassistente, sekretaresses en klerke moet deur die kantoorure gedek wees, en 'n hofdag haal iemand met 'n dag se kennisgewing uit die kantoor. Skedulering vir 'n prokureursfirma gaan eintlik oor daardie steunlaag.

Die weekrooster plaas die hele span op een skerm met ongedekte slotte in 'n eie ry, sodat 'n onbemande ontvangstoonbank dae vooruit sigbaar is. Dekking kan as 'n oop skof geplaas word vir enigiemand wat kwalifiseer om dit te neem, ruilings loop deur die app met bestuurderbevestiging, en elke verandering stoot na die geraakte fone. Skofbeplanningsagteware van hierdie soort sal nie 'n hofdagboek bou nie, maar dit sal keer dat die kantoor onbeman is omdat twee mense dieselfde Vrydag geboek het. Of die vereiste as skofsagteware vir prokureurs, 'n personeelroosterstelsel of 'n roosterapp geskryf word, die meganisme bly dieselfde: dieselfde rooster, dieselfde oop skofte en dieselfde kennisgewings. 'n Roosterapp word beoordeel op of steunpersoneel dit oopmaak, nie op hoeveel aansigte dit bied nie.

Rolle, magtigingsvlakke en wie wat sien

Vertroulikheid vorm alles in 'n firma, ook sy administratiewe gereedskap. Elke persoon in Shifton het 'n magtigingsvlak, werknemer of administrateur, 'n pos en 'n tydsone. Personeel sien net hulle eie skofte en hulle eie ure. Administrateurs sien die spanne wat aan hulle gegee word, wat beteken 'n kantoorbestuurder kan 'n rooster opstel sonder om sigbaarheid oor die hele firma te kry.

Inskakeling is 'n lys, nie 'n projek nie. Nooi mense per e-pos, voer 'n bestaande lys in, en die rekeningstatus-kolom wys wie aanvaar het en wie nog wag, wat keer dat 'n uitrol halfpad gaan staan. Personeelskeduleringsagteware in 'n firma misluk baie meer dikwels op aanvaarding as op kenmerke, dus weeg die uitnodigingslys net so swaar as die kalender. 'n Uitrol wat by die administrateurs stop, het niks verander nie.

Verlof, balanse en die verslae wat gevra word

Vakansie in 'n klein firma is 'n skeduleringsprobleem wat as 'n personeelkwessie vermom is, want twee afwesighede in dieselfde week kan 'n hofdatum ongedek laat. Aansoeke word in die app ingedien en deur 'n bestuurder goedgekeur, en goedgekeurde verlof verskyn dadelik in die rooster sodat dit in die volgende week ingereken word eerder as later ontdek word.

Die vakansiebalans-verslag gee bygevoegde dae, gebruikte dae en oorblywende balans per persoon. Verlofverslae, minimum-ure-verslae, bevestigde-skofverslae en 'n laatkomverslag staan daarnaas, alles filtreerbaar en uitvoerbaar. Dít is die kombinasie wat 'n aankoop van tydopsporingsagteware in iets verander wat die bestuurdende vennoot werklik lees.

Wat Shifton is en nie is nie

Om direk te wees, spaar tyd. Shifton is werksmagsagteware: roosters, ure, bywoning, afwesigheid, verslagdoening. Dit hou geen lêers, geen kliëntdata, geen fakturering en geen hofdagboek nie. Dit sal niks opstel nie en nie 'n enkele dokument stoor nie.

Wat dit vervang, is die sigblad met ure, die papierrooster en die rekonstruksie aan die einde van die maand. Firmas gebruik dit gewoonlik naas die stelsel wat hulle lêers hou, en daarom is 'n besluit oor tydstaatsagteware gewoonlik vinnig: dit meeding nie met die gereedskap waarop die praktyk reeds staatmaak nie. Professionele praktyke buite die reg kan ons bladsy oor skedulering vir professionele dienste vergelyk, wat dieselfde vraag oor faktureerbare ure vir konsultasiefirmas hanteer.

Hoe om 'n tydopsporing-app te kies

Toets enige tydopsporing-app op 'n werklike week. Laat drie mense vyf dae lank in en uit klok, trek dan die verslag en kyk of die totale ooreenstem met wat werklik gebeur het, of oortyd apart gehou word, en of jy na een projek kan filtreer sonder om alles uit te voer. Maak die app op 'n foon oop en tel hoeveel tikke 'n inklok verg, want 'n app wat ses verg, sal stil-stil ophou om gebruik te word. Ranglyste van die beste tydopsporingsagteware vir prokureursfirmas hou selde onder daardie toets, want aanvaarding word op 'n foon beslis en nie in 'n kenmerktabel nie.

Shifton is gratis vir tot tien spanlede sonder tydsbeperking, wat 'n klein praktyk heeltemal dek, en betaalde planne word bo daardie getal per werknemer per maand gehef; die prysebladsy wys waar elke module sit. Voer die span in, teken een week se ure teen 'n projek aan, en trek die verslag om die verskil tussen 'n skatting en 'n rekord te sien.