Vəkillər və hüquq komandaları üçün iş vaxtının uçotu

Vəkillik bürosunda qeydə alınmış vaxt gəlirdir. Yazılmamış qalan və ya həftənin sonunda yaddaşdan bərpa edilən hər saat ya büronun heç vaxt fakturaya salmayacağı puldur, ya da heç kimin müdafiə edə bilmədiyi rəqəmdir. Elə buna görə vəkillər üçün iş vaxtının uçotu proqramı növbə cədvəlləri barədə düşünülməzdən çox əvvəl alınır: burada saatlar məhsuldur və qeydin dəqiqliyi büronun nə qazandığını da, nəyi sübut edə bildiyini də müəyyən edir.

İkinci problem daha sakitdir. Kimsə yenə də qəbul masasında adamın olmasına, məhkəmə iclası günü vəkil köməkçisinin boş olmasına və iki nəfərin eyni həftədə məzuniyyətə çıxmamasına baxmalıdır. Bu iş adətən divar təqvimində və kiminsə yaddaşında yaşayır.

Vəkillər üçün iş vaxtının uçotu əslində nə etməlidir

Üç şey və onların çəkisi bərabər deyil. Saatları cümə günü bərpa etmək yerinə, baş verdiyi anda qeyd etmək. Hər iş üzrə cəm olsun deyə onları düzgün layihəyə yazmaq. Və onları mübahisəyə tab gətirən formada vermək: işlənmiş saatlar və əlavə saatlar ayrı, hər qeydin arxasında iz.

Shifton bunu ofisi adamsız qoymayan eyni məhsulun içində edir: telefonda və brauzerdə vaxt qeydiyyatı, layihələr üzrə saatlar, ayrı aparılan fasilələr, hər növbə üçün vaxt jurnalı və iş vaxtını, əlavə saatları, iş yerində olmama vaxtını, gecikmələri, büdcəni və saat tariflərini qaytaran hesabat paneli. Vəkillərin saatlarının uçotu proqramını ümumi cədvəllə müqayisə edən bürolar fərqi birinci deyil, üçüncü bənddə tapır.

Ad kimin aldığına görə dəyişir. Tərəfdaşlar vəkillər üçün iş vaxtının uçotu proqramını axtarır, büro rəhbərləri tabel sistemini axtarır, inzibati işçilər isə sadəcə saatların xatırlatma olmadan gəlməsini istəyir. Elektron tabel, gəliş-gediş sistemi və adi cədvəl eyni işə iddia edir; onlardan yalnız biri sonradan yoxlanıla bilən jurnal saxlayır.

Düzgün işə yazılmış saatlar

İşlənmiş saatların ümumi sayı təkbaşına heç nə demir. Onları hansı işin udduğu vacibdir. Shifton sistemində layihələr həmin ayırmanın mexanizmidir: hər növbə və hər qeyd bir layihəyə aiddir, hər hesabat isə layihə, vəzifə və tarix aralığı üzrə süzgəcdən keçirilə bilər.

Süzgəci qoşun və hər iş üzrə işlənmiş saatlar, əlavə saatlar və iş yerində olmama üzrə rəqəm alırsınız, hər adam üçün, seçdiyiniz istənilən dövr üzrə. Bürolar vəkillərin vaxtının izlənməsini soruşanda əslində axtardıqları budur: saniyəölçən deyil, ada və konkret işə bağlanmış, müdafiə oluna bilən cəm. Yalnız bir ümumi cəm verən vəkillik bürosunun vaxt uçotu sistemi maliyyə ilə söhbəti başladığı yerdə saxlayır, dövrü layihələrə ayıra bilməyən alət isə başqa adla gələn eyni problemdir.

İşlənmiş saatlar, əlavə iş və fakturanın arxasındakı rəqəmlər

İş vaxtı hesabatı bütün sistemin mərkəzidir. İstənilən dövr üçün o, hər adamın növbəsinin başlanğıcını və sonunu, müddətini, fasilə vaxtını, gecikmə saatlarını, tez getməsini, iş yerində olmama saatlarını, işlənmiş saatlarını, əlavə saatlarını və növbə sayını qaytarır.

İşlənmiş saatlarla əlavə saatları ayrı sütunlarda saxlamaq vəkillik bürosunda əksər sahələrdən daha çox əhəmiyyət daşıyır, çünki bu ikisi fərqli ödənilir və müştəriyə fərqli hesablanır, hər rübün sonunda yenidən müzakirəyə düşür. Bonus, tutulma və büdcə hesabatlarını əlavə edin, tərəfdaş işin nəyi udduğunu təxmin etmək yerinə görəcək. Qeydlərin necə yarandığını bizim iş vaxtının uçotu imkanı barədə səhifə izah edir. Shifton saatları verir; fakturanı o yazmır.

Məhkəmə günləri, qəbul masası və köməkçi işçilər

Həftə yalnız vəkillər üçün planlaşdırılmır. Qəbul masası, vəkil köməkçiləri, katiblər və dəftərxana işçiləri büronun iş saatlarını tam örtməlidir, məhkəmə iclası isə adamı bir gün əvvəl xəbərdarlıqla ofisdən çıxarır. Vəkillik bürosu üçün cədvəl proqramı əslində məhz bu dayaq təbəqəsi barədədir.

Həftəlik şəbəkə bütün komandanı bir ekrana yığır, örtülməmiş növbələri isə ayrı sətrə çıxarır, buna görə boş qəbul masası bir neçə gün əvvəldən görünür. Növbə onu götürməyə hüququ olan hər kəs üçün açıq növbə kimi yerləşdirilə bilər, dəyişmələr rəhbərin təsdiqi ilə tətbiqdə keçir və hər dəyişiklik aidiyyəti adamların telefonlarına bildiriş kimi gedir. Belə növbə planlaşdırma proqramı sizə məhkəmə təqvimi qurmayacaq, lakin iki nəfər eyni cüməni götürdüyü üçün büronun adamsız qalmasına imkan verməyəcək. Tələb vəkillər üçün növbə proqramı, işçi cədvəlləri sistemi və ya cədvəl tətbiqi kimi yazılsa da, mexanizm eynidir: eyni şəbəkə, eyni açıq növbələr və eyni bildirişlər. Cədvəl tətbiqi neçə görünüş təklif etdiyinə görə deyil, köməkçi işçilərin onu açıb-açmadığına görə qiymətləndirilir.

Vəzifələr, giriş səviyyələri və kim nəyi görür

Büroda məxfilik hər şeyi, o cümlədən inzibati alətləri də formalaşdırır. Shifton sistemində hər adamın giriş səviyyəsi (işçi və ya administrator), vəzifəsi və saat qurşağı olur. İşçilər yalnız öz növbələrini və öz saatlarını görür. Administratorlar yalnız özlərinə verilmiş komandaları görür, buna görə ofis rəhbəri bütün büro üzrə görünüş almadan cədvəl apara bilər.

Adamların əlavə edilməsi layihə deyil, siyahıdır. Onları e-poçtla dəvət edin, mövcud siyahını idxal edin, hesab statusu sütunu isə dəvəti kimin qəbul etdiyini və kimin hələ gözlədiyini göstərəcək; tətbiqin yarı yolda dayanmamasını təmin edən budur. Büroda işçi cədvəlləri proqramı imkanlara görə deyil, adamların onu qəbul etməməsinə görə daha tez uğursuz olur, buna görə dəvət siyahısı təqvim qədər əhəmiyyətlidir. Administratorlarda dayanan tətbiq heç nə dəyişməyib.

Məzuniyyət, qalıqlar və soruşulan hesabatlar

Kiçik büroda məzuniyyət kadr mövzusu kimi görünən planlaşdırma problemidir, çünki eyni həftədəki iki yoxluq məhkəmə tarixini adamsız qoya bilər. Müraciətlər tətbiqdə verilir və rəhbər təsdiqləyir, təsdiqlənmiş məzuniyyət cədvəldə dərhal görünür, buna görə növbəti həftəyə hesablanır, həftənin ortasında aşkarlanmır.

Məzuniyyət qalığı hesabatı hər adam üzrə əlavə edilmiş günləri, istifadə edilmiş günləri və qalan qalığı verir. Onun yanında iş yerində olmama, minimum saat, təsdiqlənmiş növbələr və gecikən işçilər hesabatları dayanır, hamısı süzgəclənir və ixrac edilir. Vaxt uçotu sisteminin alınmasını idarəedici tərəfdaşın həqiqətən oxuduğu bir şeyə çevirən məhz bu birləşmədir.

Shifton nədir və nə deyil

Açıq danışmaq vaxta qənaət edir. Shifton işçi qüvvəsini idarəetmə proqramıdır: növbə cədvəlləri, saatlar, gəliş-gediş, məzuniyyət, hesabatlar. Onda dosye yoxdur, müştəri məlumatı yoxdur, faktura yoxdur və məhkəmə təqvimi yoxdur. O heç nə tərtib etməyəcək və bir sənəd də saxlamayacaq.

O, saatlar cədvəlini, kağız növbə cədvəlini və ayın sonundakı yenidən hesablamaları əvəz edir. Bürolar onu adətən dosyelərinin saxlandığı sistemin yanında istifadə edir, elə buna görə tabel proqramı barədə qərar tez verilir: o, praktikanın artıq asılı olduğu alətlərlə rəqabət aparmır. Hüquq sahəsindən kənar peşəkar şirkətlər peşəkar xidmətlərdə cədvəl qurma səhifəmizi müqayisə edə bilər, orada konsaltinq şirkətləri üçün eyni müştəriyə hesablanan saatlar məsələsi həll olunur.

Vaxt uçotu tətbiqini necə seçmək lazımdır

İstənilən vaxt uçotu tətbiqini real bir həftədə yoxlayın. Üç nəfər beş gün işin başlanğıcını və sonunu qeyd etsin, sonra hesabatı endirin və cəmlərin həqiqətən baş verənlə üst-üstə düşdüyünü, əlavə saatların ayrıldığını və hər şeyi ixrac etmədən bir layihəni süzə bildiyinizi yoxlayın. Tətbiqi telefonda açın və bir qeydin neçə toxunuş tələb etdiyini sayın, çünki altı toxunuş istəyən tətbiqi adamlar səssizcə buraxacaq. Vəkillik büroları üçün ən yaxşı vaxt uçotu proqramlarının siyahıları bu yoxlamaya nadir hallarda tab gətirir, çünki qəbul imkanlar cədvəlində deyil, telefonda qərara alınır.

Shifton komandada on nəfərə qədər müddət məhdudiyyəti olmadan pulsuzdur, bu kiçik bir büronu tam örtür, bundan yuxarı ödənişli planlar işçi başına aylıq hesablanır; qiymətlər səhifəsi hər modulun yerini göstərir. Komandanı idxal edin, bir həftəlik saatları layihə üzrə yazın və təxminlə qeyd arasındakı fərqi görmək üçün hesabatı endirin.