Registo de horas para advogados e equipas jurídicas

Numa sociedade de advogados, o tempo registado é receita. Cada hora que não é lançada, ou que é apontada de memória no fim da semana, é dinheiro que a sociedade nunca fatura ou um número que ninguém consegue defender. É por isso que um software de registo de horas para advogados é comprado muito antes de alguém se preocupar com escalas: as horas são o produto, e a exatidão do registo decide ao mesmo tempo o que a sociedade ganha e o que consegue provar.

O segundo problema é mais discreto. Alguém tem mesmo de garantir que a receção está ocupada, que há um estagiário disponível num dia de audiência e que duas pessoas não estão de férias na mesma semana. Esse trabalho costuma viver num planeador de parede e na cabeça de alguém.

O que um software de registo de horas para advogados tem de fazer

Três coisas, e não pesam por igual. Captar as horas à medida que acontecem em vez de as reconstituir na sexta-feira. Imputar essas horas ao projeto certo para que exista um total por processo. E apresentá-las num formato que resista a ser questionado, com horas trabalhadas e horas extra separadas e um rasto atrás de cada lançamento.

O Shifton faz isso no mesmo produto que mantém o escritório com cobertura: marcação de ponto no telefone e no navegador, horas registadas por projeto, pausas anotadas em separado, registos do cartão de horas guardados por turno e um painel de relatórios que devolve horas de trabalho, horas extra, ausências, atrasos, orçamento e taxas horárias. As sociedades que comparam um software de horas para advogados com uma folha de cálculo partilhada encontram a diferença no terceiro ponto e não no primeiro.

O rótulo muda com quem compra. Os sócios procuram um software de registo de horas para advogados, a administração procura um software de folhas de horas para a sociedade, e o secretariado quer apenas que as horas cheguem sem ser preciso insistir. O cartão de horas digital, um sistema de assiduidade e uma folha de cálculo reclamam a mesma tarefa; só um deles guarda um registo que se pode verificar mais tarde.

Horas imputadas ao projeto certo

Um total de horas trabalhadas quase nada vale sozinho. O que importa é qual o processo que as absorveu. Os projetos são no Shifton o mecanismo dessa separação: cada turno e cada marcação pertencem a um projeto, e qualquer relatório pode ser filtrado por projeto, por função e por intervalo de datas.

Aplique o filtro e tem um número por processo para horas trabalhadas, horas extra e ausências, por pessoa, no período que escolher. É isto que a maioria das sociedades realmente procura por trás de uma pesquisa sobre registo de horas de advogados: não um cronómetro, mas um total defensável ligado a um nome e a um trabalho concreto. Um sistema de registo de horas que produz apenas um grande total deixa a conversa com a área financeira exatamente onde começou, e uma ferramenta que não consegue desdobrar um período por projeto é o mesmo problema com outro nome.

Horas trabalhadas, horas extra e os números por trás de uma conta

O relatório de horas de trabalho é o centro do sistema. Para qualquer período devolve início e fim de turno, duração, tempo de pausa, horas de atraso, saídas antecipadas, horas de ausência, horas trabalhadas, horas extra e número de turnos de cada pessoa.

Manter horas trabalhadas e horas extra em colunas separadas pesa mais numa sociedade de advogados do que na maioria dos negócios, porque as duas são pagas e repercutidas de forma diferente e são discutidas no fecho de cada trimestre. Junte os relatórios de prémios, descontos e orçamento e um sócio vê o que um processo consumiu em vez de o estimar. A nossa página de registo de horas explica como as marcações são captadas. O Shifton produz as horas; a conta não é emitida por ele.

Cobertura para dias de audiência, receção e secretariado

Não são só os advogados que têm uma semana para organizar. Receção, estagiários, secretárias e pessoal administrativo têm de cobrir o horário de funcionamento, e uma audiência retira alguém do escritório com um dia de aviso. O planeamento de escalas numa sociedade é, no fundo, sobre esta camada de apoio.

A grelha semanal coloca toda a equipa num ecrã com os espaços a descoberto numa linha própria, pelo que uma receção vazia aparece com dias de antecedência. A cobertura pode ser publicada como turno aberto para quem tem perfil para o assumir, as trocas passam pela aplicação com confirmação do responsável e cada alteração é enviada para os telefones envolvidos. Um software de escalas deste tipo não constrói a agenda de audiências, mas evita que o escritório fique sem ninguém porque duas pessoas marcaram a mesma sexta-feira. Escreva-se o requisito como software de turnos para advogados, gestão de horários do secretariado ou aplicação de escalas, o mecanismo é a mesma grelha, os mesmos turnos abertos e as mesmas notificações. Uma aplicação de escalas avalia-se pelo facto de o secretariado a abrir e não pelo número de vistas que oferece.

Funções, níveis de acesso e quem vê o quê

A confidencialidade condiciona tudo numa sociedade, inclusive as ferramentas administrativas. Cada pessoa no Shifton tem um nível de permissões, colaborador ou administrador, uma função e um fuso horário. Os colaboradores vêem apenas os seus turnos e as suas horas. Os administradores vêem as equipas que lhes são atribuídas, o que permite a um responsável de escritório manter uma escala sem ganhar visibilidade sobre toda a sociedade.

A integração é uma lista e não um projeto. Convide por e-mail, importe uma lista existente e a coluna do estado da conta mostra quem aceitou e quem continua pendente, que é o que impede uma implementação de parar a meio. Um software de planeamento de pessoal para sociedades de advogados falha na adoção muito mais vezes do que nas funcionalidades, pelo que a lista de convites conta tanto como o calendário. Uma implementação que fica nos administradores não mudou nada.

Ausências, saldos e os relatórios que são pedidos

As férias numa sociedade pequena são um problema de planeamento disfarçado de tema de recursos humanos, porque duas ausências na mesma semana podem deixar uma audiência sem cobertura. Os pedidos são submetidos na aplicação e aprovados por um responsável, e as férias aprovadas aparecem logo no plano, pelo que entram no cálculo da semana seguinte em vez de serem descobertas.

O relatório de saldo de férias dá dias atribuídos, dias usados e saldo restante por pessoa. Ao lado ficam os relatórios de ausência, de horas mínimas, de turnos confirmados e de atrasos, todos filtráveis e exportáveis. É essa combinação que transforma a compra de um sistema de registo de horas para o escritório em algo que o sócio-gerente lê de facto.

O que o Shifton é e o que não é

Ser direto poupa tempo. O Shifton é software de gestão de pessoas: escalas, horas, assiduidade, ausências, relatórios. Não guarda processos, dados de cliente, faturação nem agenda judicial. Não redige nada e não arquiva um único documento.

O que substitui é a folha de cálculo de horas, o plano de cobertura em papel e a reconstituição do fim do mês. As sociedades usam-no normalmente ao lado do sistema que guarda os seus processos, e por isso a decisão sobre um software de folhas de horas costuma ser rápida: não concorre com as ferramentas de que a estrutura já depende. Profissionais fora da área jurídica podem comparar a nossa página de escalas para serviços profissionais, que trata a mesma questão das horas faturáveis para consultoras.

Como escolher uma aplicação de registo de horas

Teste qualquer aplicação de registo de horas numa semana real. Ponha três pessoas a marcar entrada e saída durante cinco dias, retire depois o relatório e veja se os totais correspondem ao que aconteceu, se as horas extra vêm separadas e se consegue filtrar um projeto sem exportar tudo. Abra a aplicação num telefone e conte os toques necessários para marcar ponto, porque uma aplicação que exige seis deixa de ser usada em silêncio. As listas dos melhores softwares de registo de horas para sociedades de advogados raramente resistem a esse teste, porque a adoção decide-se num telefone e não numa tabela de funcionalidades.

O Shifton é gratuito até dez membros da equipa sem limite de tempo, o que cobre por inteiro um escritório pequeno, e acima disso os planos pagos são cobrados por colaborador e por mês; a página de preços mostra onde fica cada módulo. Importe a equipa, registe uma semana de horas num projeto e retire o relatório para ver a diferença entre uma estimativa e um registo.