Avukatlar ve Hukuk Ekipleri için Zaman Takip Yazılımı

Bir hukuk bürosunda kaydedilen zaman doğrudan gelirdir. Kayda geçmeyen ya da hafta sonunda hafızadan yazılan her saat, ya büronun asla faturalamadığı paradır ya da kimsenin savunamadığı bir rakamdır. Avukatlar için zaman takip yazılımı bu yüzden kimse vardiya çizelgesini düşünmeye başlamadan çok önce satın alınır: ürün saatlerin kendisidir ve kaydın doğruluğu hem büronun ne kazandığını hem de neyi ispat edebileceğini belirler.

İkinci sorun daha sessizdir. Danışma masasının dolu olmasını, duruşma gününde bir avukat yardımcısının hazır bulunmasını ve aynı hafta iki kişinin birlikte izne çıkmamasını hâlâ birinin sağlaması gerekir. Bu iş genellikle bir duvar takviminde ve bir kişinin aklında yaşar.

Avukatlar için zaman takip yazılımının gerçekten yapması gerekenler

Üç şey ve ağırlıkları eşit değil. Saatleri cuma günü hatırlayarak toplamak yerine oluştukları anda yakalamak. Bu saatleri doğru dosyaya işlemek, böylece dosya başına bir toplam var olsun. Ve sorgulandığında ayakta kalan bir biçimde raporlamak: çalışılan saatler ile fazla mesai ayrı, her kaydın arkasında bir iz.

Shifton bunu ofisi dolu tutan aynı ürün içinde yapar: mobilde ve tarayıcıda giriş çıkış kaydı, proje bazında saatler, ayrı kaydedilen molalar, vardiya başına tutulan puantaj kayıtları ve çalışma saatleri, fazla mesai, devamsızlık, geç kalma, bütçe ve saat ücreti rakamlarını döndüren bir raporlama paneli. Avukat mesai takip programını ortak bir tabloyla karşılaştıran bürolar farkı birinci maddede değil, üçüncü maddede bulur.

Adlandırma satın alan kişiye göre değişir. Ortaklar avukatlar için zaman takibi arar, büro yöneticileri hukuk bürosu puantaj programı arar, idari kadro ise saatlerin kimseyi kovalamaya gerek kalmadan gelmesini ister. Dijital puantaj çizelgesi, mesai ve devam takibi ve bir hesap tablosu aynı işi iddia eder; ancak bunlardan yalnızca biri sonradan kontrol edebileceğiniz bir kayıt tutar.

Doğru dosyaya işlenen saatler

Çalışılan saatlerin genel toplamı tek başına neredeyse işe yaramaz. Önemli olan hangi dosyanın bu saatleri yuttuğudur. Shifton içinde bu ayrımı projeler yapar: her vardiya ve her kayıt bir projeye aittir ve her rapor projeye, pozisyona ve tarih aralığına göre filtrelenebilir.

Filtreyi uyguladığınızda, seçtiğiniz herhangi bir dönem için kişi başına çalışılan saat, fazla mesai ve devamsızlık rakamını dosya bazında elde edersiniz. Çoğu büro avukat zaman takip yazılımı ararken aslında bunu arar: bir kronometre değil, bir isme ve belirli bir işe bağlı, savunulabilir bir toplam. Yalnızca tek bir genel toplam üreten bir saat takibi, mali işlerle konuşmayı başladığı yerde bırakır; bir dönemi dosya bazında ayırmayı beceremeyen bir çözüm ise aynı sorunun başka bir adıdır.

Çalışılan saatler, fazla mesai ve faturanın arkasındaki sayılar

Çalışma saatleri raporu sistemin merkezidir. Herhangi bir dönem için her kişinin vardiya başlangıcını ve bitişini, süresini, mola süresini, geç kalınan saatleri, erken çıkışları, devamsızlık saatlerini, çalışılan saatleri, fazla mesai saatlerini ve vardiya sayısını döndürür.

Çalışılan saatler ile fazla mesaiyi ayrı kolonlarda tutmak hukuk ortamında çoğu sektörden daha çok önem taşır, çünkü ikisi farklı ödenir, farklı yansıtılır ve her çeyreğin sonunda tartışma konusu olur. Prim, kesinti ve bütçe raporlarını ekleyin; bir ortak bir dosyanın ne tükettiğini tahmin etmek yerine görür. Zaman takibi özellik sayfamız kayıtların nasıl alındığını anlatır. Shifton saatleri üretir; faturayı kesmez.

Duruşma günleri, danışma ve büro personeli için vardiya

Haftası planlanması gereken tek kişiler avukatlar değildir. Danışma, avukat yardımcıları, sekreterler ve büro görevlileri çalışma saatleri boyunca kesintisiz bulunmalıdır ve bir duruşma günü bir kişiyi bir gün önceden ofisten alır. Avukatlar için vardiya planlama aslında tam olarak bu destek katmanıyla ilgilidir.

Haftalık ızgara bütün ekibi tek ekrana koyar ve boş kalan dilimleri kendi satırına taşır, böylece boş bir danışma masası günler öncesinden görünür. Vardiya, uygun olan herkesin üstlenebileceği açık vardiya olarak yayınlanabilir, değişimler yönetici onayıyla uygulamadan geçer ve her değişiklik ilgili telefonlara iletilir. Bu türden bir vardiya yazılımı sizin için duruşma ajandası kurmaz, ancak iki kişi aynı cumayı aldığı için ofisin boş kalmasını engeller. Talep hukuk bürosu vardiya yazılımı, büro personeli planlama sistemi ya da vardiya uygulaması olarak yazılsın, mekanizma aynı ızgara, aynı açık vardiyalar ve aynı bildirimlerdir. Böyle bir uygulama, büro personelinin onu açıp açmadığına göre değerlendirilir, sunduğu görünüm sayısına göre değil.

Görevler, yetki düzeyleri ve kimin neyi göreceği

Gizlilik bir büroda her şeyi biçimlendirir, idari araçlar da dahil. Shifton içindeki her kişinin bir yetki düzeyi vardır, çalışan ya da yönetici, ayrıca bir pozisyonu ve bir saat dilimi. Çalışanlar yalnızca kendi vardiyalarını ve kendi saatlerini görür. Yöneticiler yalnızca kendilerine verilen ekipleri görür; bu da bir büro müdürünün bütün büroya görünürlük kazanmadan çizelge yürütebilmesi demektir.

Kuruluma başlamak bir liste işidir, proje değil. Kişileri e-postayla davet edin, mevcut bir listeyi içe aktarın; hesap durumu kolonu kimin kabul ettiğini ve kimin beklediğini gösterir, bu da geçişin yarı yolda durmasını engeller. Hukuk alanında personel planlama, özelliklerden çok benimsenme yüzünden başarısız olur; bu yüzden davet listesi takvim kadar önemlidir. Yöneticilerde biten bir geçiş hiçbir şeyi değiştirmemiştir.

İzin, bakiyeler ve istenen raporlar

Küçük bir büroda izin, insan kaynakları kılığına girmiş bir planlama sorunudur, çünkü aynı haftadaki iki devamsızlık bir duruşma gününü boş bırakabilir. Talepler uygulamada iletilir ve bir yönetici tarafından onaylanır, onaylanan izin çizelgede hemen görünür; böylece sonradan fark edilmek yerine gelecek haftanın hesabına katılır.

İzin bakiyesi raporu kişi başına eklenen günleri, kullanılan günleri ve kalan bakiyeyi verir. Yanında izin raporları, asgari saat raporları, onaylanmış vardiya raporları ve geç kalan çalışanlar raporu durur; hepsi filtrelenebilir ve dışa aktarılabilir. Bir zaman takip yatırımını yönetici ortağın gerçekten okuduğu bir şeye dönüştüren şey bu bileşimdir.

Shifton nedir, ne değildir

Açık konuşmak zaman kazandırır. Shifton bir personel yazılımıdır: vardiya çizelgeleri, saatler, devam, devamsızlık, raporlama. Dosya, müvekkil verisi, faturalama ve duruşma ajandası barındırmaz. Hiçbir metin hazırlamaz ve tek bir belge saklamaz.

Yerini aldığı şeyler saat tablosu, kâğıt nöbet çizelgesi ve ay sonundaki geriye dönük kurgudur. Bürolar onu genellikle dosyalarını tuttukları sistemin yanında çalıştırır; bu yüzden avukat puantaj programı kararı hızlı verilir: büronun zaten bel bağladığı araçlarla yarışmıyordur. Hukuk dışındaki profesyonel yapılar, danışmanlıklar için aynı faturalanabilir saat sorusunu ele alan profesyonel hizmetler için vardiya planlama sayfamızı karşılaştırabilir.

Avukat zaman takip uygulaması seçmek

Herhangi bir zaman takip uygulamasını gerçek bir hafta üzerinde deneyin. Üç kişiye beş gün boyunca giriş çıkış yaptırın, sonra raporu çekin ve toplamların gerçekte olanla uyuşup uyuşmadığına, fazla mesainin ayrılıp ayrılmadığına ve her şeyi dışa aktarmadan tek bir dosyaya filtre uygulayıp uygulayamadığınıza bakın. Uygulamayı bir telefonda açın ve bir giriş kaydının kaç dokunuş aldığını sayın; çünkü altı dokunuş isteyen bir uygulama sessizce kullanılmaz olur. En iyi hukuk bürosu zaman takip yazılımı sıralamaları bu testte nadiren ayakta kalır, çünkü benimsenme bir özellik tablosunda değil bir telefonda kararlaştırılır.

Shifton on ekip üyesine kadar süre sınırı olmadan ücretsizdir, bu da küçük bir büroyu tamamen kapsar; üzerinde ücretli planlar çalışan başına aylık faturalanır ve fiyatlandırma sayfası her modülün nerede durduğunu gösterir. Ekibi içe aktarın, bir dosyaya bir haftalık saat kaydedin ve raporu çekerek bir tahmin ile bir kayıt arasındaki farkı görün.