Suivi du temps pour avocats et personnel de cabinet

Dans un cabinet d'avocats, le temps enregistré est le chiffre d'affaires. Chaque heure qui n'est pas consignée, ou qui est notée de mémoire en fin de semaine, représente soit de l'argent que le cabinet ne facturera jamais, soit un chiffre que personne ne pourra défendre. C'est pourquoi un logiciel de suivi du temps pour avocats est acheté bien avant que quiconque se préoccupe des plannings : les heures sont le produit, et la justesse de l'enregistrement décide à la fois de ce que le cabinet gagne et de ce qu'il peut prouver.

Le second problème est plus discret. Quelqu'un doit encore s'assurer que l'accueil est tenu, qu'un juriste est disponible un jour d'audience et que deux personnes ne sont pas en congé la même semaine. Ce travail vit d'habitude dans un planning mural et dans la tête de quelqu'un.

Ce qu'un logiciel de suivi du temps pour avocats doit vraiment faire

Trois choses, et leur poids n'est pas le même. Saisir les heures au moment où elles se produisent plutôt que les reconstituer le vendredi. Rattacher ces heures au bon projet pour qu'un total par dossier existe. Et les restituer sous une forme qui résiste à la contestation, avec les heures travaillées et supplémentaires séparées et une trace derrière chaque saisie.

Shifton fait cela dans le produit qui garde aussi le cabinet couvert : un pointage mobile et web, des heures enregistrées par projet, des pauses consignées à part, des journaux de pointage tenus par poste et un panneau de rapports qui restitue heures de travail, heures supplémentaires, absences, retards, budget et taux horaires. Les cabinets qui comparent une solution de gestion des temps pour avocats à un tableau partagé trouvent la différence sur le troisième point plutôt que sur le premier.

L'intitulé change selon l'acheteur. Les associés cherchent un logiciel de suivi du temps pour avocats, l'administration un logiciel de feuilles de temps pour cabinet, et le secrétariat veut simplement que les heures arrivent sans relance. Feuilles de temps numériques, gestion des temps et des présences ou tableur revendiquent la même tâche ; un seul conserve un journal vérifiable plus tard.

Des heures rattachées au bon projet

Un nombre total d'heures travaillées ne sert presque à rien pris isolément. Ce qui compte, c'est le dossier qui les a absorbées. Les projets sont dans Shifton le mécanisme de cette séparation : chaque poste et chaque saisie appartiennent à un projet, et chaque rapport se filtre par projet, par poste et par plage de dates.

Appliquez le filtre et vous obtenez, par dossier, un chiffre pour les heures travaillées, les heures supplémentaires et les absences, par personne, sur la période de votre choix. C'est ce que la plupart des cabinets recherchent réellement derrière une requête sur le suivi du temps des avocats : non pas un chronomètre, mais un total défendable attaché à un nom et à un travail précis. Un outil de gestion du temps qui ne produit qu'un grand total laisse la discussion avec la comptabilité exactement là où elle a commencé, et une solution incapable de découper une période par projet pose le même problème sous un autre nom.

Heures travaillées, heures supplémentaires et les chiffres derrière une facture

Le rapport des heures de travail est le centre du système. Pour toute période, il restitue le début et la fin de poste, la durée, le temps de pause, les heures de retard, les départs anticipés, les heures d'absence, les heures travaillées, les heures supplémentaires et le nombre de postes pour chaque personne.

Garder les heures travaillées et les heures supplémentaires dans des colonnes distinctes compte davantage en cabinet qu'ailleurs, parce que les deux sont payées et refacturées différemment et qu'elles se discutent à la fin de chaque trimestre. Ajoutez les rapports de primes, de retenues et de budget, et un associé voit ce qu'un dossier a consommé au lieu de l'estimer. Notre page suivi du temps explique comment les saisies sont capturées. Shifton produit les heures ; il n'émet pas la facture.

Couvrir les jours d'audience, l'accueil et le secrétariat

Les avocats ne sont pas les seuls dont la semaine doit être organisée. L'accueil, les juristes, les secrétaires et les clercs doivent couvrir les heures d'ouverture, et une audience retire quelqu'un du bureau avec un jour de préavis. La planification des plannings en cabinet porte en réalité sur cette couche de soutien.

La grille hebdomadaire met toute l'équipe sur un écran avec les créneaux à pourvoir dans une ligne dédiée, si bien qu'un accueil vide se voit plusieurs jours à l'avance. La couverture peut être publiée en créneau ouvert que toute personne éligible peut prendre, les échanges passent par l'application avec confirmation du responsable, et chaque changement est poussé sur les téléphones concernés. Un logiciel de planning de ce type ne construira pas votre calendrier d'audiences, mais il évitera que le cabinet reste sans personne parce que deux collaborateurs ont réservé le même vendredi. Que le besoin s'écrive logiciel de planning pour avocats, gestion des horaires du secrétariat ou application de planning, le mécanisme est la même grille, les mêmes créneaux ouverts et les mêmes notifications. Une application de planning se juge sur le fait que le secrétariat l'ouvre, pas sur le nombre de vues qu'elle propose.

Rôles, niveaux d'accès et qui voit quoi

La confidentialité façonne tout dans un cabinet, y compris ses outils administratifs. Chaque personne dans Shifton a un niveau d'autorisation, employé ou administrateur, un poste et un fuseau horaire. Les employés ne voient que leurs propres postes et leurs propres heures. Les administrateurs voient les équipes qui leur sont confiées, ce qui permet à un responsable de bureau de tenir un planning sans obtenir une vue sur l'ensemble du cabinet.

L'intégration est une liste, pas un projet. Invitez les personnes par e-mail, importez une liste existante, et la colonne de statut du compte montre qui a accepté et qui reste en attente, ce qui évite qu'un déploiement s'arrête à mi-chemin. Un logiciel de planification du personnel en cabinet échoue bien plus souvent sur l'adoption que sur les fonctions, donc la liste d'invitations compte autant que le calendrier. Un déploiement qui s'arrête aux administrateurs n'a rien changé.

Congés, soldes et rapports que l'on réclame

Les congés dans un petit cabinet sont un problème de planification déguisé en question de ressources humaines, car deux absences la même semaine peuvent laisser une audience sans couverture. Les demandes sont déposées dans l'application et approuvées par un responsable, et un congé validé apparaît aussitôt dans le planning, donc il est intégré à la semaine suivante au lieu d'être découvert.

Le rapport de solde de congés donne les jours acquis, les jours pris et le solde restant par personne. À côté figurent les rapports d'absence, d'heures minimales, de postes confirmés et de retards, tous filtrables et exportables. C'est cette combinaison qui transforme l'achat d'un outil de suivi du temps en cabinet en quelque chose que l'associé gérant lit vraiment.

Ce que Shifton est et ce qu'il n'est pas

Être direct fait gagner du temps. Shifton est un logiciel de gestion du personnel : plannings, heures, présence, absences, reporting. Il ne détient aucun document, aucune donnée client, aucune facturation et aucun calendrier d'audiences. Il ne rédige rien et ne stocke pas un seul acte.

Ce qu'il remplace, c'est le tableau des heures, le planning de présence sur papier et la reconstitution de fin de mois. Les cabinets l'utilisent en général à côté du système qui héberge leurs dossiers, ce qui rend la décision sur un outil de feuilles de temps assez rapide : il n'entre pas en concurrence avec les outils dont la structure dépend déjà. Les professions libérales hors du droit peuvent comparer notre page sur la planification des services professionnels, qui traite la même question d'heures facturables pour le conseil.

Choisir une application de suivi du temps

Testez toute application de suivi du temps sur une vraie semaine. Faites pointer trois personnes pendant cinq jours, sortez ensuite le rapport et vérifiez si les totaux correspondent à ce qui s'est réellement passé, si les heures supplémentaires sont isolées et si vous pouvez filtrer sur un seul projet sans tout exporter. Ouvrez l'application sur un téléphone et comptez le nombre de gestes pour pointer, car une application qui en demande six cessera discrètement d'être utilisée. Les classements des meilleurs outils de suivi du temps pour cabinets résistent rarement à ce test, puisque l'adoption se décide sur un téléphone et non dans un tableau de fonctions.

Shifton est gratuit jusqu'à dix membres d'équipe sans limite de durée, ce qui couvre entièrement un petit cabinet, et les offres payantes sont facturées par employé et par mois au-delà ; la page des tarifs montre où se situe chaque module. Importez l'équipe, enregistrez une semaine d'heures sur un projet et sortez le rapport pour voir la différence entre une estimation et un enregistrement.