Tööaja arvestus advokaatidele ja juristide meeskondadele

Advokaadibüroos on kirja pandud aeg käive. Iga tund, mis jääb kirjutamata või mis nädala lõpus mälu järgi taastatakse, on kas raha, mida büroo kunagi arvele ei kanna, või number, mida keegi ei suuda kaitsta. Just seepärast ostetakse tööaja arvestust advokaatidele ammu enne seda, kui keegi hakkab mõtlema vahetuste graafikutele: tunnid on siin toode ja kirje täpsus otsustab nii selle, kui palju büroo teenib, kui ka selle, mida ta suudab tõestada.

Teine probleem on vaiksem. Keegi peab ikkagi jälgima, et vastuvõtulaua taga oleks inimene, et kohtuistungi päeval oleks vaba advokaadi abiline ja et kaks inimest ei läheks puhkusele samal nädalal. See töö elab tavaliselt seinakalendris ja kellegi peas.

Mida tööaja arvestus advokaadibüroos tegelikult tegema peab

Kolme asja, ja nende kaal ei ole ühesugune. Koguda tunnid siis, kui need toimuvad, mitte taastada neid reedel. Siduda need õige projektiga, et iga asja kohta oleks olemas summa. Ja esitada need kujul, mis peab vastu vaidlustamisele: töötatud tunnid ja ületunnid eraldi ning iga kirje taga jälg.

Shifton teeb seda samas tootes, mis hoiab büroo kaetud: tööaja märkimine telefonis ja veebis, tunnid projektide kaupa, eraldi peetavad pausid, iga vahetuse tööajalogi ja aruannete paneel, mis annab tööaja, ületunnid, puudumised, hilinemised, eelarve ja tunnitasud. Bürood, kes võrdlevad advokaatide tööaja arvestuse programmi ühise tabeliga, leiavad erinevuse kolmandast punktist, mitte esimesest.

Nimetus muutub selle järgi, kes ostab. Partnerid otsivad tööaja arvestuse tarkvara advokaatidele, büroojuhid tööajatabelite süsteemi ja administratsioon tahab lihtsalt, et tunnid jõuaksid kohale ilma meeldetuletusteta. Elektrooniline tööajatabel, tööaja ja kohaloleku süsteem ning tavaline arvutustabel pretendeerivad samale ülesandele; ainult üks neist peab logi, mida saab hiljem kontrollida.

Tunnid seotud õige asjaga

Töötatud tundide üldarv iseenesest ei tähenda peaaegu midagi. Tähtis on see, milline asi need endasse võttis. Projektid on Shiftonis just see eraldusmehhanism: iga vahetus ja iga kirje kuulub projekti alla ning iga aruannet saab filtreerida projekti, ametikoha ja kuupäevavahemiku järgi.

Pange filter tööle ja teil on iga asja kohta arv töötatud tundide, ületundide ja puudumiste jaoks, iga inimese kohta, mis tahes valitud perioodi eest. Just seda bürood tegelikult otsivad, kui uurivad advokaatide tööaja jälgimist: mitte stopperit, vaid põhjendatavat summat, mis on seotud nime ja konkreetse tööga. Advokaadibüroo tööaja arvestuse süsteem, mis annab ainult ühe üldsumma, jätab vestluse raamatupidamisega täpselt sinna, kust see algas, ja tööriist, mis ei suuda perioodi projektide kaupa lahku lüüa, on sama probleem teise nime all.

Töötatud tunnid, ületunnid ja arve taga olevad numbrid

Tööaja aruanne on kogu süsteemi keskpunkt. Mis tahes perioodi kohta annab see vahetuse alguse ja lõpu, kestuse, pausiaja, hilinemistunnid, varajase lahkumise, puudumistunnid, töötatud tunnid, ületunnid ja vahetuste arvu iga inimese kohta.

Töötatud tundide ja ületundide hoidmine eraldi veergudes kaalub advokaadibüroos rohkem kui enamikus muudes valdkondades, sest neid makstakse ja kliendile edasi arvestatakse erinevalt ning nende üle vaieldakse iga kvartali lõpus. Lisage preemiate, kinnipidamiste ja eelarve aruanded ning partner näeb, mida asi ära kulutas, selle asemel et seda oletada. Kuidas kirjed tekivad, selgitab meie tööaja arvestuse funktsiooni leht. Shifton annab tunnid; arvet ta ei koosta.

Kaetus kohtupäevadeks, vastuvõtule ja tugipersonalile

Nädalat ei planeerita ainult advokaatidele. Vastuvõtulaud, advokaadi abilised, sekretärid ja asjaajajad peavad katma büroo lahtiolekuaja ning kohtuistung viib inimese kontorist ära ühepäevase etteteatamisega. Advokaadibüroo graafikute tarkvara ongi tegelikult just selle tugikihi kohta.

Nädalaruudustik toob kogu meeskonna ühele ekraanile ja tõstab katmata vahetused eraldi ritta, nii et tühi vastuvõtulaud on näha mitu päeva ette. Vahetuse saab avaldada avatud vahetusena igaühele, kellel on õigus see võtta, vahetuste omavaheline vahetamine käib rakenduses juhi kinnitusega ja iga muudatus läheb puudutatud inimeste telefonidesse. Selline vahetuste planeerimise tarkvara ei ehita teile kohtukalendrit, aga ei lase bürool jääda inimesteta sellepärast, et kaks inimest broneerisid sama reede. Kas nõue pannakse kirja kui advokaatide vahetuste programm, personali graafikute süsteem või graafikurakendus, mehhanism on sama: sama ruudustik, samad avatud vahetused ja samad teated. Graafikurakendust hinnatakse selle järgi, kas tugipersonal selle avab, mitte selle järgi, mitu vaadet see pakub.

Ametikohad, õigused ja kes mida näeb

Konfidentsiaalsus kujundab büroos kõike, ka halduse tööriistu. Igal inimesel on Shiftonis õiguste tase (töötaja või administraator), ametikoht ja ajavöönd. Töötajad näevad ainult oma vahetusi ja oma tunde. Administraatorid näevad ainult neile antud meeskondi, nii et büroojuht saab graafikut pidada ilma nähtavust kogu büroo üle saamata.

Inimeste lisamine on nimekiri, mitte projekt. Kutsuge nad e-posti teel, importige olemasolev nimekiri ja konto oleku veerg näitab, kes kutse vastu võttis ja kes veel ootab; just see ei lase kasutuselevõtul poole peal seisma jääda. Advokaadibüroo personali graafikute tarkvara kukub kasutajate vastuseisu tõttu läbi palju sagedamini kui funktsioonide tõttu, seega kutsete nimekiri kaalub sama palju kui kalender. Kasutuselevõtt, mis jäi administraatorite juurde pidama, ei muutnud midagi.

Puudumised, jäägid ja aruanded, mida küsitakse

Puhkus väikeses büroos on planeerimisprobleem personaliteema rüüs, sest kaks puudumist samal nädalal võivad jätta kohtukuupäeva katmata. Taotlused esitatakse rakenduses ja juht kinnitab need ning kinnitatud puhkus ilmub graafikusse kohe, nii et see arvestatakse järgmisse nädalasse, mitte avastatakse selle keskel.

Puhkusejäägi aruanne annab lisatud päevad, kasutatud päevad ja jäägi iga inimese kohta. Selle kõrval on puudumiste, miinimumtundide, kinnitatud vahetuste ja hilinenud töötajate aruanded, kõik filtreeritavad ja eksporditavad. Just see kombinatsioon muudab tööaja arvestuse süsteemi ostu millekski, mida juhtivpartner tõesti loeb.

Mis Shifton on ja mis ta ei ole

Otsekohesus säästab aega. Shifton on tööjõu haldamise tarkvara: vahetuste graafikud, tunnid, kohalolek, puudumised, aruanded. Selles ei ole toimikuid, kliendiandmeid, arveldamist ega kohtukalendrit. See ei koosta midagi ega hoia alles ühtki dokumenti.

Ta asendab tundide arvutustabeli, paberil oleva vahetuste graafiku ja kuu lõpu ümberarvutamise. Bürood kasutavad seda tavaliselt kõrvuti süsteemiga, kus nende toimikud asuvad, ja just seepärast tehakse otsus tööajatabelite programmi kohta kiiresti: see ei konkureeri tööriistadega, millest praktika juba sõltub. Õigusvaldkonnast väljaspool tegutsevad professionaalsed ettevõtted saavad võrrelda meie professionaalsete teenuste graafikute lehte, mis lahendab sama arveldatavate tundide küsimuse konsultatsiooniettevõtetele.

Kuidas valida tööaja arvestuse rakendust

Katsetage iga tööaja arvestuse rakendust päris nädala peal. Laske kolmel inimesel viis päeva töö algust ja lõppu märkida, siis laadige aruanne alla ja vaadake, kas summad langevad kokku sellega, mis tegelikult juhtus, kas ületunnid on eraldi ja kas saate filtreerida ühe projekti ilma kõike eksportimata. Avage rakendus telefonis ja lugege kokku, mitu puudutust üks märkimine nõuab, sest rakenduse, mis nõuab kuut, jätavad inimesed vaikselt kasutamata. Parimate advokaadibüroode tööaja arvestuse programmide edetabelid peavad sellele katsele harva vastu, sest kasutuselevõtt otsustatakse telefonis, mitte funktsioonide tabelis.

Shifton on tasuta kuni kümne meeskonnaliikmega ilma ajapiiranguta, mis katab väikese büroo täielikult, ja sellest ülalpool arvestatakse tasulisi pakette töötaja kohta kuus; hinnaleht näitab, kus iga moodul asub. Importige meeskond, kirjutage üks nädal tunde projekti kaupa ja laadige aruanne alla, et näha vahet hinnangu ja kirje vahel.