Evidence pracovní doby pro advokáty a sekretariát

V advokátní kanceláři je zaznamenaný čas výnos. Každá hodina, která se nezapíše nebo se na konci týdne doplní po paměti, jsou buď peníze, které kancelář nikdy nevyfakturuje, nebo číslo, které nikdo neobhájí. Právě proto se evidence pracovní doby advokátů kupuje dlouho předtím, než se někdo začne zabývat rozpisy směn: hodiny jsou tady produkt a přesnost záznamu rozhoduje jak o tom, kolik kancelář vydělá, tak o tom, co dokáže prokázat.

Druhý problém je tišší. Někdo musí stále dohlížet, aby byla obsazená recepce, aby byl v den jednání dostupný koncipient a aby dva lidé nešli na dovolenou ve stejném týdnu. Tato práce obvykle žije v nástěnném plánovači a v něčí hlavě.

Co musí evidence pracovní doby advokátů skutečně umět

Tři věci, a jejich váha není stejná. Zachytit hodiny průběžně, ne je v pátek rekonstruovat. Přiřadit je ke správnému projektu, aby existoval součet u každé kauzy. A vydat je ve formě, která obstojí, když ji někdo zpochybní, s oddělenými odpracovanými hodinami a přesčasy a se stopou za každým záznamem.

Shifton to dělá ve stejném produktu, který drží kancelář obsazenou: píchačky v mobilu i v prohlížeči, hodiny zapsané po projektech, přestávky vedené zvlášť, logy pracovního výkazu u každé směny a panel reportů, který vrací pracovní dobu, přesčasy, nepřítomnost, pozdní příchody, rozpočet a hodinové sazby. Kanceláře, které porovnávají software na sledování hodin advokátů se společnou tabulkou, najdou rozdíl ve třetím bodě, a ne v prvním.

Označení se mění podle toho, kdo kupuje. Partneři hledají software pro evidenci pracovní doby advokátů, správce kanceláře systém pracovních výkazů, a sekretariát chce jen to, aby hodiny přicházely bez upomínání. Elektronický pracovní výkaz, systém docházky a obyčejná tabulka si nárokují stejný úkol; jen jeden z nich vede záznam, který lze později zkontrolovat.

Hodiny přiřazené ke správné kauze

Celkový počet odpracovaných hodin sám o sobě téměř nic neznamená. Rozhoduje, která kauza je pohltila. Projekty jsou v Shiftonu mechanismem tohoto oddělení: každá směna i každý záznam patří k projektu a každý report lze filtrovat podle projektu, pozice a rozsahu dat.

Nastavte filtr a máte u každé kauzy číslo pro odpracované hodiny, přesčasy a nepřítomnost, u každého člověka, za období, které si zvolíte. Právě to kanceláře skutečně hledají, když zadávají dotaz na sledování času advokátů: ne stopky, ale obhajitelný součet svázaný se jménem a s konkrétní prací. Systém evidence doby, který vydá jen jeden velký součet, ponechá rozhovor s finančním útvarem přesně tam, kde začal, a nástroj, který neumí rozpadnout období po projektech, je stejný problém pod jiným názvem.

Odpracované hodiny, přesčasy a čísla za vyúčtováním

Report pracovní doby je středem celého systému. Za libovolné období vrací začátek a konec směny, délku, čas přestávek, hodiny pozdních příchodů, dřívější odchody, hodiny nepřítomnosti, odpracované hodiny, přesčasy a počet směn u každého člověka.

Držet odpracované hodiny a přesčasy v oddělených sloupcích váží v advokátní kanceláři víc než ve většině provozů, protože se platí i přeúčtovávají odlišně a vracejí se do diskuse na konci každého kvartálu. Přidejte reporty bonusů, srážek a rozpočtu a partner uvidí, co kauza spotřebovala, místo aby to odhadoval. Naše stránka o evidenci pracovní doby popisuje, jak záznamy vznikají. Shifton dodává hodiny; vyúčtování nevystavuje.

Obsazení pro dny jednání, recepci a sekretariát

Týden se neplánuje jen advokátům. Recepce, koncipienti, asistentky a administrativní pracovníci musí pokrýt provozní hodiny kanceláře a jednání odvede člověka z kanceláře s jednodenním předstihem. Plánování rozpisů v advokátní kanceláři je vlastně o této podpůrné vrstvě.

Týdenní mřížka postaví celý tým na jednu obrazovku a neobsazené hodiny vysune do vlastního řádku, takže prázdná recepce je vidět několik dní dopředu. Obsazení lze zveřejnit jako otevřenou směnu pro kohokoli s příslušným oprávněním, výměny jdou přes aplikaci s potvrzením vedoucího a každá změna odchází do telefonů dotčených lidí. Takový software na rozpisy směn vám nepostaví kalendář jednání, ale nedovolí, aby kancelář zůstala bez lidí, protože si dva rezervovali stejný pátek. Ať už se potřeba napíše jako software na směny pro advokáty, plánování práce sekretariátu nebo aplikace s rozpisem, mechanismus je stejný: stejná mřížka, stejné otevřené směny a stejná upozornění. Aplikace s rozpisem se posuzuje podle toho, zda ji sekretariát otevírá, ne podle počtu pohledů, které nabízí.

Role, úrovně přístupu a kdo co vidí

Mlčenlivost formuje v kanceláři všechno, včetně administrativních nástrojů. Každý člověk v Shiftonu má úroveň oprávnění, zaměstnanec nebo administrátor, pozici a časovou zónu. Zaměstnanci vidí jen své vlastní směny a své vlastní hodiny. Administrátoři vidí týmy, které jim byly přiděleny, takže vedoucí kanceláře může vést rozpis, aniž by získal přehled o celé kanceláři.

Zavedení lidí je seznam, ne projekt. Pozvěte je e-mailem, naimportujte existující seznam a sloupec se stavem účtu ukáže, kdo pozvání přijal a kdo stále čeká; právě to nedovolí, aby se zavádění zaseklo v polovině. Software pro plánování lidí v advokátní kanceláři padá na přijetí uživateli mnohem častěji než na funkcích, takže seznam pozvání váží stejně jako kalendář. Zavedení, které skončilo u administrátorů, nezměnilo nic.

Nepřítomnost, zůstatky a reporty, o které se žádá

Dovolená v malé kanceláři je problém plánování převlečený za personální téma, protože dvě nepřítomnosti ve stejném týdnu mohou nechat termín jednání bez obsazení. Žádosti se podávají v aplikaci a schvaluje je vedoucí, schválená dovolená se objeví v rozpisu okamžitě, takže se započítá do dalšího týdne, místo aby se objevila až v jeho průběhu.

Report zůstatku dovolené dává přidané dny, využité dny a zbývající zůstatek u každého člověka. Vedle něj leží reporty nepřítomnosti, minimálních hodin, potvrzených směn a pozdních příchodů, všechny s filtry a exportem. Právě tato kombinace udělá z nákupu evidence pracovní doby něco, co řídící partner opravdu čte.

Co Shifton je a co není

Být přímý šetří čas. Shifton je software pro řízení lidí: rozpisy směn, hodiny, docházka, nepřítomnost, reporty. Nedrží spisy, klientská data, fakturaci ani kalendář jednání. Nic nesepíše a neuloží jediný dokument.

Nahrazuje tabulku s hodinami, papírový rozpis obsazení a dopočítávání na konci měsíce. Kanceláře ho obvykle používají vedle systému, který drží jejich spisy, a proto rozhodnutí o systému pracovních výkazů padá rychle: nekonkuruje nástrojům, na kterých už praxe závisí. Profesní firmy mimo advokacii mohou porovnat naši stránku o plánování v profesionálních službách, která řeší stejnou otázku fakturovatelných hodin pro poradenské firmy.

Jak vybrat aplikaci na evidenci pracovní doby

Vyzkoušejte každou aplikaci na evidenci doby na skutečném týdnu. Nechte tři lidi pět dní odpichovat příchody a odchody, pak stáhněte report a podívejte se, zda součty odpovídají tomu, co se skutečně stalo, zda jsou přesčasy oddělené a zda dokážete odfiltrovat jeden projekt bez exportu všeho. Otevřete aplikaci v telefonu a spočítejte, kolik dotyků stojí jedno odpíchnutí, protože aplikaci, která jich vyžaduje šest, lidé tiše přestanou používat. Přehledy nejlepších programů na evidenci pracovní doby pro advokátní kanceláře tento test zřídka vydrží, protože o přijetí se rozhoduje v telefonu, a ne v tabulce funkcí.

Shifton je bezplatný pro tým do deseti lidí bez časového omezení, což malou kancelář pokryje celou, a nad tento počet se placené tarify účtují za zaměstnance a měsíc; stránka s cenami ukazuje, kam který modul patří. Naimportujte tým, zapište jeden týden hodin na projekt a stáhněte report, abyste viděli rozdíl mezi odhadem a záznamem.