Työajanseuranta asianajajille ja lakitiimeille

Asianajotoimistossa kirjattu aika on liikevaihtoa. Jokainen tunti, joka jää kirjaamatta tai merkitään viikon lopussa muistinvaraisesti, on joko rahaa, jota toimisto ei koskaan laskuta, tai luku, jota kukaan ei pysty perustelemaan. Siksi asianajajien työajanseuranta hankitaan kauan ennen kuin kukaan alkaa murehtia vuorolistoja: tunnit ovat tuote, ja kirjauksen tarkkuus ratkaisee sekä sen, mitä toimisto ansaitsee, että sen, mitä se pystyy näyttämään toteen.

Toinen ongelma on hiljaisempi. Jonkun on silti huolehdittava siitä, että vastaanotto on miehitetty, että lakimiesavustaja on tavoitettavissa oikeuspäivänä ja että kaksi henkilöä ei ole lomalla samalla viikolla. Tämä työ elää yleensä seinäkalenterissa ja yhden ihmisen päässä.

Mitä asianajajien työajanseurannan on todella tehtävä

Kolme asiaa, eivätkä ne paina yhtä paljon. Kirjata tunnit sitä mukaa kun ne syntyvät sen sijaan, että ne kootaan perjantaina jälkikäteen. Kohdistaa ne oikealle projektille, jotta toimeksiantokohtainen summa on olemassa. Ja raportoida ne muodossa, joka kestää kyseenalaistamisen: tehdyt tunnit ja ylityöt erillään sekä jälki jokaisen merkinnän takana.

Shifton tekee tämän samassa tuotteessa, joka pitää toimiston miehitettynä: kellokortti puhelimessa ja selaimessa, tunnit projektikohtaisesti, tauot erikseen kirjattuina, työaikakirjaukset vuoroa kohden ja raporttipaneeli, joka palauttaa työtunnit, ylityöt, poissaolot, myöhästymiset, budjetin ja tuntipalkat. Toimistot, jotka vertaavat lakialan työajanseurantaa yhteiseen taulukkolaskentaan, löytävät eron kolmannesta kohdasta eivätkä ensimmäisestä.

Nimitys vaihtuu ostajan mukaan. Osakkaat etsivät työajanseurantaa asianajajille, toimistopäälliköt tuntikirjausohjelmaa asianajotoimistolle, ja hallinto haluaa yksinkertaisesti, että tunnit saapuvat ilman perässä kyselemistä. Sähköinen tuntilappu, työajan ja läsnäolon seuranta sekä taulukkolaskenta lupaavat saman työn; vain yksi niistä säilyttää lokin, jonka voi tarkistaa myöhemmin.

Tunnit oikealle projektille kohdistettuna

Tehtyjen tuntien kokonaismäärä on yksinään lähes hyödytön. Merkitystä on sillä, mikä toimeksianto ne nieli. Projektit ovat Shiftonissa tapa tehdä tuo erottelu: jokainen vuoro ja jokainen kirjaus kuuluu projektille, ja jokainen raportti suodattuu projektin, tehtävänimikkeen ja ajanjakson mukaan.

Aseta suodatin, ja käsissäsi on toimeksiantokohtainen luku tehdyistä tunneista, ylityötunneista ja poissaoloista henkilöä kohden valitsemallasi jaksolla. Tätä useimmat toimistot todella hakevat etsiessään työajanseurantaa asianajotoimistolle: ei sekuntikelloa vaan perusteltavissa oleva summa, joka on kiinni nimessä ja tietyssä työssä. Tuntiseuranta, joka tuottaa vain yhden suuren kokonaissumman, jättää keskustelun talousosaston kanssa täsmälleen alkupisteeseen, ja ratkaisu, joka ei pysty purkamaan jaksoa projekteihin, on sama ongelma toisella nimellä.

Tehdyt tunnit, ylityöt ja laskun takana olevat luvut

Työtuntiraportti on järjestelmän keskus. Mille tahansa jaksolle se palauttaa vuoron alkamisen ja päättymisen, keston, taukoajan, myöhästymistunnit, aikaisin lähdöt, poissaolotunnit, tehdyt tunnit, ylityötunnit ja vuorojen lukumäärän jokaiselta henkilöltä.

Tehtyjen tuntien ja ylityötuntien pitäminen omissa sarakkeissaan painaa lakialalla enemmän kuin useimmilla muilla aloilla, koska ne maksetaan ja veloitetaan eri tavoin ja niistä kiistellään joka vuosineljänneksen lopussa. Lisää mukaan bonus-, vähennys- ja budjettiraportit, ja osakas näkee arvion sijaan sen, mitä toimeksianto kulutti. Sivumme työajanseurannasta kertoo, miten kirjaukset syntyvät. Shifton tuottaa tunnit; laskun se ei kirjoita.

Miehitys oikeuspäiville, vastaanotolle ja toimistohenkilöstölle

Laskutettavaa työtä tekevät juristit eivät ole ainoita, joiden viikko on suunniteltava. Vastaanotto, lakimiesavustajat, sihteerit ja toimistoapulaiset tarvitsevat kattavuuden koko aukioloajalle, ja oikeuspäivä poistaa jonkun toimistolta päivän varoitusajalla. Asianajotoimiston vuorosuunnittelussa on pohjimmiltaan kysymys juuri tästä tukikerroksesta.

Viikkonäkymä tuo koko tiimin yhdelle ruudulle ja siirtää täyttämättömät vuorot omalle rivilleen, joten miehittämätön vastaanotto näkyy päiviä etukäteen. Vuoro voidaan julkaista avoimena kaikille kelpoisille otettavaksi, vaihdot kulkevat sovelluksen kautta esihenkilön vahvistuksella, ja jokainen muutos lähtee asianosaisten puhelimiin. Tämänkaltainen vuoro-ohjelmisto ei rakenna oikeuskäsittelyjen kalenteria, mutta se estää toimiston jäämisen tyhjäksi siksi, että kaksi ihmistä varasi saman perjantain. Olkoon vaatimus kirjattuna asianajotoimiston vuorosuunnitteluna, toimistohenkilöstön resurssisuunnitteluna tai vuorosovelluksena: mekanismi on sama ruudukko, samat avoimet vuorot ja samat ilmoitukset. Tällaista sovellusta arvioidaan sen mukaan, avaako toimistohenkilöstö sen, ei sen mukaan, kuinka monta näkymää se tarjoaa.

Roolit, käyttöoikeustasot ja se, kuka näkee mitä

Luottamuksellisuus muovaa asianajotoimistossa kaiken, myös hallinnon työkalut. Jokaisella Shiftonin käyttäjällä on käyttöoikeustaso, joko työntekijä tai järjestelmänvalvoja, tehtävänimike ja aikavyöhyke. Työntekijä näkee vain omat vuoronsa ja omat tuntinsa. Järjestelmänvalvoja näkee ne tiimit, jotka hänelle on annettu, joten toimistopäällikkö voi hoitaa vuorolistan saamatta näkyvyyttä koko toimistoon.

Käyttöönotto on lista eikä projekti. Kutsu henkilöt sähköpostilla, tuo olemassa oleva lista, ja tilin tila -sarake näyttää kuka on hyväksynyt ja kuka on vielä odottamassa, mikä estää sen, että käyttöönotto pysähtyy puolitiehen. Lakialan resurssisuunnittelu kaatuu käyttöasteeseen huomattavasti useammin kuin ominaisuuksiin, joten kutsulista merkitsee yhtä paljon kuin kalenteri. Käyttöönotto, joka päättyy järjestelmänvalvojiin, ei ole muuttanut mitään.

Poissaolot, saldot ja ne raportit, joita pyydetään

Loma on pienessä toimistossa aikataulukysymys henkilöstöasian valeasussa, sillä kaksi poissaoloa samalla viikolla voi jättää oikeuspäivän ilman tekijää. Hakemukset jätetään sovelluksessa ja esihenkilö hyväksyy ne, ja hyväksytty loma ilmestyy vuorolistalle heti, jolloin se otetaan huomioon seuraavassa viikossa eikä sitä huomata vasta jälkikäteen.

Lomasaldoraportti antaa kertyneet päivät, käytetyt päivät ja jäljellä olevan saldon henkilöä kohden. Sen vierellä ovat poissaoloraportit, vähimmäistuntiraportit, vahvistettujen vuorojen raportit ja myöhästymisraportti, kaikki suodatettavina ja vietävissä. Juuri tämä yhdistelmä tekee työajanseurannan hankinnasta jotain, jonka johtava osakas todella lukee.

Mitä Shifton on ja mitä se ei ole

Suoruus säästää aikaa. Shifton on henkilöstöohjelmisto: vuorolistat, tunnit, läsnäolo, poissaolot, raportointi. Se ei säilytä asiakirjoja, asiakastietoja, laskutusta eikä oikeuskäsittelyjen kalenteria. Se ei laadi mitään eikä talleta yhtäkään dokumenttia.

Se korvaa tuntitaulukon, paperisen vuorolistan ja kuukauden lopun jälkikonstruoinnin. Toimistot käyttävät sitä yleensä sen järjestelmän rinnalla, jossa asiakirjat ovat, minkä vuoksi päätös tuntikirjausohjelmasta syntyy nopeasti: se ei kilpaile niiden työkalujen kanssa, joista toimisto jo riippuu. Muut asiantuntijayritykset voivat verrata sivuamme ammattipalvelujen vuorosuunnittelusta, joka käsittelee saman laskutettavien tuntien kysymyksen konsulttiyrityksille.

Työajanseurantasovelluksen valinta

Testaa mikä tahansa työajanseurantasovellus oikealla viikolla. Anna kolmen henkilön leimata sisään ja ulos viiden päivän ajan, vedä sitten raportti ja katso, vastaavatko summat sitä mitä todella tapahtui, erotellaanko ylityöt ja voitko suodattaa yhteen projektiin viemättä kaikkea ulos. Avaa sovellus puhelimella ja laske, montako painallusta leimaus vaatii, sillä sovellus, joka vaatii kuusi, jää hiljaa käyttämättä. Listat parhaista lakialan työajanseurantaohjelmistoista kestävät tämän testin harvoin, koska käyttöaste ratkaistaan puhelimella eikä ominaisuustaulukossa.

Shifton on ilmainen enintään kymmenelle tiimin jäsenelle ilman aikarajaa, mikä kattaa pienen toimiston kokonaan, ja sen yli maksulliset paketit laskutetaan työntekijää ja kuukautta kohden; hinnoittelusivu näyttää, missä kukin moduuli sijaitsee. Tuo tiimi järjestelmään, kirjaa yhden viikon tunnit projektille ja vedä raportti nähdäksesi eron arvion ja kirjauksen välillä.