Адвокаттар мен заң тобы үшін жұмыс уақытын есепке алу

Адвокаттық кеңседе есепке алынған уақыт табыс болып саналады. Жазылмай қалған немесе апта соңында есте қалғанмен қалпына келтірілген әрбір сағат кеңсе ешқашан шот қоймайтын ақша немесе ешкім қорғап шыға алмайтын сан болып қалады. Сондықтан адвокаттар үшін жұмыс уақытын есепке алу бағдарламасы ауысым кестелері туралы ойлаудан көп бұрын сатып алынады: мұнда сағаттар өнім рөлін атқарады, ал жазбаның дәлдігі кеңсенің қанша табатынын да, нені дәлелдей алатынын да шешеді.

Екінші мәселе тыныштау. Қабылдау бөлмесінде адам болуын, сот отырысы күні адвокат көмекшісінің бос болуын және екі адамның бір аптада бірге демалысқа кетпеуін біреу бақылап отыруы керек. Бұл жұмыс әдетте қабырғадағы күнтізбеде және біреудің басында тұрады.

Адвокаттар үшін уақыт есебі шын мәнінде не істеуі керек

Үш нәрсе, олардың салмағы бірдей емес. Сағаттарды жұма күні қалпына келтірмей, олар өтіп жатқан кезде тіркеу. Әрбір іс бойынша жиынтық болуы үшін оларды дұрыс жобаға жазу. Және оларды дауға төтеп беретін түрде беру: істелген сағаттар мен үстеме сағаттар бөлек, әрбір жазбаның артында ізі бар.

Shifton мұны кеңсені адамсыз қалдырмайтын бір өнімнің ішінде жасайды: телефон мен браузерден уақыт белгілеу, жобалар бойынша сағаттар, бөлек жүргізілетін үзілістер, әр ауысымның уақыт журналы және жұмыс уақытын, үстеме сағаттарды, келмеген уақытты, кешігулерді, бюджетті және сағаттық мөлшерлемелерді қайтаратын есептер панелі. Адвокаттардың сағаттарын есепке алу бағдарламасын ортақ кестемен салыстыратын кеңселер айырмашылықты бірінші тармақтан емес, үшінші тармақтан табады.

Атауы кім сатып алатынына қарай өзгереді. Серіктестер адвокаттар үшін жұмыс уақытын есепке алу бағдарламасын іздейді, кеңсе басқарушылары табель жүйесін іздейді, ал әкімшілік сағаттардың еске салусыз келуін ғана қалайды. Электронды табель, келу-кетуді бақылау жүйесі және кәдімгі кесте бір жұмысқа таласады; олардың біреуі ғана кейін тексеруге келетін журнал жүргізеді.

Дұрыс іске жазылған сағаттар

Істелген сағаттардың жалпы саны жеке-дара алғанда ештеңе білдірмейді. Оларды қай іс сіңіргені маңызды. Shifton жүйесінде жобалар осы бөлудің тәсілі: әрбір ауысым мен әрбір жазба жобаға тиесілі, ал әрбір есепті жоба, лауазым және күн аралығы бойынша сүзгіден өткізуге болады.

Сүзгіні қосыңыз да, әр іс бойынша істелген сағаттар, үстеме сағаттар және келмеген уақыт бойынша сан аласыз, әр адам үшін, өзіңіз таңдаған кез келген кезеңге. Кеңселер адвокаттардың уақытын бақылауды сұрағанда шын мәнінде іздейтіні осы: секундомер емес, есімге және нақты жұмысқа байланған, қорғауға келетін жиынтық. Тек бір жалпы қосынды беретін адвокаттық кеңсенің уақыт есебі қаржы бөлімімен әңгімені басталған жерінде қалдырады, ал кезеңді жобалар бойынша жіктей алмайтын құрал басқа атпен келген сол баяғы мәселе.

Істелген сағаттар, үстеме жұмыс және шоттың артындағы сандар

Жұмыс уақыты есебі бүкіл жүйенің өзегі. Кез келген кезең үшін ол әр адамның ауысымының басы мен соңын, ұзақтығын, үзіліс уақытын, кешігу сағаттарын, ерте кетуін, келмеген сағаттарын, істелген сағаттарын, үстеме сағаттарын және ауысым санын қайтарады.

Істелген сағаттар мен үстеме сағаттарды бөлек бағандарда ұстау адвокаттық кеңседе басқа салалардың көбінен де маңызды, себебі олар әртүрлі төленеді және клиентке әртүрлі жазылады, әр тоқсан соңында қайта талқыға түседі. Бонус, ұстап қалу және бюджет есептерін қосыңыз, сонда серіктес істің қанша ресурс алғанын шамамен емес, нақты көреді. Жазбалардың қалай пайда болатынын біздің жұмыс уақытын есепке алу мүмкіндігі туралы бет түсіндіреді. Shifton сағаттарды береді; шотты ол жазбайды.

Сот күндері, қабылдау бөлмесі және көмекші қызметкерлер

Аптаны жоспарлау тек адвокаттарға қажет емес. Қабылдау бөлмесі, адвокат көмекшілері, хатшылар және іс қағаздарын жүргізушілер кеңсенің жұмыс уақытын толық жабуы керек, ал сот отырысы адамды бір күн бұрын ескертумен кеңседен алып кетеді. Адвокаттық кеңсеге арналған кесте бағдарламасы шын мәнінде осы қосалқы қабат туралы.

Апталық тор бүкіл ұжымды бір экранға жинайды, ал жабылмаған ауысымдарды жеке жолға шығарады, сондықтан бос қабылдау бөлмесі бірнеше күн бұрын көрінеді. Ауысымды алуға құқығы бар кез келген адамға ашық ауысым ретінде жариялауға болады, алмасулар қолданбада басшының растауымен өтеді, ал әрбір өзгеріс қатысты адамдардың телефондарына хабарландыру түрінде барады. Мұндай ауысым жоспарлау бағдарламасы сізге сот күнтізбесін құрып бермейді, бірақ екі адам бір жұманы алғаны үшін кеңсенің адамсыз қалуына жол бермейді. Талап адвокаттарға арналған ауысым бағдарламасы, қызметкерлер кестесінің жүйесі немесе кесте қолданбасы деп жазылса да, тетік бір: сол тор, сол ашық ауысымдар және сол хабарландырулар. Кесте қолданбасы қанша көрініс ұсынатынымен емес, көмекші қызметкерлердің оны ашатынымен бағаланады.

Лауазымдар, рұқсат деңгейлері және кім нені көреді

Кеңседегі құпиялылық барлық нәрсені, соның ішінде әкімшілік құралдарды да қалыптастырады. Shifton жүйесіндегі әрбір адамның рұқсат деңгейі (қызметкер немесе әкімші), лауазымы және уақыт белдеуі болады. Қызметкерлер тек өз ауысымдарын және өз сағаттарын көреді. Әкімшілер өздеріне берілген ұжымдарды ғана көреді, сондықтан кеңсе басқарушысы бүкіл кеңсені көрмей-ақ кесте жүргізе алады.

Адамдарды қосу жоба емес, тізім. Оларды электрондық пошта арқылы шақырыңыз, бар тізімді импорттаңыз, ал тіркелгі күйі бағаны шақыруды кім қабылдағанын және кім әлі күтіп тұрғанын көрсетеді; енгізудің жарты жолда тұрып қалмауы осыған байланысты. Кеңседегі қызметкерлер кестесінің бағдарламасы мүмкіндіктерінен емес, адамдардың қабылдамауынан жиі құлайды, сондықтан шақыру тізімі күнтізбемен бірдей маңызды. Әкімшілерде тоқтап қалған енгізу ештеңені өзгертпейді.

Демалыс, қалдықтар және сұралатын есептер

Кішкентай кеңседегі демалыс кадр тақырыбына ұқсап көрінетін жоспарлау мәселесі, себебі бір аптадағы екі демалыс сот отырысының күнін адамсыз қалдыруы мүмкін. Өтінімдер қолданбада беріледі және басшы бекітеді, бекітілген демалыс кестеде бірден пайда болады, сондықтан ол келесі аптаға есептеледі, апта ортасында табылмайды.

Демалыс қалдығы есебі әр адам бойынша қосылған күндерді, пайдаланылған күндерді және қалған қалдықты береді. Оның қасында келмеген уақыт, ең аз сағат, расталған ауысымдар және кешіккен қызметкерлер есептері тұрады, барлығы сүзгіленеді және экспортталады. Уақыт есебі жүйесін сатып алуды басқарушы серіктес шынымен оқитын нәрсеге айналдыратыны осы жиынтық.

Shifton не және не емес

Тікелей айту уақытты сақтайды. Shifton қызметкерлерді басқару бағдарламасы: ауысым кестелері, сағаттар, келу-кету, демалыс, есептер. Онда істер жоқ, клиент деректері жоқ, шот жазу жоқ және сот күнтізбесі жоқ. Ол ешнәрсе дайындамайды және бірде-бір құжат сақтамайды.

Ол сағаттар кестесін, қағаз ауысым кестесін және ай соңындағы қайта есептеуді ауыстырады. Кеңселер оны әдетте істері жататын жүйенің қасында пайдаланады, сондықтан табель бағдарламасы туралы шешім тез қабылданады: ол практика бұрыннан тәуелді құралдармен бәсекелеспейді. Заң саласынан тыс кәсіби фирмалар біздің кәсіби қызметтердің кестелері туралы бетімізді салыстыра алады, ол консалтинг компаниялары үшін дәл сол клиентке жазылатын сағаттар сұрағын шешеді.

Уақыт есебі қолданбасын қалай таңдау керек

Кез келген уақыт есебі қолданбасын нақты бір аптада тексеріңіз. Үш адам бес күн бойы жұмыстың басы мен соңын белгілесін, содан кейін есепті жүктеп алып, қосындылар шынымен болғанмен сәйкес келе ме, үстеме сағаттар бөлінген бе және барлығын экспорттамай бір жобаны сүзіп ала аласыз ба, соны қараңыз. Қолданбаны телефонда ашып, бір белгілеу қанша басуды алатынын санаңыз, себебі алтауын талап ететін қолданбаны адамдар үнсіз тастап кетеді. Адвокаттық кеңселерге арналған ең жақсы уақыт есебі бағдарламаларының тізімдері бұл сынаққа сирек төтеп береді, себебі қабылдау мүмкіндіктер кестесінде емес, телефонда шешіледі.

Shifton ұжымдағы он адамға дейін мерзім шектеусіз тегін, бұл кішкентай кеңсені толық жабады, ал одан жоғары ақылы жоспарлар қызметкерге айына есептеледі; баға беті қай модуль қайда орналасқанын көрсетеді. Ұжымды импорттаңыз, бір апта сағатты жоба бойынша жазыңыз және есепті жүктеп алып, болжам мен жазбаның арасындағы айырмашылықты көріңіз.