Darba laika uzskaite advokātiem un juristu komandām

Advokātu birojā fiksētais laiks ir ieņēmumi. Katra stunda, kas nav pierakstīta vai kuru kāds nedēļas beigās atjauno pēc atmiņas, ir vai nu nauda, ko birojs nekad neiekļaus rēķinā, vai skaitlis, ko neviens nespēj pamatot. Tāpēc darba laika uzskaite advokātiem tiek pirkta krietni pirms tam, kad kāds sāk domāt par maiņu grafikiem: stundas šeit ir produkts, un ieraksta precizitāte izšķir gan to, cik birojs nopelna, gan to, ko tas spēj pierādīt.

Otrā problēma ir klusāka. Kādam tomēr jāparūpējas, lai reģistratūrā būtu cilvēks, lai tiesas sēdes dienā būtu brīvs advokāta palīgs un lai divi cilvēki neaizietu atvaļinājumā vienā un tajā pašā nedēļā. Šis darbs parasti dzīvo sienas plānotājā un kāda galvā.

Kas darba laika uzskaitei advokātiem patiesībā ir jāspēj

Trīs lietas, un to svars nav vienāds. Fiksēt stundas tad, kad tās notiek, nevis atjaunot tās piektdienā. Attiecināt tās uz pareizo projektu, lai pastāvētu katras lietas summa. Un sniegt tās formā, kas iztur apšaubīšanu, ar atdalītām nostrādātajām stundām un virsstundām un ar pēdām aiz katra ieraksta.

Shifton to dara tajā pašā produktā, kas notur biroju nosegtu: darba laika fiksēšana telefonā un pārlūkā, stundas pa projektiem, atsevišķi vesti pārtraukumi, darba laika žurnāls katrai maiņai un atskaišu panelis, kas atgriež darba laiku, virsstundas, prombūtni, kavējumus, budžetu un stundas likmes. Biroji, kas advokātu darba laika uzskaites programmu salīdzina ar kopīgu izklājlapu, atšķirību atrod trešajā punktā, nevis pirmajā.

Nosaukums mainās atkarībā no tā, kas pērk. Partneri meklē darba laika uzskaites programmu advokātiem, biroja vadītāji meklē darba laika tabulu sistēmu, bet administrācija vienkārši grib, lai stundas pienāk bez atgādinājumiem. Elektroniskā darba laika tabula, apmeklējuma sistēma un parasta izklājlapa pretendē uz vienu un to pašu uzdevumu; tikai viena no tām uztur žurnālu, ko vēlāk var pārbaudīt.

Stundas, attiecinātas uz pareizo lietu

Kopējais nostrādāto stundu skaits pats par sevi gandrīz neko nenozīmē. Nozīme ir tam, kura lieta tās uzsūca. Projekti Shifton sistēmā ir šīs atdalīšanas mehānisms: katra maiņa un katrs ieraksts pieder projektam, un katru atskaiti var filtrēt pēc projekta, pēc amata un pēc datumu diapazona.

Ieslēdziet filtru, un jums ir katras lietas skaitlis nostrādātajām stundām, virsstundām un prombūtnei, katram cilvēkam, par jebkuru izvēlētu periodu. Tieši to biroji patiesībā meklē, kad interesējas par advokātu darba laika izsekošanu: nevis hronometru, bet pamatojamu summu, kas piesaistīta vārdam un konkrētam darbam. Advokātu biroja darba laika uzskaites sistēma, kas dod tikai vienu kopsummu, atstāj sarunu ar finansēm tieši tur, kur tā sākās, un rīks, kas nespēj sadalīt periodu pa projektiem, ir tā pati problēma ar citu nosaukumu.

Nostrādātās stundas, virsstundas un skaitļi aiz rēķina

Darba laika atskaite ir visas sistēmas centrs. Par jebkuru periodu tā atgriež maiņas sākumu un beigas, garumu, pārtraukumu laiku, kavējuma stundas, agru aiziešanu, prombūtnes stundas, nostrādātās stundas, virsstundas un maiņu skaitu katram cilvēkam.

Turēt nostrādātās stundas un virsstundas atsevišķās kolonnās advokātu birojā sver vairāk nekā lielākajā daļā citu nozaru, jo abas tiek apmaksātas un pārrēķinātas klientam atšķirīgi un katra ceturkšņa beigās atgriežas diskusijā. Pievienojiet prēmiju, ieturējumu un budžeta atskaites, un partneris redzēs, ko lieta ir patērējusi, nevis to minēs. Kā ieraksti rodas, skaidro mūsu darba laika uzskaites funkcijas lapa. Shifton dod stundas; rēķinu tas neizraksta.

Segums tiesas sēžu dienām, reģistratūrai un personālam

Nedēļa jāplāno ne tikai advokātiem. Reģistratūra, advokātu palīgi, sekretāri un lietvedes ir jānosedz visā biroja darba laikā, un tiesas sēde izņem cilvēku no biroja ar vienas dienas brīdinājumu. Maiņu grafiku programma advokātu birojam patiesībā ir tieši par šo atbalsta slāni.

Nedēļas režģis saliek visu komandu vienā ekrānā, bet nenosegtās maiņas izceļ atsevišķā rindā, tāpēc tukša reģistratūra ir redzama dažas dienas iepriekš. Maiņu var publicēt kā atvērtu ikvienam, kam ir tiesības to paņemt, apmaiņas notiek lietotnē ar vadītāja apstiprinājumu, un katra izmaiņa aiziet uz iesaistīto cilvēku telefoniem. Tāda maiņu plānošanas programma tiesas kalendāru jums neizveidos, bet neļaus birojam palikt bez cilvēkiem tāpēc, ka divi ir pieteikušies uz vienu un to pašu piektdienu. Vai prasība tiek pierakstīta kā maiņu programma advokātiem, personāla grafiku sistēma vai grafika lietotne, mehānisms ir viens un tas pats: tas pats režģis, tās pašas atvērtās maiņas un tie paši paziņojumi. Grafika lietotni vērtē pēc tā, vai personāls to atver, nevis pēc skatu skaita, ko tā piedāvā.

Amati, piekļuves līmeņi un kas ko redz

Konfidencialitāte birojā veido visu, arī administratīvos rīkus. Katram cilvēkam Shifton sistēmā ir piekļuves līmenis (darbinieks vai administrators), amats un laika zona. Darbinieki redz tikai savas maiņas un savas stundas. Administratori redz tikai tās komandas, kas viņiem ir piešķirtas, tāpēc biroja vadītājs var uzturēt grafiku, neiegūstot redzamību pār visu biroju.

Cilvēku pievienošana ir saraksts, nevis projekts. Uzaiciniet viņus pa e-pastu, importējiet esošo sarakstu, un konta statusa kolonna parādīs, kurš uzaicinājumu ir pieņēmis un kurš vēl gaida; tieši tas neļauj ieviešanai iestrēgt pusceļā. Personāla grafiku programma advokātu birojā daudz biežāk cieš neveiksmi tāpēc, ka to nepieņem, nevis funkciju dēļ, tāpēc uzaicinājumu saraksts sver tikpat, cik kalendārs. Ieviešana, kas apstājusies pie administratoriem, nav mainījusi neko.

Prombūtne, atlikumi un atskaites, ko prasa

Atvaļinājums mazā birojā ir plānošanas problēma, pārģērbusies par personāla tēmu, jo divas prombūtnes vienā nedēļā var atstāt tiesas datumu bez cilvēka. Pieteikumus iesniedz lietotnē un apstiprina vadītājs, un apstiprinātais atvaļinājums grafikā parādās uzreiz, tāpēc tas tiek ierēķināts nākamajā nedēļā, nevis atklāts tās vidū.

Atvaļinājuma atlikuma atskaite dod piešķirtās dienas, izmantotās dienas un atlikumu katram cilvēkam. Blakus tai stāv prombūtnes, minimālo stundu, apstiprināto maiņu un kavējušo darbinieku atskaites, visas ar filtriem un eksportu. Tieši šī kombinācija darba laika uzskaites sistēmas iegādi pārvērš par kaut ko, ko vadošais partneris patiešām lasa.

Kas Shifton ir un kas nav

Būt tiešam ietaupa laiku. Shifton ir personāla pārvaldības programma: maiņu grafiki, stundas, apmeklējums, prombūtne, atskaites. Tajā nav lietu, nav klientu datu, nav rēķinu izrakstīšanas un nav tiesas kalendāra. Tas neko nesagatavos un neuzglabās nevienu dokumentu.

Tas aizstāj stundu izklājlapu, papīra maiņu grafiku un mēneša beigu pārrēķināšanu. Biroji parasti to lieto blakus sistēmai, kurā glabājas viņu lietas, un tieši tāpēc lēmums par darba laika tabulu programmu tiek pieņemts ātri: tā nekonkurē ar rīkiem, no kuriem prakse jau ir atkarīga. Profesionālie uzņēmumi ārpus jurisprudences var salīdzināt mūsu lapu par profesionālo pakalpojumu grafikiem, kas risina to pašu apmaksājamo stundu jautājumu konsultāciju uzņēmumiem.

Kā izvēlēties darba laika uzskaites lietotni

Pārbaudiet jebkuru darba laika uzskaites lietotni īstā nedēļā. Ļaujiet trim cilvēkiem piecas dienas atzīmēt darba sākumu un beigas, tad lejupielādējiet atskaiti un paskatieties, vai summas sakrīt ar to, kas patiešām notika, vai virsstundas ir atdalītas un vai varat atfiltrēt vienu projektu, neeksportējot visu. Atveriet lietotni telefonā un saskaitiet, cik pieskārienu prasa viena atzīmēšanās, jo lietotni, kurai to vajag sešas, cilvēki klusi pārstās lietot. Labāko advokātu biroju darba laika uzskaites programmu topi šo pārbaudi iztur reti, jo pieņemšana izšķiras telefonā, nevis funkciju tabulā.

Shifton ir bez maksas komandai līdz desmit cilvēkiem bez laika ierobežojuma, kas mazu biroju nosedz pilnībā, un virs tā maksas plāni tiek rēķināti par darbinieku mēnesī; cenu lapa parāda, kur atrodas katrs modulis. Importējiet komandu, reģistrējiet vienu nedēļu stundu pa projektiem un lejupielādējiet atskaiti, lai redzētu atšķirību starp aplēsi un ierakstu.