Програма обліку робочого часу для юристів і юрфірм

У юридичній фірмі зафіксований час і є виручкою. Кожна година, що не потрапила до табеля або була записана з пам'яті в кінці тижня, - це або гроші, які фірма ніколи не виставить, або цифра, яку ніхто не зможе захистити. Саме тому програму обліку робочого часу юристів купують задовго до того, як хтось починає думати про графіки чергувань: години тут і є продуктом, а точність запису визначає і заробіток фірми, і те, що вона здатна довести.

Друге завдання тихіше. Хтось усе одно має слідкувати, щоб на ресепшні була людина, щоб у день засідання був доступний помічник юриста і щоб двоє не пішли у відпустку того самого тижня. Зазвичай ця робота живе в настінному планері та в чиїйсь голові.

Що насправді має робити програма обліку часу в юрфірмі

Три речі, і вага в них різна. Збирати години за фактом, а не відтворювати їх у п'ятницю. Відносити ці години до правильного проєкту, щоб існував підсумок по кожній справі. І видавати їх у вигляді, який витримає запитання: відпрацьовані та надурочні розведені, за кожним записом стоїть історія.

Shifton робить це в тому самому продукті, який тримає офіс закритим за покриттям: облік часу в мобільному застосунку та в браузері, години з прив'язкою до проєкту, окремо записані перерви, логи табеля по кожній зміні та панель звітів, яка віддає робочий час, надурочні, відсутності, запізнення, бюджет і ставки оплати. Фірми, які порівнюють софт для обліку годин юристів зі спільною таблицею, знаходять різницю саме в третьому пункті, а не в першому.

Формулювання залежить від того, хто купує. Партнери шукають програму обліку часу адвокатів, адміністративний директор - систему табелів юридичної фірми, а офіс-менеджеру просто потрібно, щоб години надходили без нагадувань. Електронний табель юриста, система обліку часу й відвідуваності та звичайна таблиця претендують на те саме завдання; історію, яку можна перевірити пізніше, зберігає лише одна з них.

Години, віднесені до потрібного проєкту

Загальна кількість відпрацьованих годин сама собою майже нічого не дає. Значення має те, яка справа їх поглинула. Проєкти в Shifton відповідають саме за це розділення: кожна зміна і кожна відмітка належать проєкту, а будь-який звіт фільтрується за проєктом, посадою та діапазоном дат.

Застосуйте фільтр - і у вас є цифра по кожній справі: відпрацьовані години, надурочні та відсутності по кожній людині за будь-який потрібний період. Це і є те, що фірми насправді шукають, коли набирають запит про облік часу адвокатів: не секундомір, а захищуваний підсумок, прив'язаний до імені та до конкретної роботи. Програма обліку робочого часу в юридичній фірмі, яка видає один загальний підсумок, залишає розмову з фінансовою службою там само, де вона почалася, а система табелів, що не вміє розкласти період за проєктами, - та сама проблема під іншою назвою.

Відпрацьовані години, надурочні та цифри, з яких збирається рахунок

Звіт про робочий час - центр усієї системи. За будь-який період він повертає початок і кінець зміни, тривалість, перерви, години запізнень, ранні відходи, години відсутності, відпрацьовані години, надурочні та кількість змін по кожній людині.

Тримати відпрацьовані та надурочні години в окремих стовпцях у юридичній практиці важливіше, ніж у багатьох інших: платять і виставляють їх по-різному, і сперечаються про них у кінці кожного кварталу. Додайте звіти про бонуси, утримання та бюджет, і партнер побачить, скільки проєкт справді з'їв, замість того щоб оцінювати це на око. Сторінка функції обліку робочого часу описує, як саме збираються відмітки. Shifton дає години, рахунок він не виставляє.

Покриття судових днів, ресепшна та адміністративного персоналу

Планувати тиждень потрібно не лише юристам. Ресепшн, помічники юристів, секретарі та діловоди мають закривати робочі години офісу, а засідання забирає людину з офісу з попередженням за день. Планування графіків у юрфірмі насправді саме про цей адміністративний шар.

Тижнева сітка ставить усю команду на один екран, а незакриті години виносить в окремий рядок, тому порожній ресепшн видно за кілька днів. Покриття можна опублікувати відкритою зміною і віддати тому, хто має право її взяти, обміни проходять через застосунок із підтвердженням керівника, а кожна зміна йде на телефони задіяних працівників. Така система графіків для адвокатського бюро не побудує вам календар засідань, але не дозволить офісу залишитися без людей через те, що двоє забронювали ту саму п'ятницю. Як би не звучав запит - програма для складання графіків юристів, планування змін адміністративного персоналу чи застосунок із графіком для працівників, - механіка одна: та сама сітка, ті самі відкриті зміни, ті самі повідомлення. Застосунок із графіком оцінюють за тим, чи відкриває його адміністративний персонал, а не за кількістю режимів перегляду.

Ролі, рівні доступу та хто що бачить

Конфіденційність визначає у фірмі все, включно з адміністративними інструментами. У кожної людини в Shifton є рівень прав - працівник або адміністратор, - посада та часовий пояс. Працівник бачить лише свої зміни та свої години. Адміністратор бачить ті команди, які йому видані, тобто офіс-менеджер може вести графік, не отримуючи огляду всієї фірми.

Підключення команди - це список, а не проєкт. Запрошуйте електронною поштою, завантажте готовий список, а стовпець статусу акаунта покаже, хто прийняв запрошення і хто ще в очікуванні; саме це не дає впровадженню системи графіків заглухнути на середині. Софт для планування персоналу в юрфірмі частіше провалюється на прийнятті, а не на функціях, тому список запрошень значить не менше за календар. Впровадження системи управління персоналом, що зупинилося на адміністраторах, не змінило нічого.

Відпустки, залишки та звіти, які запитують

Відпустка в невеликій фірмі - це задача планування, замаскована під кадрову, бо дві відсутності того самого тижня можуть залишити дату засідання без покриття. Заявки подаються в застосунку та погоджуються керівником, а погоджена відсутність з'являється в графіку одразу, тому її враховують під час планування наступного тижня, а не виявляють у процесі.

Звіт про залишки відпусток дає нараховані дні, використані дні та залишок по кожній людині. Поряд лежать звіти про відсутності, про мінімальні години, про підтверджені зміни та про запізнення - усі з фільтрами й вивантаженням. Саме це поєднання перетворює купівлю системи обліку часу в юридичному офісі на те, що керуючий партнер справді читає.

Чим Shifton є і чим не є

Прямота економить час. Shifton - це система управління персоналом: графіки, години, відвідуваність, відсутності, звітність. Він не зберігає документів, клієнтських даних, рахунків і календаря засідань. Він нічого не складе і не збереже жодного файлу.

Він замінює таблицю з годинами, паперовий графік чергувань і відтворення даних у кінці місяця. Фірми зазвичай використовують його поряд із системою, у якій лежать їхні справи, тому рішення щодо системи табелів юристів ухвалюють швидко: вона не конкурує з інструментами, від яких практика вже залежить. Професійні практики за межами юридичної сфери можуть порівняти нашу сторінку планування у професійних послугах, де те саме питання оплачуваних годин вирішується для консалтингу.

Як вибирати застосунок для обліку часу юриста

Перевіряйте будь-який застосунок для обліку часу на реальному тижні. Нехай троє людей відмічають початок і кінець роботи п'ять днів підряд, потім вивантажте звіт і подивіться, чи збігаються підсумки з тим, що було насправді, чи розведені надурочні і чи виходить відфільтрувати один проєкт без вивантаження всього одразу. Відкрийте застосунок на телефоні та порахуйте, скільки дотиків потрібно на відмітку, бо застосунком, де їх шість, тихо перестануть користуватися. Підбірки найкращих програм обліку часу для юрфірм таку перевірку витримують рідко: прийняття вирішується на телефоні, а не в таблиці функцій.

Shifton безкоштовний для команди до десяти осіб без обмеження в часі, і цього невеликій практиці вистачає повністю, а понад те платні тарифи рахуються за працівника на місяць; сторінка тарифів показує, де знаходиться кожен модуль. Завантажте команду, зберіть один тиждень годин за проєктом і вивантажте звіт, щоб побачити різницю між оцінкою та записом.