Rilevazione ore per avvocati e personale di studio

In uno studio legale il tempo registrato è il fatturato. Ogni ora che non finisce a rapporto, o che viene scritta a memoria alla fine della settimana, è denaro che lo studio non fatturerà mai oppure un numero che nessuno riuscirà a difendere. Per questo un software di rilevazione ore per avvocati si compra molto prima che qualcuno si preoccupi dei turni: le ore sono il prodotto, e la precisione della registrazione decide sia quanto lo studio incassa sia quanto riesce a dimostrare.

Il secondo problema è più silenzioso. Qualcuno deve comunque garantire che la reception sia presidiata, che un praticante sia disponibile nel giorno di udienza e che due persone non siano in ferie nella stessa settimana. Questo lavoro di solito vive su un planning appeso al muro e nella testa di qualcuno.

Cosa deve fare davvero un software di rilevazione ore per avvocati

Tre cose, e non pesano allo stesso modo. Raccogliere le ore mentre accadono, invece di ricostruirle il venerdì. Imputarle al progetto giusto perché esista un totale per pratica. E restituirle in una forma che regga a una contestazione, con ore lavorate e straordinari separati e una traccia dietro ogni marcatura.

Shifton lo fa nello stesso prodotto che tiene lo studio coperto: timbratura da mobile e da browser, ore registrate per progetto, pause annotate a parte, log del cartellino tenuti per turno e un pannello di report che restituisce ore di lavoro, straordinari, assenze, ritardi, budget e tariffe orarie. Gli studi che confrontano un software per il timesheet degli avvocati con un foglio di calcolo condiviso trovano la differenza sul terzo punto, non sul primo.

L'etichetta cambia a seconda di chi compra. I soci cercano un software di rilevazione ore per avvocati, l'amministrazione un software per i timesheet dello studio, e la segreteria vuole solo che le ore arrivino senza rincorrere nessuno. Cartellino digitale, sistema di rilevazione presenze e foglio di calcolo rivendicano lo stesso compito; soltanto uno di questi conserva un registro che si può verificare in seguito.

Ore imputate al progetto giusto

Un totale di ore lavorate, da solo, serve a poco. Quello che conta è quale pratica le ha assorbite. In Shifton i progetti sono il meccanismo di quella separazione: ogni turno e ogni marcatura appartengono a un progetto, e qualsiasi report si filtra per progetto, per mansione e per intervallo di date.

Applica il filtro e hai un numero per pratica su ore lavorate, straordinari e assenze, per ogni persona, sul periodo che scegli. È questo che gli studi cercano davvero quando digitano una query sulla rilevazione ore degli avvocati: non un cronometro, ma un totale difendibile legato a un nome e a un lavoro preciso. Un sistema di rilevazione ore che produce solo un grande totale lascia la conversazione con l'amministrazione esattamente dove era iniziata, e uno strumento che non riesce a spezzare un periodo per progetto è lo stesso problema con un altro nome.

Ore lavorate, straordinari e i numeri dietro una parcella

Il report delle ore di lavoro è il centro del sistema. Per qualsiasi periodo restituisce inizio e fine turno, durata, tempo di pausa, ore di ritardo, uscite anticipate, ore di assenza, ore lavorate, straordinari e numero di turni per ogni persona.

Tenere ore lavorate e straordinari in colonne separate conta in uno studio legale più che altrove, perché i due vengono pagati e ribaltati in modo diverso e finiscono in discussione alla chiusura di ogni trimestre. Aggiungi i report su premi, trattenute e budget e un socio vede quanto ha consumato una pratica invece di stimarlo. La nostra pagina sulla rilevazione ore spiega come vengono raccolte le marcature. Shifton produce le ore; la parcella non la emette.

Coperture per udienze, reception e segreteria

Non sono solo gli avvocati ad avere una settimana da organizzare. Reception, praticanti, segretarie e personale amministrativo devono coprire l'orario di apertura, e un'udienza porta qualcuno fuori dallo studio con un giorno di preavviso. La pianificazione dei turni in uno studio legale riguarda in realtà questo strato di supporto.

La griglia settimanale mette tutto il team su uno schermo con gli spazi scoperti in una riga dedicata, così una reception vuota si vede giorni prima. La copertura si può pubblicare come turno aperto per chiunque abbia i requisiti, gli scambi passano dall'app con conferma del responsabile e ogni modifica arriva sui telefoni interessati. Un software di pianificazione turni di questo tipo non costruirà il calendario delle udienze, ma impedirà che lo studio resti scoperto perché due persone hanno prenotato lo stesso venerdì. Che la richiesta si scriva software turni per avvocati, gestione degli orari della segreteria o app per i turni, il meccanismo è la stessa griglia, gli stessi turni aperti e le stesse notifiche. Un'app per i turni si giudica dal fatto che la segreteria la apra, non dal numero di viste che offre.

Ruoli, livelli di accesso e chi vede cosa

La riservatezza determina tutto in uno studio, compresi gli strumenti amministrativi. Ogni persona in Shifton ha un livello di autorizzazione, dipendente o amministratore, una mansione e un fuso orario. I dipendenti vedono solo i propri turni e le proprie ore. Gli amministratori vedono i team che gli vengono assegnati, quindi un responsabile di sede può gestire un piano turni senza ottenere visibilità su tutto lo studio.

L'attivazione delle persone è un elenco, non un progetto. Invita per e-mail, importa una lista esistente e la colonna dello stato dell'account mostra chi ha accettato e chi è ancora in attesa: è questo che evita che l'introduzione si fermi a metà. Un software di pianificazione del personale per studi legali fallisce sull'adozione molto più spesso che sulle funzioni, quindi l'elenco degli inviti conta quanto il calendario. Un'introduzione che si ferma agli amministratori non ha cambiato nulla.

Assenze, saldi e i report che vengono chiesti

Le ferie in uno studio piccolo sono un problema di pianificazione travestito da questione del personale, perché due assenze nella stessa settimana possono lasciare un'udienza senza copertura. Le richieste si inviano dall'app e le approva un responsabile, e le ferie approvate compaiono subito nel piano turni, quindi rientrano nel calcolo della settimana successiva invece di essere scoperte.

Il report del saldo ferie dà giorni maturati, giorni usati e saldo residuo per ogni persona. Accanto stanno i report sulle assenze, sulle ore minime, sui turni confermati e sui ritardi, tutti filtrabili ed esportabili. È questa combinazione che trasforma l'acquisto di un sistema di rilevazione ore per lo studio in qualcosa che il socio amministratore legge davvero.

Che cosa è Shifton e che cosa non è

Essere diretti fa risparmiare tempo. Shifton è un software per il personale: turni, ore, presenze, assenze, reportistica. Non contiene fascicoli, dati dei clienti, fatturazione né calendario delle udienze. Non redige nulla e non archivia un solo documento.

Quello che sostituisce è il foglio di calcolo delle ore, il piano di copertura su carta e la ricostruzione di fine mese. Gli studi in genere lo usano accanto al sistema che contiene i fascicoli, ed è per questo che la decisione su un software per i timesheet arriva in fretta: non compete con gli strumenti da cui la struttura già dipende. I professionisti fuori dall'ambito legale possono confrontare la nostra pagina sulla pianificazione nei servizi professionali, che affronta la stessa questione delle ore fatturabili per le società di consulenza.

Come scegliere un'app per la rilevazione ore

Metti alla prova qualsiasi app di rilevazione ore su una settimana reale. Fai timbrare tre persone per cinque giorni, poi estrai il report e verifica se i totali corrispondono a quello che è davvero accaduto, se gli straordinari sono separati e se riesci a filtrare un solo progetto senza esportare tutto. Apri l'app su un telefono e conta i tocchi necessari per timbrare, perché un'app che ne chiede sei smetterà silenziosamente di essere usata. Le classifiche dei migliori software di rilevazione ore per studi legali raramente reggono a questa prova, perché l'adozione si decide su un telefono e non in una tabella di funzioni.

Shifton è gratuito fino a dieci membri del team senza limiti di tempo, e questo copre per intero uno studio piccolo, mentre oltre quella soglia i piani a pagamento sono calcolati per dipendente al mese; la pagina dei prezzi mostra dove si colloca ogni modulo. Importa il team, registra una settimana di ore su un progetto ed estrai il report per vedere la differenza tra una stima e una registrazione.