Программа учёта рабочего времени для юристов и юрфирм

В юридической фирме зафиксированное время и есть выручка. Каждый час, который не попал в табель или был записан по памяти в конце недели, - это либо деньги, которые фирма никогда не выставит, либо цифра, которую никто не сможет защитить. Именно поэтому программу учёта рабочего времени юристов покупают задолго до того, как кто-то начинает думать о графиках дежурств: часы здесь и есть продукт, а точность записи определяет и заработок фирмы, и то, что она способна доказать.

Вторая задача тише. Кто-то всё равно должен следить, чтобы на ресепшене был человек, чтобы в день заседания был доступен помощник юриста и чтобы двое не ушли в отпуск на одной и той же неделе. Обычно эта работа живёт в настенном планере и в чьей-то голове.

Что на самом деле должна делать программа учёта времени в юрфирме

Три вещи, и вес у них разный. Собирать часы по факту, а не восстанавливать их в пятницу. Относить эти часы к правильному проекту, чтобы существовал итог по каждому делу. И выдавать их в виде, который выдержит вопросы: отработанные и сверхурочные разведены, за каждой записью стоит история.

Shifton делает это в том же продукте, который держит офис закрытым по покрытию: учёт времени в мобильном приложении и в браузере, часы с привязкой к проекту, отдельно записанные перерывы, логи табеля по каждой смене и панель отчётов, которая отдаёт рабочее время, переработки, отсутствия, опоздания, бюджет и ставки оплаты. Фирмы, которые сравнивают софт для учёта часов юристов с общей таблицей, находят разницу именно в третьем пункте, а не в первом.

Формулировка зависит от того, кто покупает. Партнёры ищут программу учёта времени адвокатов, административный директор - систему табелей юридической фирмы, а офис-менеджеру просто нужно, чтобы часы приходили без напоминаний. Электронный табель юриста, система учёта времени и посещаемости и обычная таблица претендуют на одну и ту же задачу; историю, которую можно проверить позже, хранит только одна из них.

Часы, отнесённые к нужному проекту

Общее число отработанных часов само по себе почти бесполезно. Значение имеет то, какое дело их поглотило. Проекты в Shifton отвечают именно за это разделение: каждая смена и каждая отметка принадлежат проекту, а любой отчёт фильтруется по проекту, должности и диапазону дат.

Примените фильтр - и у вас есть цифра по каждому делу: отработанные часы, переработки и отсутствия по каждому человеку за любой нужный период. Это и есть то, что фирмы на самом деле ищут, когда набирают запрос про учёт времени адвокатов: не секундомер, а защищаемый итог, привязанный к имени и к конкретной работе. Программа учёта рабочего времени в юридической фирме, которая выдаёт один общий итог, оставляет разговор с финансовой службой там же, где он начался, а система табелей, которая не умеет разложить период по проектам, - та же проблема под другим названием.

Отработанные часы, переработки и цифры, из которых собирается счёт

Отчёт по рабочему времени - центр всей системы. За любой период он возвращает начало и конец смены, длительность, перерывы, часы опозданий, ранние уходы, часы отсутствия, отработанные часы, переработки и число смен по каждому человеку.

Держать отработанные и сверхурочные часы в отдельных столбцах в юридической практике важнее, чем во многих других: платят и выставляют их по-разному, и спорят о них в конце каждого квартала. Добавьте отчёты по бонусам, удержаниям и бюджету, и партнёр увидит, сколько проект действительно съел, вместо того чтобы оценивать это на глаз. Страница функции учёта рабочего времени описывает, как именно собираются отметки. Shifton даёт часы, счёт он не выставляет.

Покрытие судебных дней, ресепшена и административного персонала

Планировать неделю нужно не только юристам. Ресепшен, помощники юристов, секретари и делопроизводители должны закрывать рабочие часы офиса, а заседание забирает человека из офиса с уведомлением за день. Планирование графиков в юрфирме на самом деле именно про этот административный слой.

Недельная сетка ставит всю команду на один экран, а незакрытые часы выносит в отдельную строку, поэтому пустой ресепшен виден за несколько дней. Покрытие можно опубликовать открытой сменой и отдать тому, кто имеет право её взять, обмены проходят через приложение с подтверждением руководителя, а каждое изменение уходит на телефоны затронутых сотрудников. Такая система графиков для адвокатского бюро не построит вам календарь заседаний, но не позволит офису остаться без людей потому, что двое забронировали одну и ту же пятницу. Как бы ни звучал запрос - программа для составления графиков юристов, планирование смен административного персонала или приложение с графиком для сотрудников, - механика одна: та же сетка, те же открытые смены, те же уведомления. Приложение с графиком оценивают по тому, открывает ли его административный персонал, а не по количеству режимов просмотра.

Роли, уровни доступа и кто что видит

Конфиденциальность определяет в фирме всё, включая административные инструменты. У каждого человека в Shifton есть уровень прав - сотрудник или администратор, - должность и часовой пояс. Сотрудник видит только свои смены и свои часы. Администратор видит те команды, которые ему выданы, то есть офис-менеджер может вести график, не получая обзора всей фирмы.

Подключение команды - это список, а не проект. Приглашайте по электронной почте, загрузите готовый список, а столбец статуса аккаунта покажет, кто принял приглашение и кто ещё в ожидании; именно это не даёт внедрению системы графиков заглохнуть на середине. Софт для планирования персонала в юрфирме чаще проваливается на принятии, а не на функциях, поэтому список приглашений значит не меньше календаря. Внедрение системы управления персоналом, которое остановилось на администраторах, не изменило ничего.

Отпуска, остатки и отчёты, которые запрашивают

Отпуск в небольшой фирме - это задача планирования, замаскированная под кадровую, потому что два отсутствия на одной неделе могут оставить дату заседания без покрытия. Заявки подаются в приложении и согласуются руководителем, а согласованное отсутствие появляется в графике сразу, поэтому его учитывают при планировании следующей недели, а не обнаруживают в процессе.

Отчёт по остаткам отпусков даёт начисленные дни, использованные дни и остаток по каждому человеку. Рядом лежат отчёты по отсутствиям, по минимальным часам, по подтверждённым сменам и по опозданиям - все с фильтрами и выгрузкой. Именно это сочетание превращает покупку системы учёта времени в юридическом офисе в то, что управляющий партнёр действительно читает.

Чем Shifton является и чем не является

Прямота экономит время. Shifton - это система управления персоналом: графики, часы, посещаемость, отсутствия, отчётность. Он не хранит документы, клиентские данные, счета и календарь заседаний. Он ничего не составит и не сохранит ни одного файла.

Он заменяет таблицу с часами, бумажный график дежурств и восстановление данных в конце месяца. Фирмы обычно используют его рядом с системой, в которой лежат их дела, поэтому решение по системе табелей юристов принимается быстро: она не конкурирует с инструментами, от которых практика уже зависит. Профессиональные практики за пределами юридической сферы могут сравнить нашу страницу планирования в профессиональных услугах, где тот же вопрос оплачиваемых часов решается для консалтинга.

Как выбирать приложение для учёта времени юриста

Проверяйте любое приложение для учёта времени на реальной неделе. Пусть трое человек отмечают начало и конец работы пять дней подряд, затем выгрузите отчёт и посмотрите, совпадают ли итоги с тем, что было в действительности, разведены ли переработки и получается ли отфильтровать один проект без выгрузки всего сразу. Откройте приложение на телефоне и посчитайте, сколько касаний нужно на отметку, потому что приложением, где их шесть, пользоваться тихо перестанут. Подборки лучших программ учёта времени для юрфирм такую проверку выдерживают редко: принятие решается на телефоне, а не в таблице функций.

Shifton бесплатен для команды до десяти человек без ограничения по времени, и этого небольшой практике хватает полностью, а свыше платные тарифы считаются за сотрудника в месяц; страница тарифов показывает, где находится каждый модуль. Загрузите команду, соберите одну неделю часов по проекту и выгрузите отчёт, чтобы увидеть разницу между оценкой и записью.