Programska oprema za razpored smen v lekarni in nadomeščanja

Lekarna se ne more odpreti s pomanjkanjem osebja. Okence prenese mirno jutro in zahtevno popoldne, ne prenese pa manjkajočega farmacevta, in vse okoli razporeda izhaja iz te ene same omejitve. Programska oprema za razpored smen v lekarni obstaja zato, da je pokritost mogoče dokazati vnaprej, namesto da se potrjuje po telefonu tisto jutro, ko je najbolj pomembna.

Delo je bolj zamudno, kot se zdi. Pogodbe za skrajšani čas, stalni vzorci delovnih dni, sobotne rotacije, državni prazniki, študijski dopust, dogovorjena nadomeščanja in veriga, ki si deli ljudi med enotami. Če se sestavi ročno, vse to pade na enega vodjo in vsak teden pobere celo popoldne. Če se enkrat sestavi kot predloga in se ponovno uporabi, traja nekaj minut.

Kaj mora programska oprema za razpored smen v lekarni zadeti

Štiri stvari opravijo največji del dela. Zagotoviti, da ima vsaka odprta ura pokritost, ki jo zahteva zakonodaja. Hitro sestaviti teden ali mesec in ga spremeniti brez ponovnega risanja mreže. Spraviti trenutno različico na vsak telefon, saj je lekarniško osebje v prodajnem prostoru in ne za mizo. In zabeležiti, kaj je bilo dejansko opravljeno, saj so plačane ure, odmori in zamude tiste številke, ki na koncu končajo v sporu.

Vse drugo je drugotno. Orodje za razporejanje smen v lekarni, ki pokrije te štiri točke, prekaša daljši seznam funkcij, in prav v tem je razlika med razporedom, ki mu ekipa zaupa, in izpisom, ki je nehal veljati v sredo.

Lekarniški teden je sestavljen iz nekaj ponavljajočih se delov:

• Osnovni odpiralni čas z odgovornim farmacevtom, ki je ves čas prisoten v prostoru
• Smene farmacevtskih tehnikov in okenca, ki se prilagajajo najbolj obremenjenemu delu dneva
• Sobotna in praznična rotacija, pravično porazdeljena po ekipi
• Izmenska pomoč in nadomeščanja, dogovorjena okoli dopustov, izobraževanj in odsotnosti

Ko ti deli sedijo na eni mreži namesto na štirih mestih, razpored preneha biti vaja iz spomina. Večina tega, kar počne aplikacija za razporejanje smen v lekarni, je ohranjanje te mreže poštene.

Prisotnost farmacevta in pravila, ki ne smejo popustiti

Pokritost ni vprašanje števila glav. Smena s tremi ljudmi, med katerimi ni nikogar usposobljenega za odgovornega farmacevta, ni pokrita smena, naj bo stolpec videti še tako poln. Delovna mesta in ravni dostopa živijo na seznamu ekipe, vloge pa se v razporedu prikazujejo ob imenih, tako da se pokritost preverja po usposobljenosti in ne po tem, koliko vrstic je zapolnjenih.

Načrtovanje mesec dni naenkrat izpostavljenost pokaže zgodaj. Dnevi, na katere ni nihče razporejen, se prikažejo kot odprte smene z urami, ki še manjkajo, prazniki so označeni v mreži, vrzel v tretjem tednu naslednjega meseca pa je mogoče zapolniti, ko je zapolnitev še poceni. To je praktičen argument za spletno programsko opremo za razporejanje v lekarni namesto lista, pripetega v zaledju.

Tehniki, osebje na okencu in vloge v smeni

Lekarna ni ena sama ekipa. Farmacevti, farmacevtski tehniki, pomočniki na okencu in dostavno osebje delujejo po različnih vzorcih, z različnimi pogodbenimi urami in različnimi urnimi stroški. Programska oprema za razporejanje osebja v lekarnah jih mora ohranjati ločene in hkrati prikazati celotno enoto na enem zaslonu.

Delovna mesta so shranjena pri vsaki osebi skupaj s stiki, časovnim pasom in ravnjo dostopa, zato vodja vidi, koga lahko postavi kam, še preden smena nastane. Novi zaposleni se dodajo ali uvozijo na seznam in povabijo po e-pošti, stanje vabila pa je vidno, dokler ni sprejeto. Nihče se ne pojavi v razporedu za naslednji teden kot ime, ki ga polovica ekipe ne prepozna.

Vikendi, državni prazniki in nadomeščanja

Vikend in praznično dežurstvo je del, ki ga osebje najbolj opazi, zato je pravičnost enako pomembna kot pokritost. Rotacija v mesečnem pogledu pokaže vzorec po celotni ekipi naenkrat, zaradi česar neenakomeren niz postane očiten, preden ga mora kdo sploh omeniti.

Odsotnost v zadnjem trenutku deluje obratno. Pokritost, sproščena kot odprta smena, je vsem vidna v istem trenutku, namesto da bi potovala po seznamu telefonskih klicev, redni nadomestni ali pomožni farmacevt na seznamu pa se razporeja kot vsak drug član ekipe. Sistem razporedov za lekarno ne odpravi telefonskega klica, odpravi pa jih večino.

Razporedi po lekarniški verigi

Več lokacij je točka, na kateri preglednica dokončno odpove. Dve enoti v pomanjkanju in ena v presežku isto soboto so težava, ki je nihče ne vidi, dokler vsak razpored živi v svoji datoteki. Projekti in filtri omogočajo skupini, da vsako enoto gradi ločeno in kljub temu pregleduje pokritost po celotni mreži, predloga, ki deluje na eni lokaciji, pa se uporabi na naslednji, namesto da bi jo gradili iz prazne mreže.

Tudi centrala dobi nekaj, česar mapa s preglednicami nikoli ne ponudi: eno mesto, kjer je razpored vsake enote ažuren. Pokritost, sproščena na eni lokaciji, se lahko ponudi usposobljenemu osebju v sosednji enoti, s čimer se niz ločenih razporedov spremeni v en sam bazen ljudi.

Verige, ki kadrujejo tudi bolnišnico ali klinično lokacijo, se srečujejo z enako obliko načrtovanja kot naše stranke s področja razporejanja zdravstvenega osebja, kjer obvezna pokritost in osebje, deljeno med lokacijami, določata celotno zasnovo.

Kje se končajo sistemi za izdajo zdravil in kje se začne razpored

Rezultati iskanja mešajo dva zelo različna izdelka, zato je vredno povedati naravnost. Programska oprema za upravljanje lekarne vodi izdajno plat poslovanja in klinične sisteme okoli nje, Shifton pa ne počne ničesar od tega. Shifton je kadrovska plast ob njej: kdo je v razporedu, kdo je usposobljen biti v tej smeni, kdo se je prijavil, koliko ur je bilo opravljenih in koliko od tega je bilo nadur.

Skoraj vsaka lekarna uporablja oboje in razmejitev je čista. Izdajna platforma vodi strokovni proces. Aplikacija za razporejanje lekarniškega osebja vodi razpored in evidenco ur. Skupine, ki potrebujejo le drugo polovico, običajno ugotovijo, da nadomesti precej več ročnega dela, kot so pričakovale.

Opravljene ure, odmori in zamude v enem poročilu

Osebje se prijavlja in odjavlja v mobilni aplikaciji, zato vsaka smena shrani dejanski začetek, konec in odmor glede na načrtovano. Poročilo o delovnih urah nato razgrne obdobje po osebi in po enoti: začetek in konec smene, trajanje smene, trajanje odmora, ure zamude, predčasen odhod, odsotnost, opravljene ure, nadure in število smen.

Iz tega sledita dve stvari. Obračun plač prejme izvoz namesto pogovora, sporna ura pa se razreši v minuti, ker je zapis evidence pripet na smeno, ki ji pripada. Programska oprema za spremljanje delovnega časa v lekarni je vredna uporabe le, če rezultat prestane ta preizkus, in prav okoli tega je zgrajena evidenca delovnega časa. QuickBooks, Zapier, Intercom in Usedesk se povežejo z zaslona integracij, kadar morajo številke oditi drugam.

Izbira lekarniškega sistema razporejanja, ki ga bo ekipa res uporabljala

O sprejetju odloča osebje in ne kupec. Če je razpored v aplikaciji vsakič pravi razpored, ljudje nehajo klicati enoto, da bi preverili, ali se je sobota spremenila. To pomeni spremembe, objavljene vsem hkrati, razpoložljivost in zahtevke za odsotnost, obravnavane na istem mestu kot razpored, ter zabeležene ure, ki se ujemajo z opravljenimi.

Preizkusite ga tako, kot bo uporabljen. Sestavite cel mesec s sobotno rotacijo in izmerite čas. Sprostite eno odprto smeno in poglejte, kako hitro prispe obvestilo. Izvozite poročilo o urah za teden, v katerem je bil pozen prihod, in preverite, ali izide ločeno od rednega dela.

Pod 10 člani ekipe je Shifton brezplačen brez časovne omejitve, kar v celoti pokrije večino samostojnih lekarn. Skupine in večje enote preidejo na plačljive pakete, obračunane na zaposlenega mesečno, geolokacija in delovna lokacija pa sta na voljo kot plačljiv modul. Cilj ostaja enak v obeh primerih: vsaka odprta ura pokrita s pravo osebo in številka ur, o kateri se nikomur ni treba prerekati.