Kundenverwaltung mit vollständiger Servicehistorie
Kundenverwaltungssoftware für Servicearbeit: Kontakte, mehrere Adressen, eigene Felder und jeder Auftrag, den dieser Kunde je hatte. Legen Sie einen Auftrag direkt aus der Kundenkarte an, und die Historie bleibt beim Kunden statt beim Techniker, der zufällig vor Ort war.
Kundenverwaltungssoftware mit einem Datensatz pro Kunde
Ein Kundenprofil enthält Kontaktdaten, eine oder mehrere Adressen und die Felder, die Ihr Unternehmen definiert, und darunter die Liste aller Aufgaben dieses Kunden, laufend und abgeschlossen. Kunden werden im Bereich Kunden oder während der Auftragserstellung angelegt, und ein im Auftrag angelegter Kunde wird automatisch in die Datenbank aufgenommen.
Kundenverwaltungssoftware hält Kunde, Adressen und Auftragshistorie als einen Datensatz statt als drei Listen.
Kundenfelder, die Sie vor der Anlage konfigurieren
Kundenfelder bestimmen, was die Datenbank speichert, und sollten vor der Anlage von Kunden konfiguriert werden. Unterstützt werden Text, Zahl, Kontrollkästchen, Auswahlliste, Mehrfachauswahl, Datum, Datumsbereich, Telefon und E-Mail, womit Objektnamen, Kundenkategorien, Vertragslaufzeiten und interne Kennungen abgedeckt sind.
Eine konfigurierte Kundendatenbank ist in dem Moment durchsuchbar, in dem ein Disponent sie braucht.
Adressen entscheiden, wer disponiert werden kann
Ein Kunde kann mehrere Adressen haben, und eine davon wird bei der Auftragserstellung gewählt. Die Adresse bestimmt das Servicegebiet, in das sie fällt, und das System bietet dann nur die diesem Gebiet zugewiesenen Techniker an.
Die üblichen Dispositionsfehler entfallen an der Stelle, an der die Adresse eingegeben wird.
Servicehistorie, die beim Kunden bleibt
Abgeschlossene Aufträge bleiben mit ihren Checklistenantworten, Fotos und Unterschriften beim Kunden. Der Zugriff folgt der Rolle: Inhaber und Administratoren arbeiten mit der vollständigen Datenbank, Mitarbeiter sehen die Kundendaten der ihnen zugewiesenen Aufträge.
Wissen über das Objekt bleibt im System, wenn der Techniker geht, der es hatte.
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Wie Kundenverwaltung im Außendienst funktioniert
Was Kundenverwaltungssoftware für ein Serviceunternehmen leistet
Ein Serviceunternehmen kehrt zu denselben Objekten zurück: dieselbe Adresse, dieselbe Anlage, ein anderer Techniker, Monate später. Kundenverwaltungssoftware sorgt dafür, dass der zweite Besuch den Datensatz des ersten hat, ohne einen Anruf im Büro zur Rekonstruktion.
In Shifton ist der Kunde ein Datensatz und keine Zeile in einer Tabelle. Er enthält Kontaktdaten, eine oder mehrere Adressen, die Felder, die Ihr Unternehmen braucht, und darunter die Liste aller je verknüpften Aufgaben, laufend und abgeschlossen.
Kundenfelder, die Sie selbst definieren
Vor dem Anlegen von Kunden lohnt es sich, die Kundenfelder einzurichten, denn sie bestimmen, was die Datenbank speichert. Die verfügbaren Typen decken das ab, was ein Serviceunternehmen üblicherweise erfasst:
- Text und langer Text für Objektnamen, Zugangshinweise und Servicebedingungen
- Zahl für Kundennummer, Objektnummer oder Anzahl der Filialen
- Kontrollkästchen für Kennzeichen wie VIP oder Vertragskunde
- Auswahlliste und Mehrfachauswahl für Kundentyp, Region, Servicezonen oder Kategorien
- Datum und Datumsbereich für Vertragslaufzeiten und den ersten Besuch
- Telefon und E-Mail mit Formatprüfung
Jedes Feld kann pflichtig, durchsuchbar, neben dem Kundennamen oder in der Kundenliste sichtbar gemacht werden. Diese Einstellungen machen die Datenbank in der täglichen Disposition durchsuchbar.
Kunde und Auftrag sind derselbe Datensatz
Eine Aufgabe lässt sich aus der Kundenkarte anlegen, und der Kunde wird dann automatisch eingesetzt, einschließlich der gewählten Adresse, wenn ein Kunde mehrere hat. Der Kunde kann auch während der Auftragserstellung angelegt werden und gelangt in diesem Moment in die Datenbank. In beiden Fällen gibt es keine zweite Liste, die abgeglichen werden muss.
Weil die Adresse das Servicegebiet bestimmt, entscheidet der Kundendatensatz zugleich darüber, wer entsandt werden kann. Nach Eingabe der Adresse zeigt das System nur die diesem Gebiet zugewiesenen Techniker. Siehe Servicegebiete dazu, wie die Grenzen gezogen werden.
Was Büro und Außendienst jeweils sehen
Das entscheiden die Rollen. Inhaber und Administratoren arbeiten mit der vollständigen Kundendatenbank. Mitarbeiter sehen standardmäßig die ihnen zugewiesenen Aufgaben mit den Kundendaten und der Adresse, die der Auftrag mitführt, und ihre Rechte lassen sich bei Bedarf erweitern. So kommt der Techniker informiert an, während die vollständige Kundenhistorie dort bleibt, wo sie hingehört.
Servicehistorie, die Personalwechsel übersteht
Jede abgeschlossene Aufgabe bleibt beim Kunden: was getan wurde, von wem, wann, mit Checkliste, Fotos und der damals erfassten Unterschrift. Verlässt der Techniker das Unternehmen, der das Objekt kannte, bleibt der Datensatz. Bestreitet ein Kunde eine Rechnung, liegen die Belege im Auftrag statt in privater Korrespondenz.
Was es kostet
Die Kundenverwaltung gehört zum Basismodul Tasks. Bis zu zwei Mitarbeiter ist es zeitlich unbegrenzt und ohne Karte kostenlos. Darüber hinaus kostet das Basismodul 5,00 $ pro Mitarbeiter und Monat, bei jährlicher Zahlung 20 Prozent weniger. Sollen Kunden ihre Aufträge verfolgen, kommt das Modul Kundenportal hinzu, und für die Abrechnung aus abgeschlossener Arbeit die Rechnungsstellung. Beide kosten 5,00 $ pro Mitarbeiter und Monat mit einer Testphase von bis zu 55 Tagen. Details auf der Preisseite.
Häufig gestellte Fragen
Was leistet Kundenverwaltungssoftware im Außendienst?
Sie hält Kundendaten in einer durchsuchbaren Datenbank: Kontakte, Adressen, eigene Felder und die vollständige Liste der mit diesem Kunden verknüpften Aufgaben, laufend und abgeschlossen. Büro und Außendienst lesen denselben Datensatz statt getrennter Tabellen.
Sehen Techniker die Kundendaten vor der Anfahrt?
Ja. Die Aufgabe führt Kunde, gewählte Adresse und Kontaktdaten mit, sodass der Techniker sie vor dem Besuch in der App hat. Die vollständige Kundendatenbank öffnen Nutzer, deren Rolle Zugriff auf den Bereich Kunden gewährt.
Kann ich eigene Daten zu einem Kunden speichern?
Ja. Kundenfelder sind konfigurierbar: Text, Zahl, Kontrollkästchen, Auswahlliste, Mehrfachauswahl, Datum, Datumsbereich, Telefon und E-Mail. Ein Feld kann pflichtig, durchsuchbar, neben dem Kundennamen oder in der Kundenliste sichtbar sein.
Kann ein Kunde mehr als eine Adresse haben?
Ja. Ein Kundenprofil enthält mehrere Adressen und Kontakte, und bei der Auftragserstellung wählen Sie, für welche Adresse der Auftrag gilt. Die Adresse bestimmt zugleich das Servicegebiet.
Wie füge ich einen Kunden hinzu?
Entweder im Bereich Kunden über die Schaltfläche zum Anlegen oder während der Auftragserstellung: einen vorhandenen Kunden wählen oder direkt einen neuen anlegen, der automatisch in die Datenbank aufgenommen wird.
Wird die Kommunikation mit Kunden festgehalten?
Auftragsbezogene Aktualisierungen, Notizen, Kommentare und Fotos sind über die Aufgaben mit dem Kunden verknüpft, sodass jede Interaktion im Datensatz bleibt statt in privaten Chats.
Kann ich einen Auftrag direkt aus der Kundenkarte anlegen?
Ja. Das Kundenprofil listet alle Aufgaben dieses Kunden und hat eine eigene Schaltfläche zum Anlegen; ein dort erstellter Auftrag hat den Kunden bereits ausgewählt.
Können Kunden ihre eigenen Aufträge sehen?
Mit dem Modul Kundenportal ja. Der Kunde erhält Besuchserinnerungen, einen Link mit Technikerstandort und voraussichtlicher Ankunft, eine schnelle Möglichkeit zu Anruf oder Chat und ein Bewertungsformular nach dem Auftrag.
Was passiert, wenn ich einen Kunden lösche?
Das Löschen ist endgültig und ein gelöschter Kunde lässt sich nicht wiederherstellen, daher sollten die verknüpften Aufgaben im Profil vorher geprüft werden.
Ist die Kundenverwaltung im Basistarif enthalten?
Ja. Sie gehört zum Basismodul Tasks, das für bis zu 2 Mitarbeiter zeitlich unbegrenzt kostenlos ist. Darüber hinaus kostet das Modul 5,00 $ pro Mitarbeiter und Monat, bei jährlicher Zahlung 20 Prozent weniger.
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