Gestion des clients avec historique de service complet
Logiciel de gestion des clients conçu pour le service terrain : contacts, plusieurs adresses, vos propres champs et toutes les interventions de ce client. Créez une intervention directement depuis la fiche, et l'historique reste avec le client plutôt qu'avec le technicien passé sur place.
Un enregistrement par client
Une fiche client contient les coordonnées, une ou plusieurs adresses et les champs définis par votre entreprise, et en dessous la liste de toutes les tâches liées à ce client, en cours et terminées. Les clients se créent dans la section Clients ou pendant la création d'une tâche, et un client créé dans une tâche est ajouté automatiquement à la base.
La gestion des clients conserve client, adresses et historique comme un seul enregistrement au lieu de trois listes.
Des champs client configurés avant la saisie
Les champs client déterminent ce que la base conserve, et il vaut mieux les configurer avant d'ajouter des clients. Les types pris en charge sont texte, nombre, case à cocher, liste déroulante, sélection multiple, date, plage de dates, téléphone et e-mail, ce qui couvre noms de sites, catégories de clients, durées de contrat et identifiants internes.
Une base client configurée se consulte au moment où le répartiteur en a besoin.
Les adresses décident qui peut être envoyé
Un client peut avoir plusieurs adresses, et l'une d'elles est choisie à la création de la tâche. L'adresse détermine la zone de service dans laquelle elle tombe, et le système ne propose alors que les techniciens affectés à cette zone.
Les erreurs d'affectation courantes disparaissent à l'endroit où l'adresse est saisie.
Un historique de service qui reste avec le client
Les interventions terminées restent rattachées au client avec leurs réponses de check-list, photos et signatures. L'accès suit le rôle : propriétaire et administrateurs travaillent avec la base complète, tandis que les employés voient les données client portées par les interventions qui leur sont confiées.
La connaissance du site reste dans le système quand le technicien qui la détenait s'en va.
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Comment fonctionne la gestion des clients sur le terrain
Ce qu'apporte la gestion des clients à une entreprise de services
Une entreprise de services revient sur les mêmes sites : la même adresse, le même équipement, un autre technicien, des mois plus tard. Le logiciel de gestion des clients existe pour que la deuxième visite dispose de l'enregistrement de la première, sans appel au bureau pour la reconstituer.
Dans Shifton, le client est un enregistrement et non une ligne de tableur. Il contient des coordonnées, une ou plusieurs adresses, les champs dont votre entreprise a besoin et, en dessous, la liste de toutes les tâches liées, en cours et terminées.
Des champs client que vous définissez
Avant d'ajouter des clients, il vaut la peine de configurer les champs, car ils déterminent ce que la base conserve. Les types disponibles couvrent ce qu'une entreprise de services enregistre habituellement :
- Texte et texte long, pour les noms de sites, les consignes d'accès et les conditions de service
- Nombre, pour un identifiant client, un numéro de site ou un nombre d'agences
- Case à cocher, pour des repères comme VIP ou client sous contrat
- Liste déroulante et sélection multiple, pour type de client, région, zones de service ou catégories
- Date et plage de dates, pour les durées de contrat et la première visite
- Téléphone et e-mail, avec contrôle du format
Chaque champ peut être rendu obligatoire, recherchable, affiché à côté du nom du client ou dans la liste. Ce sont ces réglages qui rendent la base exploitable au quotidien.
Client et intervention forment le même enregistrement
Une tâche peut être créée depuis la fiche client, et le client est alors renseigné automatiquement, y compris l'adresse choisie lorsqu'il y en a plusieurs. Le client peut aussi être créé pendant la création de la tâche et entre à ce moment dans la base. Dans les deux cas, il n'y a pas de seconde liste à tenir à jour.
Comme l'adresse détermine la zone de service, l'enregistrement du client détermine aussi qui peut être envoyé. Une fois l'adresse saisie, le système n'affiche que les techniciens affectés à la zone correspondante. Voir les zones de service pour la façon dont les limites sont tracées.
Ce que voient le bureau et le terrain
Ce sont les rôles qui décident. Le Propriétaire et les Administrateurs travaillent avec la base complète. Les employés voient par défaut les tâches qui leur sont confiées, avec les données client et l'adresse portées par l'intervention, et leurs droits peuvent être élargis si le travail l'exige. Le technicien arrive donc informé, tandis que l'historique complet reste à sa place.
Un historique qui survit au renouvellement des équipes
Chaque tâche terminée reste rattachée au client : ce qui a été fait, par qui, quand, avec la check-list, les photos et la signature recueillies à ce moment. Lorsque le technicien qui connaissait le site s'en va, l'enregistrement demeure. Lorsqu'un client conteste une facture, la preuve se trouve dans l'intervention et non dans une correspondance privée.
Combien cela coûte
La gestion des clients fait partie du module de base Tasks. Jusqu'à deux employés, elle est gratuite, sans limite de durée ni carte. Au-delà, le module de base coûte 5,00 $ par employé et par mois, soit 20 pour cent de moins en facturation annuelle. Si vous voulez que les clients suivent leurs interventions, ajoutez le module Portail client, et si vous facturez à partir du travail réalisé, la facturation. Les deux coûtent 5,00 $ par employé et par mois avec un essai allant jusqu'à 55 jours. Détail sur la page des tarifs.
Foire aux questions
Qu'apporte un logiciel de gestion des clients en service terrain ?
Il conserve les données client dans une base consultable : contacts, adresses, vos champs personnalisés et la liste complète des tâches liées à ce client, en cours et terminées. Bureau et terrain lisent le même enregistrement au lieu de tableurs séparés.
Le technicien voit-il les données du client avant d'arriver ?
Oui. La tâche porte le client, l'adresse choisie et les coordonnées, si bien que le technicien les a dans l'application avant la visite. La base complète s'ouvre aux utilisateurs dont le rôle donne accès à la section Clients.
Puis-je stocker mes propres données sur un client ?
Oui. Les champs client sont configurables : texte, nombre, case à cocher, liste déroulante, sélection multiple, date, plage de dates, téléphone et e-mail. Un champ peut être obligatoire, recherchable, affiché à côté du nom ou dans la liste.
Un client peut-il avoir plusieurs adresses ?
Oui. Une fiche accepte plusieurs adresses et contacts, et à la création d'une tâche vous choisissez l'adresse concernée. L'adresse détermine aussi la zone de service.
Comment ajouter un client ?
Depuis la section Clients avec le bouton de création, ou pendant la création d'une tâche : choisir un client existant ou en créer un sur place, ajouté automatiquement à la base.
La communication avec les clients est-elle consignée ?
Les mises à jour, notes, commentaires et photos liés à l'intervention sont rattachés au client via ses tâches, si bien que chaque échange reste dans l'enregistrement plutôt que dans des messageries privées.
Puis-je créer une tâche depuis la fiche client ?
Oui. La fiche liste toutes les tâches du client et dispose de son propre bouton de création ; une tâche créée là porte déjà le client.
Les clients peuvent-ils voir leurs interventions ?
Avec le module Portail client, oui. Le client reçoit des rappels de visite, un lien avec la position du technicien et l'heure estimée, un moyen rapide d'appeler ou de discuter, et un formulaire d'avis après l'intervention.
Que se passe-t-il si je supprime un client ?
La suppression est définitive et un client supprimé ne peut pas être restauré, il vaut donc mieux vérifier ses tâches liées avant.
La gestion des clients est-elle comprise dans l'offre de base ?
Oui. Elle fait partie du module de base Tasks, gratuit jusqu'à 2 employés sans limite de durée. Au-delà, le module coûte 5,00 $ par employé et par mois, avec 20 pour cent de moins en facturation annuelle.
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