Software für Garten und Landschaftsbau: Kolonnen und Touren
Pflegetouren, Bauprojekte und Einzelaufträge auf einem Board, mit Objektnotizen, Stunden und Fotos am Auftrag.
Touren und Projekte brauchen unterschiedliche Pläne
Ein Betrieb im Garten und Landschaftsbau führt eine sich wiederholende Pflegetour und eine Warteschlange von Bauprojekten, und die beiden verhalten sich völlig anders. Die Tour sind dieselben Objekte in ungefähr derselben Reihenfolge jede Woche, und sie lebt von der Fahrreihenfolge. Die Projekte dauern mehrere Tage, hängen am Wetter und nutzen dieselben Kolonnen. In einem Kalender konkurrieren sie, auf einem Board lassen sie sich ausbalancieren.
Die Kolonne kommt an und kennt das Objekt
Jedes Objekt hat Details, die im Kopf einer Person leben: der Torcode, der Hund, das Beet, das im März zurückgeschnitten wird, der Kunde, der das Schnittgut mitgenommen haben will. Ist diese Person im Urlaub, improvisiert die Kolonne. Am Auftrag gehört das Objektwissen dem Betrieb.
Stunden je Objekt statt Stunden je Woche
Pflegeverträge werden je Einsatz kalkuliert und in Stunden geliefert, und die meisten Betriebe erfahren erst am Jahresende, welche Objekte unrentabel sind. Beginn und Ende am Auftrag zu erfassen macht daraus eine Wochenzahl: das Objekt, das mit vierzig Minuten kalkuliert war und siebzig braucht, fällt sofort auf.
Vom fertigen Einsatz zur Rechnung ohne Abtippen
Die Abrechnung der Pflege ist repetitiv und leicht falsch zu machen: bei Regen ausgefallene Einsätze, erledigte und vergessene Extras, Material das auf einem Objekt verbraucht und einem anderen berechnet wird. Die Rechnung aus den abgeschlossenen Aufträgen zu bauen hält Rechnung und Arbeit im Gleichschritt.
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Zwei Betriebe, ein Satz Kolonnen
Fast jeder Betrieb im Garten und Landschaftsbau ist in Wahrheit zwei Betriebe. Die Pflege ist ein Tourgeschäft: planbar, wiederkehrend, je Einsatz abgerechnet und nur dann profitabel, wenn die Fahrt zwischen den Objekten kurz ist. Der Bau ist ein Projektgeschäft: unregelmäßig, wetterabhängig, je Auftrag abgerechnet und nur dann profitabel, wenn die Reihenfolge hält. Sie teilen Fahrzeuge, Leute und einen Kalender, und deshalb beginnt im Kalender der Ärger.
Die praktische Folge ist, dass die Software Wiederholung und Reihenfolge zugleich abbilden muss. Ein Werkzeug, das nur Termine kann, zwingt dazu, die Tour jede Woche neu zu bauen. Eines, das nur Projekte kann, verliert die Tour ganz.
Die Tour ist ein Routenproblem
Auf einer Pflegetour ist nicht die Arbeit die Variable. Einen Rasen zu mähen dauert, was es dauert. Die Variable ist das Fahren, und das ist der Teil, den fast niemand misst. Eine Tour, die in der Reihenfolge der Vertragsabschlüsse statt in der Reihenfolge auf der Karte gebaut ist, kann ein Viertel des Tages im Fahrzeug verbringen.
Den Tag ordnen, nicht nur füllen
Den Tag in Fahrreihenfolge zu planen ist die billigste verfügbare Verbesserung für einen Pflegebetrieb, und sie summiert sich. Zwanzig Minuten je Kolonne und Tag sind anderthalb Objekte pro Woche, jede Woche, ohne zusätzliche Arbeitskraft. Die Tour als Reihenfolge statt als Liste zu sehen macht das sichtbar.
Objektwissen im Betrieb halten
Torcodes, Hunde, der Nachbar, der sich vor acht über Lärm beschwert, das Beet, das im März stark zurückgeschnitten wird, der Kunde, der das Schnittgut liegen haben will, und der, der es mitgenommen haben will. In den meisten Betrieben lebt das im Kopf desjenigen, der die Tour am längsten fährt, und geht mit ihm zur Tür hinaus. Auf der Auftragskarte gehört es dem Betrieb, und ein neuer Mitarbeiter fährt die Tour in der ersten Woche richtig.
Stunden je Objekt entscheiden über Verlängerungen
Pflegeverträge werden aus einem Gefühl verlängert und an der Arithmetik verloren. Das Gefühl sagt, ein Objekt sei in Ordnung. Die Arithmetik sagt, es war mit vierzig Minuten kalkuliert, braucht im Juni siebzig und wurde seit drei Jahren nicht neu bepreist. Ohne Stunden je Objekt hat niemand die Arithmetik, also ist die Verlängerung eine Schätzung, und die Schätzung ist meist großzügig zum Kunden.
Beginn und Ende am Auftrag zu erfassen macht daraus einen Routinebericht. Zwei Dinge fallen heraus. Erstens die Objekte, die bei der Verlängerung neu bepreist werden müssen. Zweitens die Objekte, die in Ordnung sind, aber schlecht angefahren werden, und das ist eine Routenkorrektur und keine Preiserhöhung.
Extras sind der leiseste Verlust
Eine Kolonne ist vor Ort, der Kunde fragt, ob sie den Strauch gleich mit herausnehmen könnten, und die Kolonne tut es, weil Nein sagen unangenehm ist. Zehn Minuten Arbeit, keine Erfassung, keine Berechnung. Mal eine Saison genommen ist das eine echte Zahl, und niemand im Betrieb sieht sie, weil sie nie ein Blatt Papier berührt hat.
Die Lösung ist keine Regel über das Neinsagen. Die Lösung ist, dass die Erfassung fünf Sekunden auf einem Handy dauert, das der Kolonnenführer ohnehin in der Hand hat. Erfasst wird das Extra entweder berechnet oder bewusst verschenkt, und beides ist besser als die dritte Möglichkeit.
Wetter und der ehrliche Plan
Der Landschaftsbau verliert Tage an Regen und Frost wie das Dachdecken, aber die Pflegetour hat eine Gnade, die Bauarbeiten nicht haben: ein ausgefallener Schnitt lässt sich meist nachholen. Das funktioniert nur, wenn das Nachholen geplant statt improvisiert wird. Die ganze Woche mit echten Dauern und echten Fahrzeiten zu sehen, ist es, was einem Büro erlaubt zu entscheiden, welche Objekte rutschen und welche Kolonne das Zusätzliche aufnimmt, bevor die Kunden anrufen.
Was vor der Auswahl zu prüfen ist
Drei Fragen zählen mehr als jede Funktionsliste. Lässt sich eine wiederkehrende Tour einmal planen und anpassen statt wöchentlich neu bauen? Kann ein Kolonnenführer einen Einsatz auf dem Handy in unter einer Minute abschließen, Foto inklusive, ohne Empfang? Lässt sich der Monat aus den tatsächlich erfassten Einsätzen und Extras abrechnen?
Wenn das funktioniert, ist die Software im August noch im Einsatz. Wenn nicht, wird sie im Juni still aufgegeben, wenn niemand Zeit hat, mit ihr zu kämpfen.
Auf dem kostenlosen Plan anfangen
Ein Zwei-Personen-Betrieb arbeitet dauerhaft kostenlos: Planung, digitale Protokolle, mobile App und Berichte. Ein Betrieb mit einer Kolonne kann so dauerhaft arbeiten, ein größerer kann damit die Tour testen, bevor er etwas ausrollt.
Kostenpflichtige Module kommen dazu, wenn sie sich lohnen. Rechnungen, wenn die Monatsabrechnung von Hand der schlimmste Nachmittag im Kalender wird. Lager, wenn Pflanzen und Material nicht mehr aufgehen. Standortkontrolle, wenn Kolonnen ein weites Gebiet abdecken. Kundenportal, wenn Kunden ihre eigene Einsatzhistorie sehen wollen. Jedes hat bis zu 55 Tage kostenlose Testphase.
Jeder Teil hat seine eigene Seite: Aufgabenverwaltung und Disposition, mobile App, digitale Protokolle, Einsatzgebiete, Rechnungen und Berichte. Die Preise stehen auf der Preisseite.
Häufig gestellte Fragen
Kann die Software eine wöchentliche Pflegetour führen?
Ja. Wiederkehrende Einsätze werden je Objekt geplant, sodass die Tour automatisch auf dem Board erscheint statt jede Woche neu gebaut zu werden. Jeder Einsatz behält seine Checkliste, seine Fotos und seine Stunden, und die Historie zeigt, was bei den vorherigen passiert ist.
Wie laufen Bauprojekte neben der Tour?
Projekte werden als Folgen von Aufträgen auf denselben Kolonnen geführt, sodass das Büro sieht, was es für die Pflegetour bedeutet, eine Kolonne drei Tage zu binden, bevor es sie bindet, und nicht erst, wenn ein Kunde anruft und fragt, warum niemand da war.
Funktioniert die App im Außeneinsatz ohne Empfang?
Die App für iOS und Android hält Auftrag, Checkliste und Fotos auf dem Gerät. Kolonnen auf Objekten im Umland können die Akte dort vollständig führen, wo es kein Netz gibt, und alles synchronisiert später.
Sehe ich, welche Objekte länger brauchen als kalkuliert?
Ja. Stunden werden je Objekt erfasst und nicht je Tag, sodass kalkulierte und tatsächliche Zeit in Berichten nebeneinanderstehen. Das Objekt, das im Sommer regelmäßig überzieht, ist in Wochen sichtbar und nicht erst am Ende eines Vertragsjahres.
Wie werden vor Ort vereinbarte Extras abgerechnet?
Die Kolonne erfasst die Zusatzarbeit, während sie noch da ist, bei Bedarf mit Foto. Sie bleibt an diesem Einsatz hängen und wandert in die Rechnung, und das ist der Unterschied zwischen Extras abrechnen und sich an die Hälfte erinnern.
Lohnt sich das für eine kleine Kolonne?
Teams mit zwei Personen oder weniger arbeiten dauerhaft kostenlos, inklusive Planung, digitaler Protokolle, mobiler App und Berichte. Kostenpflichtige Module kommen dazu, wenn die Tour wächst.
Was kostet die Software für den Landschaftsbau?
Der kostenlose Plan gilt dauerhaft für bis zu zwei Mitarbeiter, darüber wird pro Mitarbeiter und Monat abgerechnet. Jedes kostenpflichtige Modul hat bis zu 55 Tage kostenlose Testphase, was eine ganze Pflegesaison abdeckt.
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