Reinigungssoftware für Teams und Objektverträge
Vertragstouren, Sonderreinigungen und Vertretungen auf einem Board, mit Checkliste, Fotos und Stunden am Auftrag.
Die Vertretung ist das ganze Problem
Ein Reinigungsvertrag ist das Versprechen, dass jemand zu einer bestimmten Zeit in einem Objekt ist, Woche für Woche. Der größte Teil der operativen Arbeit ist nicht Reinigen, sondern Vertreten: Krankheit, Urlaub, eine Kündigung am Freitag, ein neues Objekt, das am Montag startet. In einer Tabelle ist Vertretung eine Telefonkette. Auf einem Board ist sie eine Entscheidung von einer Minute.
Nachweis, dass gereinigt und nicht nur vorbeigeschaut wurde
Reinigung wird über Vertrauen gekauft und über Zweifel verloren. Ein Kunde, der nicht sieht, was gemacht wurde, nimmt an dem Tag das Schlimmste an, an dem er einen nicht geleerten Papierkorb findet. Ein Einsatzprotokoll mit ausgefüllter Checkliste und Fotos macht aus dem Gespräch statt eines Streits eine Durchsicht von Belegen.
Stunden auf den Vertrag, nicht auf die Woche
Die Marge in der Reinigung ist dünn und besteht vollständig aus Stunden. Ein Objekt, das mit zwei Stunden besetzt ist und zweieinhalb braucht, verliert bei jedem Einsatz leise Geld, und der Verlust taucht erst am Jahresende in einer Zahl auf, die niemand erklären kann. Zeit am Auftrag zu erfassen macht daraus eine Wochenzahl.
Verbrauchsmaterial, Zusatzarbeit und eine Rechnung, die zum Monat passt
Verbrauchsmaterial wird zentral gekauft und im Objekt verbraucht, und die Differenz dazwischen ist der Ort, an dem ein Reinigungsbudget verschwindet. Turnusarbeit wie Teppich- oder Glasreinigung wird telefonisch vereinbart und bei der Abrechnung vergessen. Beides gehört an den Auftrag, wo die Rechnung es finden kann.
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Was ein Reinigungsbetrieb tatsächlich steuert
Von außen verkauft ein Reinigungsbetrieb Reinigung. Von innen steuert er Anwesenheit. Das Leistungsverzeichnis wird einmal vereinbart und ändert sich selten. Was sich täglich ändert, ist, wer verfügbar ist, wer zu spät kommt, wer gekündigt hat und welches Objekt morgen früh unbesetzt bleibt. Software, die einem Reinigungsbetrieb hilft, ist Software, die Vertretung schnell und Anwesenheit belegbar macht, in dieser Reihenfolge.
Deshalb enttäuschen allgemeine Kalenderwerkzeuge hier. Sie sind für Kundentermine gebaut. Ein Reinigungsbetrieb bucht keine Termine, er besetzt wiederkehrende Zeitfenster in Dutzenden Objekten und repariert diese Besetzung täglich.
Vertretung und das Problem um sechs Uhr morgens
Der entscheidende Moment in der Vertragsreinigung passiert, bevor die meisten Büros öffnen. Jemand ist krank, ein Objekt erwartet um sieben eine Reinigungskraft, und eine Objektleitung arbeitet eine Kontaktliste ab. Die Qualität des Ergebnisses hängt vollständig davon ab, ob diese Person sehen kann, wer frei, wer nah und wer für das Objekt eingewiesen ist.
Neuzuteilung muss eine Handlung sein
Wenn Vertretung sechs Anrufe kostet, findet sie manchmal nicht statt. Wenn sie drei Tipper kostet und beide Beteiligten benachrichtigt werden, findet sie immer statt. Das ist das ganze Argument dafür, den Plan dort zu führen, wo ihn sowohl das Büro als auch die Reinigungskräfte sehen, und nicht in einer Tabelle, die nur eine Person bearbeiten kann.
Der Leistungsnachweis ist das Produkt
Reinigung wird an der einen Sache gemessen, die vergessen wurde, nicht an den neunzig, die erledigt wurden. Ohne Akte ist jede Beschwerde Ansichtssache, und der Kunde ist immer sicherer als Sie. Mit abgehakter Checkliste, Zeitstempeln und Fotos wird aus derselben Beschwerde eine konkrete Frage mit einer konkreten Antwort, und oft lautet die Antwort, dass der Punkt gar nicht im Leistungsverzeichnis stand.
Diese Akte schützt auch die guten Reinigungskräfte. Ein Objekt, das regelmäßig reklamiert, und eine Akte, die saubere Arbeit zeigt, ist ein Vertragsproblem und kein Personalproblem, und beides auseinanderzuhalten ist ohne Belege unmöglich.
Die Stunden sind die Marge
In einem Geschäft, in dem Arbeit fast die gesamten Kosten ausmacht, ist der Unterschied zwischen besetzten und gearbeiteten Stunden der Unterschied zwischen einem profitablen Vertrag und einem, der sich still aus einem anderen finanziert. Fünfzehn Minuten mehr, je Einsatz, fünf Einsätze pro Woche, sind über hundert Stunden im Jahr in einem einzigen Objekt.
Zeit auf das Objekt statt auf die Lohnwoche zu buchen ist es, was das sichtbar macht. Es beantwortet auch die Frage, die bei jeder Ausschreibung kommt: was kostet uns dieses Objekt tatsächlich in der Erbringung.
Turnusarbeit und Verbrauchsmaterial
Zwei Dinge fallen regelmäßig aus der Reinigungsabrechnung heraus. Das erste ist Turnusarbeit: Teppiche, Glas, Hartbodenpflege, telefonisch Wochen vorher vereinbart und nie berechnet. Das zweite ist Verbrauchsmaterial, zentral bestellt, im Objekt verbraucht und von niemandem abgestimmt. Beides ist rückholbar, wenn es am zugehörigen Einsatz erfasst wird, und keines ist es aus dem Gedächtnis am Monatsende.
Ohne Reue auswählen
Drei praktische Tests. Kann eine Objektleitung einen Ausfall in unter einer Minute vom Handy aus vertreten? Kann eine Reinigungskraft eine Objektcheckliste ohne Empfang im Keller abschließen? Lässt sich der Monat aus den erfassten Einsätzen abrechnen statt aus einer parallel gepflegten Tabelle?
Ein Werkzeug, das an einem dieser Punkte scheitert, wird einen Monat benutzt und dann still durch eine Gruppenchat ersetzt, wo die meisten Reinigungspläne ohnehin leben.
Auf dem kostenlosen Plan anfangen
Ein Zwei-Personen-Betrieb arbeitet dauerhaft kostenlos, mit Planung, digitalen Protokollen, mobiler App und Berichten. Das reicht, um eine Handvoll Verträge sauber zu führen und zu sehen, ob die Arbeitsweise passt.
Kostenpflichtige Module kommen dazu, wenn der Betrieb hineinwächst. Rechnungen, wenn die Abrechnung der schlimmste Tag im Monat ist. Lager, wenn Verbrauchsmaterial nicht mehr aufgeht. Standortkontrolle, wenn die Objekte verstreut liegen. Kundenportal, wenn Auftraggeber ihre eigene Einsatzhistorie sehen wollen. Jedes hat bis zu 55 Tage kostenlose Testphase.
Die Bestandteile sind einzeln dokumentiert: Aufgabenverwaltung und Disposition, digitale Protokolle, mobile App, Auftragshistorie, Rechnungen und Berichte. Die Preise stehen auf der Preisseite.
Häufig gestellte Fragen
Wie löst die Software eine Vertretung bei Krankheit?
Das Board zeigt, wer frei ist und wer nah genug ist, um rechtzeitig im Objekt zu sein. Der Einsatz wird mit wenigen Tippern neu zugeteilt, und sowohl die neue Reinigungskraft als auch die Objektleitung sehen die Änderung sofort in der App, sodass Vertretung keine Telefonkette um sechs Uhr morgens mehr ist.
Können wir einem Kunden belegen, dass ein Objekt ordentlich gereinigt wurde?
Ja. Jeder Einsatz trägt die am Handy abgehakte Objektcheckliste, Fotos mit Zeitstempel und den Nachweis, wer wie lange da war. Das Kundengespräch wechselt von Meinung zu Beleg, und die Historie des Objekts öffnet sich an einer Stelle.
Sehe ich die Stunden je Vertrag?
Stunden werden auf das Objekt gebucht und nicht auf den Tag, sodass geplante und tatsächliche Zeit je Vertrag in Berichten verglichen werden. Ein Objekt, das regelmäßig über seine besetzten Stunden läuft, ist in Wochen sichtbar und nicht erst zum Geschäftsjahresende.
Funktioniert die App in Gebäuden ohne Mobilfunk?
Die App für iOS und Android hält Auftrag und Checkliste auf dem Gerät. Keller und Technikräume ohne Empfang werden normal dokumentiert und alles synchronisiert später, sodass nichts auf Papier geschrieben und abgetippt wird.
Können wir das Verbrauchsmaterial je Objekt erfassen?
Mit dem Lagermodul ja. Verbrauchsmaterial wird am Objekt erfasst, in dem es verbraucht wird, der Bestand sinkt automatisch und geringe Mengen werden gemeldet, bevor eine Reinigungskraft vor leeren Schränken steht.
Taugt Software für Gebäudereinigung auch für einen sehr kleinen Betrieb?
Teams mit zwei Personen oder weniger arbeiten dauerhaft kostenlos: Planung, digitale Protokolle, mobile App und Berichte sind enthalten. Kostenpflichtige Module kommen dazu, sobald Verträge gewonnen werden.
Was kostet es, wenn das Team wächst?
Über zwei Mitarbeiter wird pro Mitarbeiter und Monat abgerechnet, und jedes kostenpflichtige Modul hat bis zu 55 Tage kostenlose Testphase. Das reicht, um ein ganzes Quartal Vertragsreinigung durch die Rechnungsstellung laufen zu lassen.
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