Digitale Auftragsformulare und Checklisten für den Außendienst
Software für digitale Auftragsformulare, die eine Checkliste an die Aufgabe hängt und ausgefüllt zurückgibt: Fotos aus der Kamera, eine Unterschrift auf dem Bildschirm, Zahlen, Auswahllisten und freier Text. Wird ein Formular geändert, behalten abgeschlossene Aufträge die Fassung, mit der sie ausgeführt wurden.
Digitale Auftragsformulare an der Aufgabe
Eine Checkliste ist ein digitales Formular, das an eine Aufgabe gehängt und vom Mitarbeiter während der Ausführung ausgefüllt wird. Es lassen sich beliebig viele Checklisten anlegen, und jede Aufgabe führt eine mit, sodass das Formular auf die Art der Arbeit zugeschnitten wird, die es dokumentiert.
Digitale Auftragsformulare ersetzen Papierbelege durch Antworten, die das Büro am selben Tag lesen kann.
Feldtypen einschließlich Foto und Unterschrift
Jeder Checklistenpunkt hat seinen eigenen Datentyp. Text und langer Text, Zahl, Kontrollkästchen, Auswahlliste und Mehrfachauswahl decken strukturierte Antworten ab, Dateipunkte erfassen ein Foto aus der Kamera, und der Unterschriftspunkt holt die Bestätigung des Kunden auf dem Bildschirm ein.
Der Nachweis der Arbeit entsteht im Auftrag statt im Nachhinein.
Formularfassungen schützen abgeschlossene Aufträge
Checklisten werden in den Aufgabeneinstellungen angelegt und bearbeitet. Änderungen gelten nur für Aufgaben, die nach der Bearbeitung entstehen: bestehende Aufträge behalten die Fassung des Formulars, mit der sie ausgeführt wurden, samt der eingereichten Antworten.
Historische Datensätze bleiben für Prüfungen und Streitfälle nutzbar.
Einheitliche Ausführung in allen Teams
Eine Checkliste ist eine strukturierte Liste von Prüfschritten. Sie legt fest, wie eine Arbeit dieser Art ausgeführt wird, und macht damit die Arbeit eines neuen Technikers mit der eines erfahrenen vergleichbar.
Mobile Formulare liefern dem Büro strukturierte Daten statt eingescannter Blätter.
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Wie digitale Auftragsformulare aufgebaut und genutzt werden
Digitale Auftragsformulare, die ausgefüllt zurückkommen
Software für digitale Auftragsformulare beantwortet die Frage, die nach jedem Servicebesuch aufkommt: Was wurde tatsächlich geprüft. Papierformulare beantworten sie spät und oft unvollständig. Eine Checkliste im Auftrag hält die Antwort fest, während die Arbeit läuft.
In Shifton ist eine Checkliste ein digitales Formular, das an eine Aufgabe gehängt und vom Techniker während der Ausführung ausgefüllt wird. Sie können beliebig viele Checklisten anlegen, und jede Aufgabe führt eine mit. Deshalb lohnt es sich, vor dem Aufbau des Formulars festzulegen, was eine Arbeit dieser Art belegen muss.
Feldtypen für einen Checklistenpunkt
- Text und langes Textfeld, für kurze Antworten und ausführliche Notizen
- Zahl, für Messwerte und Mengen
- Kontrollkästchen, eine verpflichtende Bestätigung
- Auswahlliste und Mehrfachauswahl, wenn die Antwort aus einer bekannten Menge stammen muss
- Datei, um ein Foto hochzuladen oder vor Ort mit der Kamera aufzunehmen
- Telefon und E-Mail mit Formatprüfung
- Unterschrift, ein Unterschriftsfeld in der Webversion und in der mobilen App
Wo Formulare eingerichtet werden
Checklisten liegen in den Aufgabeneinstellungen. Legen Sie eine an, benennen Sie sie, fügen Sie die Punkte mit ihren Datentypen hinzu und markieren Sie sie als Standardcheckliste, wenn sie für alle Arbeiten gilt, damit sie automatisch an jede neue Aufgabe gehängt wird. Das Bearbeiten einer Checkliste wirkt nur auf neue Aufgaben: bereits angelegte Aufträge behalten ihre Fassung samt eingereichter Antworten. Das ist bewusst so und macht historische Daten belastbar.
Foto und Unterschrift als Nachweis
Ein Dateipunkt macht die Kamera des Technikers zur Beweisaufnahme, und der Unterschriftspunkt schließt den Besuch mit der Bestätigung des Kunden auf demselben Bildschirm ab. Beides wird bei der Aufgabe gespeichert, und von dort lesen es später Rechnungsstellung und Auftragshistorie. Ein Streit über eine Arbeit von vor drei Monaten wird damit zur Frage, den Auftrag zu öffnen.
Einheitliche Ausführung
Der zweite Nutzen ist Einheitlichkeit. Eine Checkliste ist eine strukturierte Liste von Prüfschritten, sodass jeder Besuch derselben Art demselben Ablauf folgt, unabhängig davon, wer ihn ausführt. Prüfungen, Sicherheitschecks, Wartungsroutinen und Übergaben werden auf dieselbe Weise definiert.
Löschen und Aufbewahren
Eine Checkliste, die an einer Aufgabe hängt, kann nicht gelöscht werden; entfernen lassen sich nur nie verwendete. Bestehende Aufgaben behalten ihr Formular und die eingereichten Daten. In der Praxis wächst die Formularbibliothek damit bewusst, statt beim Aufräumen Belege zu verlieren.
Was es kostet
Digitale Formulare gehören zum Basismodul Tasks, und das Basismodul ist für bis zu zwei Mitarbeiter zeitlich unbegrenzt kostenlos. Darüber hinaus kostet es 5,00 $ pro Mitarbeiter und Monat, bei jährlicher Zahlung 20 Prozent weniger. Siehe die Preisseite und die mobile App dazu, wie das Ausfüllen vor Ort aussieht.
Häufig gestellte Fragen
Was ist eine Checkliste in Shifton?
Ein digitales Formular, das an eine Aufgabe gehängt und vom Techniker während der Arbeit ausgefüllt wird. Es erfasst strukturierte Daten statt freier Notizen, sodass jeder Besuch derselben Art in derselben Form zurückkommt.
Wie viele Checklisten kann ich anlegen?
Beliebig viele. Jede Aufgabe führt eine Checkliste mit, daher lohnt es sich, die Struktur jedes Formulars vor dem Anlegen zu planen.
Welche Arten von Fragen kann ein Formular enthalten?
Text, langer Text, Zahl, Kontrollkästchen, Auswahlliste, Mehrfachauswahl, Datei-Upload oder Kamerafoto, Telefon, E-Mail und Unterschrift.
Können Techniker Fotos vom Auftrag anhängen?
Ja. Ein Dateipunkt erlaubt es, ein Foto hochzuladen oder es während des Besuchs mit der Kamera aufzunehmen, und es wird bei der Aufgabe gespeichert.
Kann der Kunde auf dem Telefon unterschreiben?
Ja. Ein Unterschriftspunkt zeigt ein Unterschriftsfeld in der mobilen App und in der Webversion, und die Unterschrift bleibt am Auftrag.
Wo lege ich Formulare an und bearbeite sie?
In den Aufgabeneinstellungen, im Bereich Checklisten. Legen Sie eine Checkliste an, fügen Sie die Punkte mit ihren Datentypen hinzu und markieren Sie sie bei Bedarf als Standard, damit sie an alle neuen Aufgaben gehängt wird.
Was passiert mit bestehenden Aufträgen, wenn ich ein Formular ändere?
Nichts. Änderungen gelten nur für Aufgaben, die nach der Bearbeitung angelegt werden, und bestehende Aufgaben behalten die Fassung der Checkliste samt bereits eingereichter Antworten.
Kann ich eine Checkliste löschen?
Nur wenn sie nie verwendet wurde. Eine bereits an eine Aufgabe gehängte Checkliste kann nicht gelöscht werden, damit historische Daten unversehrt bleiben.
Sind digitale Formulare im kostenlosen Tarif enthalten?
Ja. Sie gehören zum Basismodul Tasks, das für bis zu 2 Mitarbeiter zeitlich unbegrenzt kostenlos ist, danach 5,00 $ pro Mitarbeiter und Monat.
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