Klantbeheer met volledige servicehistorie
Klantbeheersoftware gemaakt voor servicewerk: contacten, meerdere adressen, eigen velden en elke opdracht die deze klant ooit had. Maak een opdracht direct vanuit de klantkaart, en de historie blijft bij de klant in plaats van bij de technicus die er toevallig was.
Klantbeheer met een registratie per klant
Een klantprofiel bevat contactgegevens, een of meer adressen en de velden die uw bedrijf vastlegt, en daaronder de lijst met alle taken van die klant, lopend en afgerond. Klanten maakt u aan in het onderdeel Klanten of tijdens het aanmaken van een taak, en een klant die binnen een taak ontstaat komt automatisch in de database.
Klantbeheersoftware houdt klant, adressen en historie als een registratie in plaats van drie lijsten.
Klantvelden die u instelt voor u klanten toevoegt
Klantvelden bepalen wat de database bewaart, en het loont ze in te stellen voordat u klanten toevoegt. Ondersteund zijn tekst, getal, selectievakje, keuzelijst, meervoudige keuze, datum, datumbereik, telefoon en e-mail, wat locatienamen, klantcategorieen, contractperioden en interne kenmerken dekt.
Een ingestelde klantdatabase is doorzoekbaar op het moment dat een planner haar nodig heeft.
Adressen bepalen wie er gestuurd kan worden
Een klant kan meerdere adressen hebben en bij het aanmaken van de taak kiest u er een. Het adres bepaalt het servicegebied waarin het valt, en het systeem biedt dan alleen de technici van dat gebied aan.
De gebruikelijke toewijzingsfouten verdwijnen op het punt waar het adres wordt ingevoerd.
Servicehistorie die bij de klant blijft
Afgeronde opdrachten blijven bij de klant met hun checklistantwoorden, foto's en handtekeningen. Toegang volgt de rol: eigenaar en beheerders werken met de volledige database, terwijl medewerkers de klantgegevens zien die hun toegewezen opdrachten meebrengen.
Kennis van de locatie blijft in het systeem wanneer de technicus die haar had vertrekt.
Start met het gratis abonnement
Geen tijdslimiet. Krijg volledige toegang tot de kernfuncties en upgrade wanneer u er klaar voor bent.
Hoe klantbeheer in de buitendienst werkt
Wat klantbeheer een servicebedrijf oplevert
Een servicebedrijf komt terug op dezelfde locaties: hetzelfde adres, dezelfde installatie, een andere technicus, maanden later. Klantbeheersoftware bestaat zodat het tweede bezoek de registratie van het eerste heeft, zonder telefoontje naar kantoor om die te reconstrueren.
In Shifton is de klant een registratie en geen regel in een bestand. Ze bevat contactgegevens, een of meer adressen, de velden die uw bedrijf nodig heeft en daaronder de lijst met alle gekoppelde taken, lopend en afgerond.
Klantvelden die u zelf bepaalt
Voordat u klanten toevoegt loont het de klantvelden in te richten, want ze bepalen wat de database bewaart. De beschikbare typen dekken wat een servicebedrijf doorgaans vastlegt:
- Tekst en lange tekst, voor locatienamen, toegangsnotities en servicevoorwaarden
- Getal, voor een klantnummer, een locatienummer of het aantal vestigingen
- Selectievakje, voor markeringen als VIP of contractklant
- Keuzelijst en meervoudige keuze, voor klanttype, regio, servicegebieden of categorieen
- Datum en datumbereik, voor contractperioden en het eerste bezoek
- Telefoon en e-mail, met controle op het formaat
Elk veld kan verplicht, doorzoekbaar, naast de klantnaam of in de lijst zichtbaar worden gemaakt. Die instellingen maken de database bruikbaar in de dagelijkse planning.
Klant en opdracht zijn dezelfde registratie
Een taak kan vanuit de klantkaart worden aangemaakt, waarna de klant automatisch wordt ingevuld, inclusief het gekozen adres als er meerdere zijn. De klant kan ook tijdens het aanmaken van de taak ontstaan en komt op dat moment in de database. In beide gevallen is er geen tweede lijst die moet worden bijgehouden.
Omdat het adres het servicegebied bepaalt, bepaalt de klantregistratie ook wie er gestuurd kan worden. Na het invoeren van het adres toont het systeem alleen technici van het dekkende gebied. Zie servicegebieden voor hoe de grenzen worden getekend.
Wat kantoor en buitendienst zien
Dat bepalen de rollen. De Eigenaar en Beheerders werken met de volledige klantdatabase. Medewerkers zien standaard de toegewezen taken, met de klantgegevens en het adres die de opdracht meebrengt, en hun rechten kunnen worden verruimd wanneer het werk daarom vraagt. Zo komt de technicus geinformeerd aan en blijft de volledige historie waar die hoort.
Historie die personeelswissels overleeft
Elke afgeronde taak blijft bij de klant: wat er is gedaan, door wie, wanneer, met checklist, foto's en de destijds opgehaalde handtekening. Vertrekt de technicus die de locatie kende, dan blijft de registratie. Betwist een klant een factuur, dan zit het bewijs in de opdracht en niet in privécorrespondentie.
Wat het kost
Klantbeheer hoort bij de basismodule Tasks. Tot twee medewerkers is het gratis, zonder tijdslimiet en zonder creditcard. Daarboven kost de basismodule 5,00 $ per medewerker per maand, 20 procent minder bij jaarfacturatie. Wilt u dat klanten hun opdrachten volgen, voeg dan de module Klantportaal toe, en factureert u vanuit uitgevoerd werk, dan de facturatie. Beide kosten 5,00 $ per medewerker per maand met een proefperiode tot 55 dagen. Details op de prijspagina.
Veelgestelde vragen
Wat levert klantbeheersoftware op in de buitendienst?
Ze houdt klantgegevens in een doorzoekbare database: contacten, adressen, uw eigen velden en de volledige lijst met taken van die klant, lopend en afgerond. Kantoor en buitendienst lezen dezelfde registratie in plaats van losse bestanden.
Ziet de technicus de klantgegevens voor aankomst?
Ja. De taak draagt de klant, het gekozen adres en de contactgegevens, dus de technicus heeft ze in de app voor het bezoek. De volledige database gaat open voor gebruikers wier rol toegang geeft tot het onderdeel Klanten.
Kan ik eigen gegevens over een klant opslaan?
Ja. Klantvelden zijn instelbaar: tekst, getal, selectievakje, keuzelijst, meervoudige keuze, datum, datumbereik, telefoon en e-mail. Een veld kan verplicht, doorzoekbaar, naast de naam of in de lijst zichtbaar zijn.
Kan een klant meer dan een adres hebben?
Ja. Een profiel bevat meerdere adressen en contacten, en bij het aanmaken van een taak kiest u voor welk adres de opdracht is. Het adres bepaalt ook het servicegebied.
Hoe voeg ik een klant toe?
Vanuit het onderdeel Klanten met de aanmaakknop, of tijdens het aanmaken van een taak: een bestaande klant kiezen of ter plekke een nieuwe aanmaken, die automatisch in de database komt.
Wordt communicatie met klanten vastgelegd?
Updates, notities, opmerkingen en foto's rond de opdracht zijn via de taken aan de klant gekoppeld, zodat elk contact in de registratie blijft en niet in privéchats.
Kan ik een taak vanuit de klantkaart aanmaken?
Ja. Het profiel toont alle taken van die klant en heeft een eigen aanmaakknop; een taak die daar ontstaat heeft de klant al ingevuld.
Kunnen klanten hun eigen opdrachten zien?
Met de module Klantportaal wel. De klant krijgt bezoekherinneringen, een link met locatie van de technicus en verwachte aankomst, een snelle manier om te bellen of chatten, en een beoordelingsformulier na de opdracht.
Wat gebeurt er als ik een klant verwijder?
Verwijderen is definitief en een verwijderde klant kan niet worden hersteld, dus het loont eerst de gekoppelde taken in het profiel te bekijken.
Zit klantbeheer in het basispakket?
Ja. Het hoort bij de basismodule Tasks, gratis tot 2 medewerkers zonder tijdslimiet. Daarboven kost de module 5,00 $ per medewerker per maand, 20 procent minder bij jaarfacturatie.
Klaar om uw buitendienstactiviteiten te transformeren?
Sluit je aan bij duizenden field service bedrijven die dagelijks op Shifton vertrouwen om slimmer te werken.