Software für Schädlingsbekämpfung und Insektenbekämpfung im Außendienst

Warum Insektenbekämpfung schwerer zu planen ist, als sie aussieht

Von außen sieht die Insektenbekämpfung nach einem einfachen Außendienstgeschäft aus: ein Techniker, ein Fahrzeug, eine Adressliste. Die Schwierigkeit ist, dass fast nichts über einen Auftrag feststeht, bevor jemand im Objekt steht. Ein Ameisennest sind zwanzig Minuten oder zwei Stunden, je nachdem wo es sitzt. Eine Bettwanzenbehandlung hängt davon ab, wie viele Räume befallen sind und ob der Bewohner sie vorbereitet hat. Eine Restaurantküche mit Schaben ist um neun Uhr morgens ein anderer Auftrag als um neun Uhr abends.

Diese Unsicherheit ist der Grund, warum Software für die Schädlingsbekämpfung gekauft und warum ein normaler Kalender wieder aufgegeben wird. Die Planung muss es aushalten, mehrmals am Tag falsch zu sein, ohne dass das Büro den Überblick verliert, welche Kunden noch auf jemanden warten.

Die vier Aufzeichnungen, an denen der Betrieb hängt

Die Tour

Kapazität wird in diesem Gewerbe in Aufträgen pro Fahrzeug und Tag gemessen, und zwischen einer gut gebauten Tour und einer Liste in Buchungsreihenfolge liegt meist ein Auftrag. Nach Geografie zu planen statt nach Anrufreihenfolge ist die unscheinbarste verfügbare Verbesserung und die, die sich zuerst im Umsatz zeigt.

Die Behandlung

Was ausgebracht wurde, in welcher Konzentration, in welchen Räumen, unter welchen Bedingungen: das ist der Nachweis, der eine Reklamation beantwortet, die Nachkontrolle steuert und belegt, dass sauber gearbeitet wurde. Er muss im Objekt entstehen, denn ein später geschriebener Nachweis ist die Zusammenfassung einer Erinnerung.

Die Objekthistorie

Wiederkehrender Befall wird über mehrere Einsätze hinweg erkannt, nicht innerhalb eines einzelnen. Ein Techniker, der sieht, was der letzte Besuch gefunden hat, welche Zugänge verschlossen wurden und welches Mittel im Vormonat lief, geht den Auftrag als nächsten Schritt eines Bekämpfungsplans an und nicht als Erstbesuch in einem fremden Gebäude.

Der Vertrag

Gewerbliche Arbeit wird ein Jahr im Voraus vereinbart und innerhalb einer Woche vergessen. Einsätze, die sich im vertraglich vereinbarten Takt selbst erzeugen, sind der Unterschied zwischen einem Service, der läuft, und einem, an den man sich erinnert, wenn der Kunde anruft und fragt, warum niemand gekommen ist.

Was im Büro wegfällt

Der größte Teil der Verwaltung in einem kleinen Schädlingsbekämpfungsbetrieb ist Rekonstruktion. Aus einem Stapel Tourzettel herausarbeiten, welche Aufträge fertig sind. Am Freitagnachmittag die Stunden nachbauen. Einem Techniker hinterherlaufen, weil ein Kunde ein Detail der Behandlung anzweifelt. Eine Rechnung eine Woche nach der Arbeit schreiben, weil die Unterlagen fehlten.

Wenn der Auftrag seinen Nachweis selbst trägt, verschwindet diese Arbeit, statt sich zu verlagern. Der Einsatz wird am Handy abgeschlossen, das Formular hängt dran, die Stunden stehen bereits, und die Rechnung entsteht aus dem, was tatsächlich getan wurde. Abrechnungssoftware für die Schädlingsbekämpfung ist in diesem Modell kein getrennter Kauf: Rechnungsstellung ist einfach das, was mit einem fertigen Auftrag passiert.

Was Planungssoftware jenseits eines Kalenders leisten muss

Planungssoftware für die Schädlingsbekämpfung wird oft als Kalender mit angehängten Technikern gesucht, und deshalb wird so viel davon innerhalb eines Jahres wieder abgeschafft. Ein Kalender beantwortet, wo jemand sein soll. Eine Verwaltungslösung muss beantworten, was passiert ist, als er dort war, zu welchem Einsatz einer Behandlungsfolge das gehört und ob der Kunde dafür eine Rechnung hat.

Das ist zugleich die ehrliche Antwort auf die Frage nach einem CRM für die Schädlingsbekämpfung. Kundenhistorie ist in diesem Gewerbe keine Kontaktliste, sondern eine Liste von Objekten mit eigener Befallsgeschichte. Ein Auftrag, der mit dem Befund des Vormonats ankommt, ist mehr wert als ein Datensatz mit einer Telefonnummer.

Kleine Betriebe suchen aus Gründen kleiner Betriebe: zwei oder drei Techniker, kein Backoffice und keine Lust auf eine sechswöchige Einführung. In dieser Größe zählt eine App, die ein Techniker am ersten Tag ohne Schulung bedient, mehr als jeder Funktionsvergleich.

Privat und gewerblich auf einem Board

Fast jeder Betrieb für Insektenbekämpfung führt zwei Geschäfte gleichzeitig. Privatkundschaft ruft an, ist dringend, wird pro Einsatz bezahlt und wird über die Geschwindigkeit gewonnen. Gewerbliche Arbeit ist vertraglich geregelt, terminiert, auditiert und wird über die Qualität der Dokumentation gewonnen. Beide konkurrieren am selben Tag um dieselben Techniker.

Beide auf einem Board zu halten macht diese Konkurrenz sichtbar. Ein dringender Privatnotruf, der in eine Tour geschoben wird, zeigt, was er verdrängt. Ein Vertragsrundgang, der immer wieder verschoben wird, zeigt einen gefährdeten Vertrag. Zwei getrennte Systeme verbergen genau die Abwägung, die der Betrieb sehen müsste.

Ehrliche Grenzen

Shifton Field Service ist Software für Personal und Aufträge. Sie plant Touren, hält den Auftrag samt Formularen, dokumentiert die Ausführung, erfasst Stunden und macht daraus Rechnungen und Auswertungen. Bis zu zwei Techniker, das Board, die App, Auftragsformulare und Auswertungen kosten nichts; kostenpflichtig sind die Module Lager, Rechnungsstellung, Standortkontrolle und Kundenportal.

Sie ist kein amtliches Biozidregister und kein Zulassungssystem. Schädlingsbekämpfungsbetriebe haben Pflichten zu Mittelaufzeichnungen, zur Sachkunde der Techniker und in manchen Märkten zur Anzeige von Behandlungen, und diese Pflichten legt die Behörde fest und nicht ein Softwareanbieter. Sinnvoll ist, den Auftragsnachweis als Beleg für das Geleistete zu nutzen und getrennt zu prüfen, was die örtliche Regelung darüber hinaus verlangt.