Program do grafiku pracy w hotelu dla każdego działu

Hotel to kilka biznesów dzielących jeden budynek, a grafik jest miejscem, w którym się zderzają. Służbą pięter rządzą wyjazdy, recepcją przyjazdy, działem technicznym to, co zepsuło się w nocy, a zespołem nocnym prosty fakt, że ktoś musi czuwać. Program do grafiku pracy w hotelu musi utrzymać wszystkie te rytmy jednocześnie i mimo to pozwolić kierownikowi dyżurnemu poprawić sobotę w pięć minut.

Praca to również największa pozycja kosztowa, którą hotel realnie może przesunąć z tygodnia na tydzień. Kiedy grafik żyje w arkuszu, przekroczenie widać dopiero po liście płac, a wtedy decyzje, które je wywołały, mają trzy tygodnie.

Co program do grafiku pracy w hotelu musi robić dobrze

Cztery rzeczy niosą większość wartości. Szybko zbudować pełny tydzień w kilku działach. Utrzymać godziny każdej osoby w granicach umowy i prawa już przy obsadzaniu, a nie odkrywać naruszenia później. Dotrzeć do zespołu na telefonach w tej samej minucie, gdy coś się zmienia. I raportować godziny w poziomach, w których zostaną opłacone, żeby obsada nocna i świąteczna była znanym kosztem.

Shifton jest zbudowany wokół tych czterech spraw: widoki dnia, tygodnia i miesiąca, szablony zmian, automatyczny rozdział według popytu, zmiany otwarte, wymiany, dostępność i wnioski o wolne, mobilna rejestracja czasu pracy oraz raporty stawek. To oprogramowanie do zarządzania personelem hotelu, skupione na ludziach w operacjach, i nie dotyka pokoi, cen ani rezerwacji.

Ta sama potrzeba bywa zapisywana różnie. Właściciele proszą o system zarządzania personelem hotelu, kierownicy dyżurni chcą programu do grafików, a finanse chcą, by koszt płac przestał się ruszać bez ostrzeżenia. Program do planowania pracy pracowników hotelu musi odpowiedzieć wszystkim trzem z jednej siatki, inaczej staje się kolejną zakładką, której nikt nie otwiera.

Służba pięter ma najtrudniejszy grafik w budynku

Pokojówki są planowane pod obciążenie, które zmienia się codziennie i potwierdza dopiero wieczorem dnia poprzedniego. Sekcje muszą być zbalansowane, na każdej zmianie potrzebna jest brygadzistka, a cały plan może być błędny o dziewiątej rano, jeśli piętro zwolni się wcześniej niż zakładano.

Ciężar niosą dwa mechanizmy. Szablony przechowują twoje realne wzorce, więc tydzień startuje od znanego kształtu, a nie od pustej siatki, i właśnie tego naprawdę szukają osoby wpisujące szablon grafiku sprzątania albo grafik pracy pokojówek w hotelu. Zmiany otwarte przekształcają dodatkowe pokoje w pracę, którą zespół przejmuje w aplikacji, zamiast brygadzistki obdzwaniającej ludzi. Program do planowania służby pięter, który robi te dwie rzeczy dobrze, usuwa większość porannego zamieszania, a bieżąca suma godzin przy każdym nazwisku nie pozwala, by te same trzy osoby wchłaniały wszystkie dodatkowe sekcje.

Praktyczny test programu do grafiku służby pięter to to, co dzieje się o 08:30, gdy lista już się nie zgadza. Przepisanie sekcji zajmuje sekundy, dana pokojówka dostaje powiadomienie, a aplikacja z grafikiem w jej telefonie pokazuje zmianę bez żadnego wydruku. Narzędzie, które produkuje tylko dokument, rozwiązało łatwiejszą połowę problemu.

Recepcja, audyt nocny i rotacje 24/7

Recepcja nigdy się nie zamyka, więc jej grafik jest rotacją, a nie tygodniem. Zmiany poranne, wieczorne i nocne nakładają się na ten sam dzień, blok nocny przechodzi przez północ, a każda zmiana wymaga określonego poziomu uprawnień na miejscu. W Shifton zmiany o dowolnej długości mogą przechodzić przez północ i liczyć się we właściwym dniu oraz właściwym poziomie stawki, a stanowisko każdej osoby stoi przy nazwisku w siatce, więc zmiana bez kierownika jest widoczna przed publikacją. Szablon grafiku recepcji zastosowany naprzód utrzymuje rotację równą, szablon dla konkretnego obiektu można zapisać osobno, a wymiany między pracownikami nadal przechodzą przez potwierdzenie kierownika. Program do grafików hotelowych, który nie umie poprawnie wyrazić bloku nocnego, będzie mylił godziny co tydzień.

Planowanie według obłożenia, a nie z przyzwyczajenia

Większość grafików kopiuje się z poprzedniego tygodnia, co oznacza obsadę pod obłożenie poprzedniego tygodnia. To największe źródło kosztu pracy, którego w hotelu można uniknąć: zbyt wielu ludzi w spokojny wtorek, zbyt mało w zapełniony piątek i godziny z dodatkiem zasypujące lukę. Hotele z powierzchnią konferencyjną i bankietową odczuwają to wahanie mocniej, a dla takich obiektów osobno opisujemy planowanie grafików w centrach targowych.

Shifton pozwala zapisać prognozowany popyt na każdą datę i każdą godzinę, zdefiniować używane szablony i wygenerować grafik według tej krzywej. Nadgodziny stają się regułą, a nie wypadkiem: zablokuj je, pozwól na nie albo wymagaj potwierdzenia, zanim ktokolwiek przekroczy swój limit. Właśnie tu program do planowania pracy w hotelu zarabia na licencję, bo wspólny kalendarz nie ma pojęcia, ile pracy zawiera godzina.

Szczyty sezonowe i zespół o dużej rotacji

Zatrudnianie sezonowe w hotelu oznacza szybkie wdrożenie i grafik czytelny bez szkolenia. Nowe osoby zaprasza się e-mailem, pojawiają się na liście zespołu ze swoim stanowiskiem i poziomem dostępu i widzą w aplikacji wyłącznie własne zmiany. Dostępność zbiera się od każdej osoby jako kalendarz, a nie jako rozmowa, więc student z ustalonymi zajęciami albo wracający pracownik sezonowy jest planowany wokół tego, co naprawdę zgłosił.

Szablony liczą się i tutaj. Tydzień szczytu to w dużej mierze zeszłoroczny tydzień szczytu z innymi nazwiskami, a zapisany szablon grafiku personelu zamienia dwudniową odbudowę w jedno popołudnie. Zachowanie szablonu z poprzedniego sezonu jest warte więcej niż dowolna ilość planowania od pustej siatki.

Dodatki nocne, weekendowe i świąteczne w koszcie płac

Ta sama zmiana kosztuje różne pieniądze w zależności od tego, kiedy wypada, więc grafik wyglądający na zbalansowany w godzinach może być mocno niezbalansowany w kosztach. Raporty stawek dzielą okres na stawkę podstawową, noc, noc z weekendem i święta, na osobę i na dział, i leżą obok raportów godzin pracy, salda urlopu, budżetu i spóźnień w tym samym panelu. Nasza strona raportów wymienia, co zwraca każdy z nich. Dodaj dane wejść i wyjść, a rejestracja czasu pracy w hotelu przestanie być comiesięczną rekonstrukcją z papierów. Premie i potrącenia zapisują się na tej zmianie, na której powstały, więc korekta trzy tygodnie później nadal ma za sobą ślad.

Jeden obiekt albo sieć

Jednemu hotelowi potrzebna jest szybkość i nic więcej. Sieć potrzebuje rozdzielonych obiektów, dyrektorów widzących tylko swój i sum zbieranych dla właściciela. Shifton obsługuje oba przypadki bez zmiany produktu: projekty i grafiki rozdzielają obiekty oraz działy, uprawnienia decydują, kto co edytuje, a personel dzielony między lokalizacjami widzi jeden kalendarz. Wymagania hotelu butikowego i wymagania sieci stoją na tym samym fundamencie zmian, szablonów, dostępności i godzin, dlatego system grafików działający dla jednego obiektu zwykle skaluje się bez migracji. System zarządzania personelem sieci to ten sam produkt z większą liczbą projektów w środku, a program wymuszający drugie konto na każdą lokalizację tworzy pracę, zamiast ją zdejmować. Operatorzy prowadzący także lokale poza noclegami mogą porównać szerszą stronę o grafikach w gastronomii.

Co sprawdzić przed decyzją

Przepuść każdą aplikację do grafików hotelowych przez jeden realny tydzień, zanim zdecydujesz. Zbuduj od zera służbę pięter, recepcję i noce i zmierz czas. Wprowadź zmianę nocną i sprawdź, czy liczy się we właściwym dniu według właściwej stawki. Świadomie przekrocz komuś limit godzin i zobacz, czy pojawi się ostrzeżenie. Potem pobierz raporty i potwierdź, że godziny z dodatkiem są rozdzielone, a nie zsumowane, bo to o tę liczbę zapytają dyrektora.

Shifton jest bezpłatny do dziesięciu członków zespołu bez limitu czasu, co w pełni pokrywa mały obiekt, a plany płatne rozliczane są za pracownika miesięcznie wraz ze wzrostem zespołu; strona cennika pokazuje, gdzie leży każdy moduł. Zaimportuj zespół, zbuduj tydzień jednego działu, opublikuj go i zobacz, ile administracji grafiku zniknie.