Program do grafiku ekip na wydarzeniach

Czym jest zarządzanie personelem wydarzeń

Oprogramowanie dla branży wydarzeń oznacza zwykle jedną z dwóch rzeczy, a rozwiązują one przeciwne problemy. Platformy do organizacji wydarzeń obsługują imprezę jako produkt: rejestrację, bilety, uczestników, sponsorów, aplikację, którą pobiera publiczność. Zarządzanie personelem wydarzeń obsługuje ludzi, którzy tę imprezę robią: ekipy, stewardów, techników, obsługę gastronomii i wolontariuszy.

Kierownik produkcji potrzebuje tego drugiego. Liczba sprzedanych biletów nie powie, czy nocna ekipa demontażowa ma dość ludzi, a platforma biletowa nie ma zdania o tym, że czterech z nich przerobiło już czternastogodzinny montaż.

Wydarzenie to trzy różne problemy obsadowe

Montaż, impreza i demontaż wyglądają na fazy jednej roboty, a zachowują się jak trzy osobne. Montaż to długie dni z małą, wykwalifikowaną ekipą. Dzień imprezy potrzebuje maksymalnej obsady w wąskim oknie czasowym, z rolami, które prawie się nie pokrywają. Demontaż dzieje się późno, szybko i zwykle z ludźmi, którzy są na terenie od rana.

Zaplanowanie tego jako jednego bloku daje klasyczną wpadkę: ekipa demontażowa złożona z wykończonych ludzi, bo nikt nie sprawdził, kto już pracował. Rozpisanie faz jako osobnych projektów pokazuje to nakładanie się i pozwala później zmierzyć koszt każdej z nich.

Wolontariusz to nie pracownik, a grafik ma o tym wiedzieć

Godziny wolontariuszy nie są godzinami do wypłaty, ale nadal są obsadą, a plan, który je pomija, planem nie jest. Trzymanie wolontariuszy jako osobnej roli daje kierownikowi produkcji prawdziwą liczbę ludzi i jednocześnie zostawia eksport płacowy czysty.

Montaż, impreza, demontaż. Trzy problemy obsadowe pod jedną nazwą.

Dzień imprezy to operacja na żywo

W chwili otwarcia drzwi grafik jest pozycją wyjściową, a nie planem. Kolejka rośnie przy niewłaściwym wejściu, dostawca przyjeżdża godzinę później, zmiana sceny się przeciąga, a ekipa wpisana do przestawienia sali stoi gdzie indziej. Praca między otwarciem a finałem polega na przesuwaniu ludzi i mówieniu im o tym.

Dlatego odbicie wejścia znaczy tu więcej niż w większości branż. Wiedza o tym, kto naprawdę dotarł, a nie kto był wpisany, to różnica między przepinaniem ludzi z realnej obsady a przepinaniem po omacku. Potwierdzenie odczytu zamyka drugą połowę: o zmianie opublikowanej o szesnastej wiadomo, że została zobaczona.

Kilka obiektów, jedna tablica

Festiwal z kilkoma scenami i agencja robiąca trzy wydarzenia w jeden weekend mają tę samą potrzebę. Wszystko na jednej tablicy, z możliwością zawężenia do jednego terenu, żeby osoba trzymająca cały obraz dalej widziała cały obraz.

Godziny zapisane uczciwie w długie dni

Dni eventowe łamią założenia zwykłej ewidencji czasu. Czternaście godzin na montażu to norma. Przerwy bierze się wtedy, kiedy pozwala na to praca, a nie według rozpiski. Ktoś wpisany na osiem godzin zostaje dwanaście, bo ciężarówka się spóźniła.

Zapis realnego wejścia i wyjścia obok zaplanowanej zmiany, z przerwami odnotowanymi osobno, trzyma to wszystko w ewidencji zamiast w czyjejś pamięci. To także jedyny sposób, żeby odpowiedzieć na pytanie o zmęczenie, kiedy ta sama ekipa jest wpisana na demontaż.

Czternaście godzin to normalny dzień montażu. Ewidencja ma tak właśnie mówić.

Rozliczenie, którego nikt nie lubi

Budżet wydarzenia ocenia się po imprezie, zwykle wobec kosztorysu napisanego kilka tygodni wcześniej przez kogoś optymistycznego. Koszt pracy jest pozycją, która rusza się najbardziej, i najtrudniej go rozbić, kiedy faktury przychodzą jako sumy.

Pogrupowanie zapisanych godzin po fazie i po roli zamienia tę sumę w wyjaśnienie. Montaż trwał dwa dni dłużej, niż zakładano. Obsługa widowni była przeobsadzona w sobotę i niedoobsadzona w niedzielę. Jedno i drugie przyda się przy następnym wydarzeniu, a z pojedynczej liczby nie widać ani jednego, ani drugiego.

Agencje, własny zespół i mieszanka

Ludzie na wydarzeniu rzadko pochodzą z jednego miejsca. Firma produkcyjna ma trzon ekipy i dobiera freelancerów. Obiekt ma stałą załogę i dzwoni po agencję na duże wieczory. Festiwal stoi na małym trzonie, dużej grupie wolontariuszy i kilku dostawcach z własnymi ludźmi.

Trzymanie tych grup jako osobnych działów w jednym grafiku ratuje obie ważne rzeczy: kierownik produkcji widzi cały teren, a eksport płacowy zawiera wyłącznie ludzi, którym płaci firma. Dostawcy zostają widoczni na potrzeby koordynacji, a ich godziny nie wchodzą do niczyjej listy płac.

Wydarzenia powtarzalne

Obiekty i organizatorzy robią warianty tego samego wieczoru wielokrotnie. Zapisanie działającego planu jako szablonu i przeniesienie go dalej zdejmuje większość przygotowań przy następnym razie, a przy okazji umożliwia porównanie: to samo wydarzenie, te same role, więcej albo mniej godzin niż poprzednio.

Od czego zacząć

Shifton jest bezpłatny do 10 osób bez limitu czasu, co pokrywa małą firmę produkcyjną albo jedno powtarzalne wydarzenie. Grafik, aplikacja mobilna, podstawowa rejestracja czasu i raportowanie są w środku. Moduły dokłada się pojedynczo od 0,50 dolara za pracownika miesięcznie, każdy z okresem próbnym do 60 dni.