Program do grafików dla pracowników ochrony 24/7
Zbuduj grafik, który pokrywa każdy obiekt i każdą godzinę, załataj lukę z telefonu i zachowaj godziny, z których wystawiasz fakturę klientowi.
Pokryj dobę, a nie dzień pracy biura
Ochronę mierzy się tym, czy posterunek był obsadzony, a nie tym, czy biuro było otwarte. Dwunastogodzinne rotacje, noce, weekendy i święta to przypadek normalny, a grafik musi pokazać niepokrytą godzinę, zanim ta nadejdzie.
Załataj nagłą nieobecność w kilka minut
Ochroniarz zgłasza chorobę o 22:40, a posterunek ma być obsadzony o 23:00. Przydaje się nie ładniejszy kalendarz, tylko możliwość wypchnięcia wolnej zmiany do wszystkich, którzy mogą ją legalnie wziąć, i podejrzenia, kto zaakceptuje pierwszy.
Zapisuj godziny, z których powstaje faktura
W ochronie ewidencja czasu jest fakturą. Zapis realnego wejścia i wyjścia obok zaplanowanej zmiany trzyma rozliczenie z klientem i listę płac na tym samym zestawie liczb, zamiast dwóch arkuszy, które się rozjeżdżają.
Trzymaj licencje i wymogi obiektu na widoku
Ochroniarz bez ważnej licencji na obiekcie, który jej wymaga, to problem kontraktowy, a nie administracyjny. Terminy ważności i wymagania konkretnego obiektu obok grafiku sprawiają, że sprawdzenie dzieje się w trakcie układania tygodnia.
Zacznij od planu darmowego
Bez limitu czasowego. Uzyskaj pełny dostęp do podstawowych funkcji i uaktualnij, gdy będziesz gotowy.
Co musi rozwiązać program do grafików w ochronie
Firma ochroniarska sprzedaje godziny obecności. Cała reszta, umundurowanie, raporty, relacja z klientem, opiera się na tym, czy posterunek był obsadzony o trzeciej nad ranem w niedzielę. Ten jeden fakt odróżnia planowanie w ochronie od niemal każdego innego grafiku: nie ma spokojnego okresu, w którym lukę da się przemilczeć.
Nacisk pojawia się w trzech miejscach. Pokrycie musi być ciągłe na obiektach, z których każdy ma własne godziny. Nieobecność trzeba zastąpić w minuty, a nie w dni, zwykle o najgorszej porze. A przepracowane godziny są jednocześnie pozycją na fakturze dla klienta i liczbą na liście płac, więc błąd kosztuje dwa razy.
Ciągłe pokrycie ułożone raz
Większość grafików w ochronie chodzi według wzorca. Cztery dni pracy i cztery wolne, dwa-dwa-trzy, naprzemienne dni i noce. Wpisywanie tego tydzień po tygodniu jest miejscem, w którym wchodzą błędy, a jedno pominięte przekazanie służby daje nieobsadzony posterunek. Ułożenie wzorca raz jako szablonu i przeniesienie go do przodu usuwa wpisywanie, a razem z nim większość pomyłek.
Obiekty tworzą drugą połowę struktury. Kiedy każdy kontrakt jest projektem, przełożony patrzy na jednego klienta i widzi dokładnie, co ten klient dostaje w tym tygodniu, a ta sama tablica bez filtra pokazuje całą firmę, łącznie z posterunkiem, do którego nikogo jeszcze nie przypisano.
Luka, którą widać
Wolna zmiana bije pustą kratkę. Kratka, której nikt nie wypełnił, wygląda tak samo jak kratka, której wypełniać nie trzeba. Wolna zmiana mówi wprost: ten posterunek jest zobowiązaniem, nikogo na nim nie ma, a oto lista osób, które mogłyby na nim stanąć.
Niejednoznaczność jest wrogiem w grafiku, który chodzi całą noc.
Zastępstwo w ostatniej chwili
Nagła nieobecność to moment, w którym program albo pomaga, albo nie. Obdzwanianie listy działa do trzeciego telefonu, który wpada na pocztę głosową. Opublikowanie wolnej zmiany wszystkim, którzy mogliby ją legalnie wziąć, i przyjęcie zgłoszenia od pierwszej uprawnionej osoby zamienia problem dwudziestominutowy w dwuminutowy i zostawia ślad, kogo zapytano i kto odpowiedział.
Potwierdzenie odczytu waży tu więcej niż w większości branż. Pewność, że ochroniarz naprawdę otworzył grafik, zamiast założenia, że wiadomość doszła, to różnica między obsadzonym posterunkiem a luką odkrytą na miejscu.
Chodzi o zapis, nie o szybkość.
Godziny, które wytrzymają pytanie klienta
Faktury w ochronie są sprawdzane. Kiedy klient pyta, dlaczego wtorek pokazuje czternaście godzin na dwunastogodzinnym posterunku, odpowiedź musi być w tym samym systemie, który wyprodukował tę liczbę. Zapis realnego wejścia i wyjścia obok zaplanowanej zmiany, z przerwami trzymanymi osobno, sprawia, że wyjaśnienie jest jeden ekran dalej, a nie po popołudniu odtwarzania.
Ta sama dyscyplina chroni stronę płacową. Nadgodzina, która pojawia się w dniu, w którym powstała, może zostać zakwestionowana albo zatwierdzona, dopóki tydzień jest otwarty. Nadgodzina odkryta w eksporcie już się wydarzyła.
Licencje obok grafiku
Wstawienie ochroniarza bez licencji na posterunek, który jej wymaga, to naruszenie kontraktu o konsekwencjach sięgających daleko poza grafik. Trzymanie dat certyfikatów i licencji w kartotece pracownika, tam gdzie widzi je osoba układająca tydzień, przenosi to sprawdzenie na moment, w którym ma sens. System przechowuje i pokazuje daty, ocena zostaje przy przełożonym.
Wzorce i dlaczego warto ustawić je porządnie
Grafiki w ochronie mieszczą się w niewielkiej liczbie kształtów. Cztery dni pracy i cztery wolne dają ciągłe pokrycie przy czterech zespołach. Dwa-dwa-trzy, wzorzec Pitmana, daje każdemu długi weekend co drugi tydzień i już samo to czyni go popularnym. Naprzemienne tygodnie dzienne i nocne są częste tam, gdzie kontrakt nie utrzyma osobnej obsady nocnej. Wszystkie są arytmetyką i wszystkie sypią się przy ręcznym wpisywaniu.
Ułożenie wzorca raz jako szablonu ma drugą korzyść poza oszczędnością czasu. Czyni grafik przewidywalnym dla ludzi, którzy go pracują. Ochroniarz widzący sześć tygodni do przodu układa sobie życie wokół tej pracy, a kierownik operacyjny przestaje tracić ludzi na rzecz firm publikujących dalej.
Posterunki stałe i patrole na jednej tablicy
Większość firm prowadzi jedno i drugie, a zachowują się inaczej. Posterunek stały to określone miejsce przez określoną liczbę godzin. Patrol to trasa z kilkoma obiektami w jednej zmianie. Trzymanie ich jako osobnych działów w tym samym grafiku zachowuje tę różnicę, a wciąż pokazuje jeden tydzień dla całej firmy, i nie pozwala policzyć patrolowca jako obsady posterunku, który odwiedza dwa razy w nocy.
Raporty, których naprawdę potrzebuje kontrakt ochrony
Dwa raporty niosą większość ciężaru. Godziny według obiektu odpowiadają na pytanie klienta i zasilają fakturę. Godziny według ochroniarza odpowiadają na pytanie płacowe i pokazują, kto zmierza do problemu ze zmęczeniem, zanim stanie się on incydentem. Oba wychodzą z tych samych zapisanych czasów i o to chodzi: jeden zestaw liczb czytany na dwa sposoby zamiast dwóch systemów, które na koniec miesiąca się nie zgadzają.
Trzeci raport zarabia na swoje miejsce wolniej. Porównanie godzin planowanych z przepracowanymi w skali kwartału pokazuje, które kontrakty wyceniono dobrze, a które nie. Obiekt, który systematycznie przekracza czterdzieści minut na przekazaniu służby, traci pieniądze po cichu, a jedynym miejscem, gdzie to widać, jest różnica między dwiema kolumnami.
Wycenione dobrze albo nie. Kolumny to mówią.
Zmęczenie jest decyzją grafikową
Długie zmiany i praca nocna są częścią branży, a grafik jest miejscem, w którym ryzyko zostaje opanowane albo stworzone. Widok poprzedniego zejścia ochroniarza obok jego następnego wejścia, w chwili gdy powstaje tydzień, to drobiazg, który zapobiega czemuś dużemu. Shifton zapisuje i pokazuje te czasy, decyzja o tym, co jest dopuszczalne, zostaje przy osobie znającej kontrakt i obowiązujące prawo.
Ile kosztuje start
Shifton jest bezpłatny do 10 ochroniarzy bez limitu czasu, co pokrywa małą firmę patrolową albo jeden stały kontrakt. Grafik, podstawowa rejestracja czasu, aplikacja mobilna i raportowanie są w tym zawarte. Płatne moduły dokłada się pojedynczo od 0,50 dolara za pracownika miesięcznie, a kontrola lokalizacji pracy, moduł wiążący odbicie z miejscem, kosztuje 5 dolarów za pracownika miesięcznie z 10-dniowym okresem próbnym.
Najczęściej zadawane pytania
Czy ułożę grafik całodobowy na dwunastogodzinnych zmianach?
Tak. Wzorce rotacyjne w rodzaju cztery na cztery albo 2-2-3 układa się raz jako szablon i przenosi do przodu, więc ciągłego grafiku nie trzeba wpisywać tydzień po tygodniu. Noce, weekendy i święta są w tym samym widoku zwykłymi zmianami.
Jak szybko obsadzę zmianę, gdy ochroniarz zgłosi chorobę?
Otwierasz zmianę i trafia ona do wszystkich, którzy mogą ją wziąć. Ochroniarze akceptują z aplikacji, a przełożony widzi, kto odpowiedział pierwszy. Prośby o zamianę działają tak samo, a zmiana zostaje opublikowana dopiero po zatwierdzeniu.
Czy zaplanuję ochroniarzy na kilku obiektach klientów naraz?
Tak. Każdy obiekt albo kontrakt jest projektem, a jedna osoba może być zaplanowana na więcej niż jednym w tym samym tygodniu. Filtr po obiekcie daje widok dla klienta, a raporty grupują godziny tak samo.
Czy program pilnuje terminów licencji i certyfikatów?
Kartoteka pracownika trzyma daty licencji i certyfikatów przy osobie, więc układający grafik sprawdza ważność, zanim wstawi kogoś na posterunek, który tego wymaga. Nie ma tu automatycznej kontroli prawnej: daty są przechowywane i widoczne.
Czy ochroniarz odbije godziny na posterunku, a nie w biurze?
Podstawowa rejestracja czasu działa z aplikacji mobilnej na dowolnym urządzeniu. Firmom, które potrzebują odbicia powiązanego z miejscem, kontrola lokalizacji pracy jest dostępna jako moduł płatny za 5 dolarów za pracownika miesięcznie, z 10-dniowym okresem próbnym.
Czy niewielka agencja ochrony poprowadzi grafik na bezpłatnym planie?
Do 10 ochroniarzy tak, bez limitu czasu: grafik, podstawowa rejestracja czasu, aplikacja mobilna i raporty są w tym zawarte. Płatne moduły dokłada się od 0,50 dolara za pracownika miesięcznie, z okresem próbnym do 60 dni.
Obsadź każdy posterunek w przyszłym tygodniu
Bezpłatnie do 10 ochroniarzy, ze wzorcami rotacyjnymi, wolnymi zmianami obsadzanymi z telefonu i godzinami, z których wystawisz fakturę.