Grafiki pracy dla dozorców i ekip obsługi budynków

Obsługiwany budynek jest wart tyle, ile ludzie, którzy w nim stoją. Ktoś otwiera drzwi, ktoś trzyma recepcję, ktoś obchodzi węzeł cieplny, ktoś jest osiągalny, gdy o północy przecieka pion. Rozłóż to na portfel budynków, a najtrudniejsza przestaje być sama praca, a staje się wiedza o tym, kto i gdzie ma dyżur. Program do grafików dla zarządców nieruchomości zamienia zbiór osobnych ustaleń w jeden grafik.

Większość zespołów zaczyna od arkusza na każdy budynek. Wytrzymuje do pierwszego zwolnienia lekarskiego, pierwszej kolizji urlopów i pierwszego weekendu, który wymagał dwóch techników zamiast jednego. Potem osoba prowadząca portfel spędza więcej czasu na przebudowie grafików niż na objazdach obiektów.

Co musi umieć grafik pracy dla zarządców nieruchomości

Cztery zadania ważą więcej niż reszta. Szybko zbudować tydzień w kilku budynkach i zmieniać go bez rysowania wszystkiego od nowa. Sprawiedliwie rotować dyżury i pracę poza godzinami w całym zespole. Umieścić aktualny grafik w każdym telefonie, bo obsługa obiektu stoi w korytarzach i pomieszczeniach technicznych, a nie przy biurku. I zapisać to, co faktycznie zostało przepracowane, bo płatne godziny, przerwy i spóźnienia to liczby, które bywają kwestionowane.

Aplikacja do planowania pracy w administracji budynków, która obsługuje te cztery rzeczy, jest warta więcej niż dłuższa lista funkcji. To także różnica między dozorcą, który zagląda do telefonu, a takim, który dzwoni do biura w każdą niedzielę wieczorem.

Tydzień w portfelu budynków składa się z kilku powtarzalnych części:

• Stała obsada dzienna recepcji, sprzątania i służb technicznych obiektu
• Nocne i weekendowe zmiany ochrony przechodzące przez północ
• Planowe obchody i cykliczne przeglądy powtarzane tydzień po tygodniu
• Dyżur pod telefonem rotujący między technikami gotowymi przyjechać szybko

Gdy te cztery części trafią na jedną siatkę zamiast do czterech osobnych plików, grafik przestaje zależeć od czyjejś pamięci.

Dozorcy, sprzątanie i ochrona w jednym grafiku

Portfel budynków obsługuje kilka specjalności, które prawie się nie stykają. Sprzątanie wchodzi przed otwarciem budynku, ochrona pracuje nocą, technicy robią dzienne obchody, a recepcja zamyka godziny pomiędzy. Każda grupa ma własny rytm, własny koszt i własne wyobrażenie normalnego dnia.

Trzymanie ich wszystkich na jednej siatce, z budynkami rozdzielonymi na projekty, pozwala zarządcy zaplanować jeden obiekt osobno i wciąż widzieć, czy portfel jest obsadzony. Zawężaniem zajmują się filtry. System planowania pracy obsługi budynków, który nie potrafi rozdzielić obiektów, w miesiąc spycha wszystko z powrotem do jednego nieczytelnego arkusza.

Od szablonu planu konserwacji do opublikowanego grafiku

Cykliczna konserwacja to przewidywalna połowa pracy i dlatego tyle zespołów zaczyna od szablonu planu konserwacji budynku. Szablon jest dobrym punktem wyjścia i słabym systemem operacyjnym: mówi, co powinno się zdarzyć w zwykłym tygodniu, i nic o tym, kto ma wolne, kto zastępuje i co zmieniło się we wtorek.

Zapisane szablony harmonogramów zamykają tę lukę. Sprawdzony tydzień dla budynku jest używany ponownie, a nie budowany od zera, i dopasowywany do świąt oraz nieobecności przed publikacją. Plan pozostaje powtarzalny, a wyjątki pozostają widoczne, zamiast mieszkać w głowie jednego zarządcy.

Dyżury i obsada poza godzinami w całym portfelu

To przy pracy poza standardowymi godzinami zderzają się sprawiedliwość i obsada. Rotacja musi być równa, ludzie muszą wiedzieć z tygodniowym wyprzedzeniem, które noce są ich, a zamiany muszą być odnotowane gdzie indziej niż na czacie grupowym.

Zaplanowany jako zmiany w tym samym kalendarzu co praca dzienna, dyżur staje się czymś, co da się sprawdzić. Noce, których nikt nie wziął, zostają w wierszu otwartych zmian i docierają do całego zespołu naraz, zamiast schodzić w dół listy telefonów. Obsada na późne zejście lub wcześniejsze wejście trafia na tę samą siatkę, a wszyscy widzą zmianę w chwili publikacji. To większość tego, czego oczekuje się od oprogramowania do zarządzania personelem obiektów w trudną noc.

Urlopy ciągną w tę samą stronę. Wniosek złożony w aplikacji leży obok grafiku, więc osoba planująca sierpień widzi, kto już jest poza pracą, zanim obieca budynkowi ciągłą obsadę.

Stanowiska, poziomy dostępu i lista widoczna dla centrali

Grafik jest tak wiarygodny, jak lista, która za nim stoi. Każda osoba ma stanowisko, poziom uprawnień, numer telefonu, adres e-mail i strefę czasową, więc zarządca wie, kogo można wpisać na zmianę, zanim ją utworzy. Podwykonawcy i pracownicy sezonowi dodawani są pojedynczo lub importowani zbiorczo, zapraszani mailem, a status ich konta pozostaje widoczny do przyjęcia zaproszenia.

Poziomy dostępu zaczynają znaczyć wiele, gdy portfel rośnie. Zarządca obiektu musi budować i publikować grafik swojego budynku. Centrala musi patrzeć na wszystkie naraz. Ustawienie tego osobno dla każdej osoby, zamiast krążenia jednego pliku, utrzymuje narzędzie do grafików w administracji budynków użyteczne przy dwudziestu obiektach, a nie tylko przy dwóch.

Przerwy, zamiany i zmiana, która zmienia się w ciągu dnia

Plany się przesuwają. Przerwa wypada później, bo serwisant wind przyjechał z opóźnieniem, nocna zmiana ochrony od 19:00 do 02:00 przechodzi na kogoś innego, poranna osoba sprzątająca wchodzi wcześniej. Każdą z tych rzeczy da się edytować w widoku dnia, a planowany początek i koniec zapisują się obok czasów rzeczywistych, więc zapis oddaje zmianę, która się wydarzyła, a nie tę, którą zapisano.

Zamiany załatwia się w tym samym miejscu. Do zmiany można też dopiąć zadania i w ten sposób obchód czy cykliczny przegląd jedzie razem z osobą, która go wykonuje, a nasze narzędzia do zarządzania zadaniami opisują tę stronę szerzej.

Gdzie kończą się platformy portfelowe, a zaczyna grafik pracowników

Wyniki wyszukiwania mieszają dwa produkty, które mają ze sobą niewiele wspólnego, więc warto powiedzieć wprost. Komercyjne oprogramowanie do zarządzania nieruchomościami prowadzi umowy najmu, czynsze i finansową stronę portfela, kupuje je inna część firmy, a Shifton nie robi z tego nic. Shifton jest warstwą pracowniczą: kto jest wpisany do grafiku w którym budynku, kto ma dyżur, kto odbił wejście, ile godzin przepracowano i ile z nich było nadliczbowych.

Prawie każda firma zarządzająca korzysta z obu rozwiązań, a podział jest czysty. Platforma portfelowa odpowiada za budynki i pieniądze. Aplikacja do grafików dla zarządców nieruchomości odpowiada za ludzi i godziny. Zespoły obsługujące także obiekty mieszane znajdą ten sam układ na naszej stronie o zarządzaniu obiektami.

Jak wybrać system grafików, z którego ekipy będą korzystać

O przyjęciu decyduje personel, a nie kupujący. Jeśli grafik w aplikacji za każdym razem okazuje się grafikiem prawdziwym, ludzie przestają dzwonić do biura po weekend. To znaczy zmiany publikowane wszystkim naraz, dyspozycyjność i wnioski urlopowe obsługiwane tam, gdzie leży grafik, oraz zarejestrowane godziny zgodne z tym, co przepracowano.

Pomaga, gdy program stoi obok tego, co już działa. Usedesk, Zapier, Intercom i QuickBooks podłącza się z ekranu integracji, więc godziny i zmiany statusów idą dalej, zamiast osiadać w jednym systemie.

Poniżej 10 osób w zespole Shifton jest bezpłatny i bez limitu czasu, co wystarcza małej firmie zarządzającej lub jednemu dużemu budynkowi. Większe portfele przechodzą na plany płatne rozliczane za pracownika miesięcznie, a geolokalizacja i miejsca pracy dostępne są jako moduł płatny. Cel nie zmienia się wraz z wielkością: każdy budynek obsadzony, każda noc poza godzinami przypisana do konkretnej osoby i liczba godzin, o którą nikt nie musi się spierać.