Grafik pracy i ewidencja czasu w gabinecie stomatologicznym
Grafik dla całego gabinetu, godziny zapisywane na bieżąco i urlopy planowane przy realnej obsadzie. To rozpisuje twój zespół, a nie twoich pacjentów.
Obsadzaj gabinety, a nie same etaty
Praktyka stoi na parach. Dentysta bez asystentki nie przyjmie pacjenta, higienistka potrzebuje wolnego gabinetu, a recepcja musi być obsadzona przez cały czas, gdy drzwi są otwarte. Grafik ma pokazywać, czy każdy z tych warunków jest spełniony, gabinet po gabinecie.
Radź sobie z nieobecnością bez zamykania gabinetu
Asystentka na zwolnieniu zatrzymuje pracę dentysty. Najszybsza droga do zastępstwa to powiadomienie wszystkich, którzy mają odpowiednie kwalifikacje, a nie runda telefonów wykonywana między pacjentami.
Trzymaj godziny i urlopy w jednym zapisie
Gabinety zwykle prowadzą grafik w jednym miejscu, obecność w drugim, a potem godzą jedno z drugim na koniec miesiąca. Trzymanie obu przy tym samym pracowniku usuwa to uzgadnianie razem ze sporami, które mu towarzyszą.
Miej daty uprawnień i szkoleń przed oczami
Personel kliniczny ma prawo wykonywania zawodu i szkolenia obowiązkowe z datami ważności. Trzymanie ich przy osobie sprawia, że sprawdzenie dzieje się przy układaniu grafiku, a nie w trakcie kontroli.
Zacznij od planu darmowego
Bez limitu czasowego. Uzyskaj pełny dostęp do podstawowych funkcji i uaktualnij, gdy będziesz gotowy.
Grafik personelu to nie terminarz pacjentów
W stomatologii słowo grafik prawie zawsze oznacza terminarz pacjentów: przypomnienia o wizytach, długości zabiegów, odwołania, raport z wykorzystania unitu. Systemy do zarządzania gabinetem robią to dobrze i żadna praktyka nie będzie ich wymieniać.
Pod terminarzem leży drugie pytanie, na które te systemy odpowiadają słabo. Kto pracuje na której sesji, czy każdy gabinet jest właściwie obsadzony, ile kto naprawdę przepracował i kto ma urlop za trzy tygodnie.
Problem par
Grafik stomatologiczny nie jest listą osób, tylko zestawem kombinacji. Dentysta bez asystentki nie przyjmie pacjenta. Higienistka bez gabinetu nie popracuje. Recepcja musi być obsadzona od pierwszej wizyty do ostatniej, niezależnie od tego, co dzieje się w gabinetach.
Dlatego liczba etatów jest w praktyce myląca. Sześć osób w budynku może pracować pełną parą albo w połowie stać bezczynnie, zależnie od tego, jak się łączą w pary, a rozstrzyga się to właśnie w grafiku.
Role i gabinety na jednym tygodniu robią te pary widocznymi.
Współpracownicy i praca na część etatu
Większość gabinetów stoi na ludziach, których nie ma codziennie. Współpracownicy ze stałymi sesjami, higienistki dzielące tydzień między dwie praktyki, asystentki pracujące w godzinach szkolnych. Zebranie dyspozycyjności, zanim grafik powstanie, usuwa większość korespondencji, która inaczej idzie zaraz po publikacji.
Nieobecność ma koszt kliniczny
W większości firm nieobecny kolega oznacza, że praca się przesuwa. W gabinecie może oznaczać, że jeden fotel nie pracuje, lista zabiegów zostaje odwołana, a pacjenci obdzwonieni. Wartość szybkiego zastępstwa jest więc wyższa, niż sugeruje stawka godzinowa.
Powiadomienie wszystkich z odpowiednimi kwalifikacjami bije listę telefonów układaną między pacjentami, bo kierownik gabinetu to zwykle osoba z najmniejszą ilością wolnego czasu w dniu, w którym to ma znaczenie.
Jeden zapis na godziny i urlopy
Typowy układ to grafik na ścianie albo w arkuszu, obecność w osobnym systemie albo na papierze, a urlopy w trzecim miejscu, zwykle w folderze poczty. Każde z osobna działa, a razem gwarantują uzgadnianie na koniec miesiąca.
Trzymanie grafiku, rejestracji czasu i wolnego przy tym samym pracowniku to kasuje. Osoba zatwierdzająca urlop widzi, kto jeszcze jest wolny i czy sesja ma obsadę, a tego sprawdzenia zatwierdzanie mailem z natury zrobić nie może.
Uprawnienia i szkolenia obowiązkowe
Personel kliniczny nosi uprawnienia i szkolenia z datami ważności, a koszt przegapienia jednej z nich nie jest administracyjny. Trzymanie tych dat w kartotece pracownika stawia je przed oczami tego, kto układa grafik. Program je pokazuje, a ocenę wydaje gabinet.
Po co są raporty
Wracają dwa pytania. Ile godzin każdy naprawdę przepracował, co ma znaczenie dla wypłat i dla umów na część etatu. I gdzie gabinetowi stale brakuje ludzi, a to zwykle recepcja, a nie stanowisko kliniczne, i zwykle na początku oraz na końcu dnia.
Zacząć od małego
Shifton jest bezpłatny do 10 osób bez limitu czasu, co w całości pokrywa gabinet w jednej lokalizacji. Grafik, podstawowa rejestracja czasu, aplikacja mobilna i raportowanie są w środku, a moduły dokłada się pojedynczo od 0,50 dolara za pracownika miesięcznie, z okresem próbnym do 60 dni.
Najczęściej zadawane pytania
Czy Shifton umawia wizyty pacjentów?
Nie. Shifton rozpisuje pracę personelu: kto pracuje na której sesji, ile godzin zostało zapisanych i kto ma wolne. Terminarz pacjentów zostaje w systemie do zarządzania gabinetem, z którego już korzystasz.
Czy upewnię się, że każdy dentysta ma przy sobie asystentkę?
Role i gabinety są rozpisane na tym samym tygodniu, więc kierownik widzi przed publikacją, czy każdy gabinet ma potrzebną parę. Sprawdzenie jest wzrokowe, a nie automatyczne, ale dzieje się w odpowiednim momencie.
Jak zastąpić asystentkę, która rano zgłosiła chorobę?
Otwierasz zmianę, a ona trafia do wszystkich z odpowiednimi kwalifikacjami. Pierwsza akceptacja ją wypełnia, a kierownik gabinetu widzi, kto odpowiedział, bez obdzwaniania listy między pacjentami.
Czy higienistka pracująca na część etatu zaznaczy swoją dyspozycyjność?
Tak, zanim grafik powstanie. Współpracownicy i higienistki dzielące tydzień między dwa gabinety mają zwykle stałe dni, a zebranie tego wcześniej kasuje większość późniejszych zamian.
Czy system przechowa daty ważności uprawnień i szkoleń?
Kartoteka pracownika niesie te daty przy osobie, więc są widoczne w chwili układania grafiku. Program je trzyma i pokazuje, a ocena zgodności zostaje po stronie gabinetu.
Czy jednostanowiskowy gabinet zmieści się w planie bezpłatnym?
Plan bezpłatny obejmuje do 10 osób i nie ma limitu czasu, co pokrywa mały gabinet w całości: grafik, podstawowa rejestracja czasu, aplikacja mobilna i raporty. Płatne moduły dokłada się pojedynczo od 0,50 dolara za pracownika miesięcznie, z okresem próbnym do 60 dni.
Zbierz grafik gabinetu w jednym miejscu
Bezpłatnie do 10 osób, z rolami, zastępstwami wypełnianymi z telefonu oraz godzinami i urlopami w tym samym zapisie.