Rendezvényes stábok és személyzet beosztása
Stábok, rendezők és önkéntesek egyetlen beosztásban, a terepen rögzített érkezéssel és órákkal, amelyeket még frissen elszámol.
Az építést, a rendezvénynapot és a bontást külön tervezze
A rendezvény nem egyetlen műszak. Az építés két hosszú nap kis stábbal, a rendezvénynapon mindenkire szükség van, a bontás pedig éjszaka fut olyanokkal, akik már ledolgozták a magukét. Ha ez egyetlen tömbként számít, nem látszik, hová mennek valójában az órák.
Ott rögzítse az érkezést, ahol a rendezvény zajlik
A rendezvénynapon a stáb szétszóródik egy olyan helyszínen, ahol nincs iroda. A telefonos bejelentkezés rögzíti, ki érkezett meg valóban és hány órakor, és ez a különbség a terv és a valós létszám között.
Mozgassa az embereket a rendezvény alatt
A rendezvénynap óráról órára változik. Rossz kapunál nő a sor, a beszállító késik, a színpadi átállás elhúzódik. Az emberek átcsoportosítása és a változás kiküldése a telefonjukra maga a munka a kapunyitás és a záró között.
Számolja el az órákat, mielőtt megjönnek a számlák
A rendezvény költségvetését utólag ítélik meg. A rögzített órák fázis és szerepkör szerinti csoportosítása egyetlen munkaerőszámot olyanná alakít, amit össze lehet vetni a kalkulációval, amelyre a rendezvény árazása épült.
Kezdje az ingyenes csomaggal
Nincs időkorlát. Teljes hozzáférés az alapfunkciókhoz, frissítsen, amikor készen áll.
Mit jelent a rendezvényes személyzet kezelése
A rendezvényes szoftver általában két dolog egyikét jelenti, és a kettő ellentétes feladatot old meg. A rendezvényszervező felületek magát a rendezvényt kezelik termékként: jelentkezés, jegyek, látogatók, támogatók, az alkalmazás, amit a közönség letölt. A rendezvényes személyzet kezelése azokat az embereket kezeli, akik a rendezvényt megcsinálják: a stábot, a rendezőket, a technikusokat, a vendéglátósokat és az önkénteseket.
A produkciós vezetőnek a második kell. Az eladott jegyek száma nem mondja meg, elég ember van-e az éjszakai bontóbrigádban, a jegyértékesítő felületnek pedig nincs véleménye arról, hogy közülük négyen már végigcsináltak egy tizennégy órás építést.
A rendezvény három különböző létszámfeladat
Az építés, a rendezvény és a bontás egy munka fázisainak látszik, és három különállóként viselkedik. Az építés hosszú napokat jelent kis, gyakorlott stábbal. A rendezvénynap a legnagyobb létszámot kéri szűk időablakban, és a szerepkörök alig fedik egymást. A bontás későn jön, gyorsan, és rendszerint olyanokkal, akik reggel óta a helyszínen vannak.
Ha ezt egyetlen tömbként tervezik, jön a klasszikus kudarc: kimerült emberekből álló bontóbrigád, mert senki nem nézte meg, ki dolgozott már. Ha a fázisok külön projektek, az átfedés látszik, és minden fázis költsége utólag mérhető.
Az önkéntes nem alkalmazott, és a beosztás tudjon erről
Az önkéntesek órái nem bérórák, lefedettség viszont továbbra is, és az a terv, amelyik kihagyja őket, nem terv. Ha az önkéntesek külön szerepkörben vannak, a produkciós vezető a valódi létszámot látja, a bérexport pedig tiszta marad.
Építés, rendezvény, bontás. Három létszámfeladat egyetlen néven.
A rendezvénynap élő üzemelés
Mire kinyílnak a kapuk, a beosztás kiindulóhelyzet, nem terv. A rossz bejáratnál sor áll, egy beszállító egy órát késik, egy színpadi átállás elhúzódik, a terem átrendezésére beírt stáb pedig máshol áll. A kapunyitás és a záró közötti munka annyi, hogy embereket mozgat és szól nekik róla.
Ezért nyom itt többet a bejelentkezés, mint a legtöbb ágazatban. Tudni, ki érkezett meg valóban, és nem azt, ki volt beírva, ez a különbség a valós létszámból való átcsoportosítás és a vaktában történő átcsoportosítás között. Az olvasás visszaigazolása zárja a másik felét: a négykor közzétett változásról tudni lehet, hogy látták.
Több helyszín, egyetlen tábla
A több színpados fesztiválnak és a hétvégén három rendezvényt vivő ügynökségnek ugyanaz az igénye. Minden egyetlen táblán, egy területre szűkíthetően, hogy aki a teljes képet tartja, továbbra is a teljes képet lássa.
Hosszú napokon őszintén rögzített órák
A rendezvénynapok felrúgják a szokásos jelenléti nyilvántartás feltevéseit. Tizennégy óra az építésen normális. A szünet akkor van, amikor a munka engedi, nem menetrend szerint. Akit nyolc órára írtak be, tizenkettőt marad, mert késett a kamion.
A valódi kezdés és befejezés rögzítése a tervezett műszak mellett, a szünetekkel külön vezetve, mindezt a nyilvántartásban tartja, nem valakinek a fejében. Egyben ettől válaszolható meg a fáradtság kérdése is, amikor ugyanazt a stábot írják be a bontásra.
Tizennégy óra normális építési nap. A nyilvántartás mondja is ezt ki.
Az elszámolás, amit senki nem szeret
A rendezvény költségvetését utólag ítélik meg, rendszerint egy hetekkel korábban írt, optimista becsléshez képest. A munkaerő az a sor, amelyik a legtöbbet mozdul, és a legnehezebb szétbontani abban a pillanatban, amikor a számlák végösszegként érkeznek.
A rögzített órák fázis és szerepkör szerinti csoportosítása ezt a végösszeget magyarázattá alakítja. Az építés két nappal tovább tartott a tervezettnél. A rendezői létszám szombaton sok volt, vasárnap kevés. Mindkettő hasznos a következő rendezvényen, és egyetlen munkaerőszámból egyik sem látszik.
Ügynökségek, saját csapat és a kettő keveréke
A rendezvényen dolgozó emberek ritkán egy helyről jönnek. A produkciós cégnek van törzsstábja, és szabadúszókat hív. A helyszínnek állandó csapata van, és nagy estékre ügynökséget kér. A fesztivál kis magra, nagy önkéntes gárdára és néhány saját emberrel érkező beszállítóra épül.
Ha ezek a csoportok külön részlegek egyetlen beosztásban, mindkét fontos dolog megmarad: a produkciós vezető az egész helyszínt látja, a bérexport pedig csak azokat tartalmazza, akiket a cég fizet. A beszállítók a koordináció miatt láthatók maradnak, óráik viszont senki bérszámfejtésébe nem kerülnek be.
Ismétlődő rendezvények
A helyszínek és a szervezők ugyanannak az estének a változatait viszik újra meg újra. Ha a működő tervet sablonként menti és előre alkalmazza, a következő alkalom előkészítésének nagy része lekerül, és lehetővé válik az összevetés is: ugyanaz a rendezvény, ugyanazok a szerepkörök, több vagy kevesebb óra, mint múltkor.
Hol érdemes kezdeni
A Shifton 10 főig díjmentes időkorlát nélkül, ami lefed egy kicsi produkciós céget vagy egy ismétlődő rendezvényt. A beosztás, a mobilalkalmazás, az alap jelenléti nyilvántartás és a kimutatások benne vannak. A modulokat egyenként lehet hozzáadni havi 0,50 dollártól alkalmazottanként, mindegyiket akár 60 napos próbaidőszakkal.
Gyakran ismételt kérdések
Egy beosztásba fér a technika, a rendezők és az önkéntesek?
Igen. A szerepkörök elválasztják a csoportokat, így a produkciós vezető külön nézheti a technikai stábot vagy csak a rendezőket, miközben mindenki egyetlen közzétett beosztást kap, és az alkalmazásban csak a saját műszakjait látja.
Hogyan választom szét az építést, a rendezvénynapot és a bontást?
Minden fázis külön projektként jön létre. Ugyanaz az ember több fázisban is kaphat műszakot, a kimutatások pedig utólag megmutatják, mennyit vitt el az építés, mennyit maga a rendezvény és mennyit a bontás, egyetlen közös szám helyett.
Bejelentkezhet a stáb a helyszínen terminál nélkül?
Igen. A bejelentkezés a mobilalkalmazásban működik, így az érkezés ott rögzül, ahol az emberek ténylegesen vannak. Ha a bejelentkezést helyhez kell kötni, a munkahelyi helyszín ellenőrzése fizetős modulként érhető el.
Vihetek egyszerre több helyszínt?
Minden helyszín projekt vagy telephely ugyanazon a táblán, így a négy színpados fesztivál vagy a hétvégén három rendezvényt vivő ügynökség mindent egy nézetben lát, és leszűkítheti egyetlen területre.
Hogyan csoportosítom át az embereket a rendezvény közben?
Módosítja a műszakot és közzéteszi. Az érintettek értesítést kapnak a telefonjukra, az olvasás visszaigazolása pedig megmutatja, ki nyitotta meg. A betöltetlen poszt megnyitható mindenkinek, aki már a helyszínen van.
Elég a díjmentes csomag egy kicsi rendezvényes csapatnak?
A díjmentes csomag 10 főig érvényes időkorlát nélkül, és egy kicsi produkciót teljesen lefed: beosztás, mobilalkalmazás, alap jelenléti nyilvántartás és kimutatások. A fizetős modulok havi 0,50 dollártól adhatók hozzá alkalmazottanként, akár 60 napos próbaidőszakkal.
Tegye az egész rendezvényt egyetlen beosztásba
Díjmentes 10 főig, külön tervezett építéssel, rendezvénnyel és bontással, helyszíni bejelentkezéssel és utólag elszámolt órákkal.